Arviot vs. tarjoukset

Pitäisikö sinun lähettää tarjouksia vai laatia arvioita? Antaa kiinteä tarjous työn kustannuksista vai arvioida kaikki kustannukset? Arviot vs. tarjoukset – mitä eroa on ja kumpaa sinun pitäisi käyttää…?

Todennäköistä on, että elinkeinonharjoittajana tai pienyrittäjänä käytät suuren osan arvokkaasta ajastasi kustannusarvioiden tai tarjousten laatimiseen mahdollisille uusille asiakkaille.

Mutta näiden kahden välille voi syntyä paljon sekaannusta.

Vastoin kuin ehkä luulet, tarjouksen antamisen ja kustannusarvion tekemisen välillä on suuri ero.

Kysymys kuuluu siis:

Tarjoukset vs. arviot selitetty

Pienyrityksille, jotka tarjoavat mitä tahansa palvelua (eivätkä kiinteähintaisia tuotteita, kuten kaupat), on arkipäivää antaa asiakkaille käsitys siitä, mitä he voivat odottaa maksavansa tietystä työstä.

Se voi olla aikaa vievää ja epäkiitollista työtä – varsinkin jos ei ole kovinkaan mukava laittaa kynää paperille.

Kriittisen tärkeää on ymmärtää tarjousten ja kustannusarvioiden välinen ero, käyttää oikeaa tarjousta oikeaan aikaan ja varmistaa, että niissä on kaikki tarvittavat tiedot.

Olemme kirjoittaneet tämän yksinkertaisen ja helposti ymmärrettävän oppaan arvioiden vs. tarjousten ja tarjousten välillä. tarjoukset auttaaksemme sinua – näin opit:

• Mitä eroja on
• Milloin käytetään arviota ja milloin annetaan tarjous
• Miksi sillä on väliä
• Tärkeitä yksityiskohtia, jotka sinun on sisällytettävä

Täältä löydät myös vastaukset useimmin kysyttyihin kustannusarvioita ja tarjouksia koskeviin kysymyksiin.

Mitä eroa on arviolla ja tarjouksella?

Ensimmäinen asia, joka on ymmärrettävä tarjouksista ja arvioista, on se, että ne EIVÄT ole vain kaksi eri nimeä samalle asialle. Arvioilla ja tarjouksilla on kummallakin omat käyttötarkoituksensa, hyötynsä & haittansa. Näiden tunteminen on avainasemassa, kun halutaan välttää ongelmia, jotka voivat maksaa aikaa, asiakkaiden hyväntahtoisuutta ja jopa rahaa.

Katsotaan ensin arvioita:

Mikä on arvio?

Estimaatti on pohjimmiltaan ”arvaus” tai karkea, valistunut arvaus, joka perustuu siihen, mitä työ VOI maksaa. Usein se annetaan joko ennen kuin tiedät kaikki yksityiskohdat tietystä työstä (esimerkiksi mahdollisen uuden asiakkaan ensimmäisen puhelun aikana) tai työmaakäynnin aikana.

Arviot ovat ensimmäisiä ajatuksiasi kustannuksista, ja ne voivat muuttua rajusti, kun saat lisätietoja, kun työn aikana ilmenee odottamattomia komplikaatioita tai kun pyydetyn työn laajuus kasvaa.

Keskeinen seikka: Arvio on epävirallinen käsitys hinnasta, joka perustuu rajallisiin tietoihin. Pidä sitä lähtökohtana kustannuksille, jotka voivat nousta (tai laskea). Arviota EI VOI käyttää oikeudellisena kannanottona hinnalle.

Kuvitellaan esimerkiksi, että sinua on pyydetty rappaamaan keskikokoinen makuuhuone.

Rouva Smith soittaa kysyäkseen kustannuksia hänen vapaa makuuhuoneensa rappaamisesta. Hänellä ei ole tarkkoja mittoja, mutta sanoo sen olevan ”keskikokoinen”. Lisäksi hän mainitsee, että paikallaan on vielä vanhoja tapetteja, jotka on poistettava.

Siten kustannusarviosi voi näyttää tältä:

Mikä on tarjous?

Tarjous (tai tarjouspyyntö) on tarkka hinta tarjotusta työstä. Sellaisenaan se on kiinteä, eikä sitä VOIDA muuttaa sen jälkeen, kun asiakas on hyväksynyt sen (paitsi jos asiakas muuttaa vaaditun työn määrää/tyyppiä tai jos havaitset jotain, joka on täysin sovitun soveltamisalan ulkopuolella).

Tarjous annetaan vasta paikan päällä käynnin jälkeen tai jos olet varma, että olet selvittänyt tarkalleen, mitä tarvitaan.

Keskeinen seikka: On tärkeää muistaa, että tarjoukset esitetään virallisesti ja ne edustavat sinun ja asiakkaan välistä sopimusta. Sellaisenaan niitä voidaan käyttää hinnan oikeudellisina lähtökohtina, jos asiasta syntyy kiistaa.

Ymmärrettävästi tarjoukset antavat asiakkaalle mielenrauhaa; he voivat olla varmoja siitä, että he tietävät tarkalleen, kuinka paljon työ tulee maksamaan ennen työn aloittamista.

Esimerkissämme rouva Smithin kohdalla olet ehkä huomannut hänen kotonaan käydessänne, että hänen ylimääräinen makuuhuoneensa on keskimääräistä suurempi ja että siellä on huomattavan paljon vanhoja tapetteja, joiden poistaminen vie hieman pidemmän aikaa kuin alun perin ajattelit.

Siten näet alla olevasta esimerkistä, että kirjallisessa tarjouksessasi on enemmän yksityiskohtia ja se kuvaa paljon tarkemmin tarvittavien töiden todellisia kustannuksia (tässä tapauksessa lisäämällä hintaan vielä 75 puntaa) :

Estimate or Quote? Tärkeimmät muistettavat seikat…

• Estimaatti on karkea käsitys hinnasta. Niitä tulisi käyttää AINOASTAAN alustavana SUUNNITTELUHINTANA.
• Tarjoukset ovat oikeudellisesti sitovia ja niitä tulisi käyttää AINOASTAAN silloin, kun olet varma kustannuksista.
• ÄLÄ KOSKAAN merkitse kirjallista arviota ”tarjoukseksi” – Voit joutua sitoutumaan annettuun summaan.
• Varmista AINA, että asiakas ymmärtää, saako hän arvion vai tarjouksen.

Tiheästi kysyttyjä kysymyksiä arviosta vs. tarjouksesta

Ymmärrys arvion ja tarjouksen välisestä erosta on vasta ensimmäinen askel tiellä, jonka varrella voit hyödyntää molempia tehokkaammin. Hallinnointi ja kyselyt vievät arvokasta aikaa, joten olemme eritelleet alla joitakin yleisimmin kysyttyjä kysymyksiä arvioista ja tarjouksista. Niissä ei ainoastaan selvitetä tiettyjä elementtejä ja sitä, miksi ne ovat tärkeitä, vaan annetaan myös muutamia hyödyllisiä ehdotuksia.

Pitäisikö minun aina antaa kirjallinen arvio tai tarjous?

Kuten sanonta kuuluu: suulliset sopimukset eivät ole sen paperin arvoisia, jolle ne on kirjoitettu. Arviot ja tarjoukset tulisi aina antaa kirjallisesti. Jos myöhemmin ilmenee kysyttävää tai ongelmia, on hyvä, että on jotain kirjallista, johon turvautua – nämä helpottavat mahdollisten väärinkäsitysten selvittämistä. Älä unohda säilyttää kopioita kaikista kustannusarvioistasi ja tarjouksistasi.

Kelpaisiko tarjous tai kustannusarvio kirjoittaa käsin?

Kaikkakin käsinkirjoitetut asiakirjat ovat edelleen hyväksyttäviä, sinun tulisi varmistaa, että ne ovat sekä luettavia että ammattimaisesti esitettyjä – mikään ei käännä potentiaalista asiakasta pois nopeammin kuin yrittää tulkita lukukelvotonta raapustusta paperinpalasella. Tarjous- ja kustannuslaskelmiesi tulisi kuvastaa sitä ammattitaidon tasoa, jota asiakkaasi voivat odottaa palveluiltasi. Käytä aina kirjepaperia, jossa on toiminimesi ja täydelliset yhteystietosi. Anonyymi tyhjä paperi saa asiakkaat epäilemään yrityksesi pätevyyttä.

Mitä tietoja minun tulisi sisällyttää arvioihini tai tarjouksiini?

Kerro aina selvästi, annatko arvion vai tarjouksen, kuten yllä olevissa esimerkeissä.

Koska arviot ovat karkeita likimääräisiä arvioita kustannuksista, niiden tulisi olla kohtuullisen selkeitä, mutta niiden ei tarvitse olla yhtä yksityiskohtaisia kuin tarjouksen. Kuvaile työ selkeästi ja yleisellä tasolla. Arvioihin on aina sisällytettävä vastuuvapauslauseke, jonka mukaan hinta voi muuttua sen mukaan, kun yksityiskohtaisempi tarjous on laadittu.

Kunhan on saatu tarkempi käsitys siitä, mistä on kyse, on annettava yksityiskohtainen tarjous. Ole mahdollisimman tarkka, mukaan lukien:

• Asiakkaan tiedot ja suoritettavan työn osoite/sijainti
• Viitenumero (tarvittaessa)
• Päivämäärä
• Erittely osatekijöistä (mukaan lukien työ, materiaalit tai erityiskustannukset)
• Tarkka kuvaus siitä, mitä tarjous kattaa ja (tarvittaessa) mitä se ei kata
• Kokonaishinta
• Mahdollinen arvonlisävero on eriteltävä. Muista, että voit periä arvonlisäveroa vain, jos olet rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi HMRC:ssä. Sinun on ilmoitettava voimassa oleva alv-rekisteröintinumerosi kaikissa asiakirjoissa.

Pitäisikö minun sisällyttää ehdot & molempiin?

Jos sinulla on laadittu viralliset ehdot, liitä aina jäljennös kustannusarvioon tai tarjoukseen. Tämä ei ainoastaan anna asiakkaallesi erittäin myönteisen vaikutelman siitä, että yrityksesi on suorapuheinen ja rehellinen, vaan se myös antaa asiakkaalle tietoa esimerkiksi tavanomaisista maksuehdoistasi, vaadittavista käsirahoista, maksun laiminlyönnistä aiheutuvista seuraamuksista jne.

Tarvitaanko arvioihin ja tarjouksiin molempiin päivämäärät?

Ohjearvioiden ja tarjousten päiväys auttaa määrittämään tarkalleen ajankohdan, jolloin laadit ne. On kuitenkin hyvä määritellä myös ajanjakso, jonka ajan arviosi tai tarjouksesi on voimassa – Tavallisesti tämä voi vaihdella 30-90 päivän välillä asiakirjassa olevan päivämäärän jälkeen yrityksestäsi tai mieltymyksestäsi riippuen. Maksut ja kustannukset luonnollisesti kasvavat ajan myötä, joten hinnan voimassaoloaikarajan asettaminen suojaa sinua vanhoilta arvioilta tai tarjouksilta, jotka ovat nyt epärealistisia.

Pääsi pyörii yhä tarjousten ja kustannusarvioiden ympärillä?

On helppo liittyä niiden tuhannen pienyrityksen joukkoon, jotka hyötyvät YourTradebase-verkkotyökalusta, jonka avulla on helppo luoda (ja hallita) kaikki tarjoukset ja kustannusarviot yhdessä paikassa.

Miksi et kokeilisi täysin ilmaista kokeilujaksoamme ja näkisit itse?