Mitä ACH-maksun lähettäminen maksaa yrityksellesi? Jos vastasit jonnekin 0,25 ja 0,50 dollarin välille, se ei ole yllättävää, sillä se on tapahtumamaksu, joka näkyy pankkitiliotteessasi. Se näyttää suorastaan halvalta, ja se näyttää todella edulliselta verrattuna 2,00-5,00 dollariin, jonka alan tutkimusten mukaan sekin käsittely maksaa.

Miksi sitten yritykset suorittavat yhä yli puolet toimittajiensa maksuista sekillä? Kaikki tavarantoimittajat eivät hyväksy luottokorttia laskun maksamiseen, mutta jokaisen tavarantoimittajan, jolla on pankkitili, pitäisi pystyä vastaanottamaan ACH-maksu. Se vaikuttaa itsestäänselvyydeltä, mutta kun tarkastellaan tarkkaan kaikkea ACH-ohjelman perustamiseen ja ylläpitoon liittyvää vaivaa, huomataan, että ACH-maksut ovat paljon kalliimpia kuin miltä ne näyttävät.

Miten paljon kalliimpia? Tästä on todella vaikea löytää alan tietoja, joten lähdimme selvittämään asiaa. Raportissamme ”Beyond the Bank Statement: Understanding the Real Costs of ACH Payments” laskimme ACH-maksujen todelliset kustannukset ottaen huomioon kaiken niihin yleisesti liittyvän vaivannäön – pelkän pankkimaksun lisäksi.

Laajalle levinnyt harhaluulo

Miksi sillä on merkitystä? ACH-maksut ovat tärkeä osa mitä tahansa maksustrategiaa, ja on olemassa uusia maksujen automatisointiratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat vihdoinkin luopua shekeistä ja maksaa suurimman osan toimittajistaan sähköisesti. Mutta jos et ymmärrä kustannuksia, on vaikea perustella uutta teknologiaa – tai edes tehdä älykkäitä päätöksiä siitä, miten tietty toimittaja kannattaa maksaa.

B2B-maksujen automatisointiratkaisujen tarjoajana keskustelemme usein yritysten kanssa, joilla oli kunnianhimoisia tavoitteita siirtää suurin osa toimittajistaan ACH-maksuihin ja jotka lähtivät liikkeelle, mutta lopettivat sitten, kun tajusivat, miten vaikeaa yritys oli. Jotkut jopa hylkäsivät aloitteen kokonaan ja palasivat takaisin sekkimaksamiseen. Olemme alkaneet uskoa, että laajalle levinnyt harhakäsitys siitä, että ACH-maksut ovat halpoja, on osaltaan syynä siihen, että yritykset ovat juuttuneet kirjoittamaan paperisia shekkejä.

Aihe, jota tutkitaan harvoin

Jopa tutkimukset, joissa tarkastellaan pankkitapahtumamaksun ohella myös kustannuksia, kuten kirjaamisesta, henkilöstöstä, tietotekniikasta ja teknologiasta aiheutuvia kuluja, ovat yhä alle yhden dollarin suuruisia, ja ne ovat edelleen ACH-maksun kustannuksia.

Me kuitenkin arvioimme, että ACH-maksujen todelliset kustannukset ovat jossain 1,40-3,79 dollaria.

Mitä me laskemme, mitä muut tutkimukset eivät laske? Toimittajien käyttöönottokustannukset etupäässä ja virheiden ratkaisukustannukset jälkipäässä. Jokainen ACH-maksuja suorittava organisaatio tunnustaa, että nämä kustannukset ovat todellisia, vaikka ne eivät olisikaan koskaan laskeneet niitä yhteen, kuten me olemme tehneet.

Miksi ACH-maksujen kustannuksia laskettaessa ei oteta huomioon tavarantoimittajien käyttöönottoa? Epäilemme, että näitä tietoja on vaikea saada, mutta koska olemme ottaneet käyttöön yli satoja tuhansia toimittajia viime vuosikymmenen aikana ja pystyimme käyttämään tietojamme laskelmissamme. Raportissa kerrotaan, kuinka paljon toimittajan käyttöönotto maksaa keskimäärin parhaassa luokassa toimivassa käyttöönottoorganisaatiossa.

Toimittajien vaihtuvuuden huomioon ottaminen

Lisäksi useimmissa laskelmissa ei oteta huomioon toimittajien käyttöönotosta aiheutuvia kustannuksia, niissä ei myöskään oteta huomioon sitä, että jos aiot ylläpitää tehokasta ACH-maksuohjelmaa, toimittajien käyttöönotto on otettava jatkuvaksi toiminnaksi. Yrityksesi lisää jatkuvasti uusia toimittajia, ja noin 10-20 prosenttia nykyisistä toimittajista muuttaa pankkitietojaan tai maksuohjeitaan vuosittain.

Mitä tämä toimittajien vaihtuvuus maksaa ohjelmallesi? Se riippuu paljon yrityksesi koosta ja siitä, mitä liiketoimintaa harjoitat. Lisäätkö kymmenen uutta toimittajaa kuukaudessa vai sata? Onko sinulla 10 000 toimittajaa ja 20 prosentin vaihtuvuus? Vai 5 000 toimittajaa ja 30 prosenttia? Raportissamme laskemme kustannukset yrityksille, joilla on kohtalainen ja suuri vaihtuvuus.

Virheiden, muutospyyntöjen ja epäonnistumisten piilevät kustannukset

Toinen asia, jota ACH-kustannuksia koskevissa tutkimuksissa ei oteta huomioon, on se, että maksut epäonnistuvat. Erään tutkimuksen mukaan yhdestä kolmeen prosenttia maksuista ACH-erää kohden vaatii AP:n huomiota virheen tutkimiseen, viestintään ja ratkaisemiseen. Tämä maksaa rahaa. Ja jos ACH-maksussa tapahtuu virhe, pankkikuluja syntyy, koska veloitus ja hyvitys on peruutettava. Kaikki nämä kustannukset sisältyvät laskuumme.

Muut näkökohdat

Mitä ei sisälly? Laskelmistamme jää vielä pois joitakin kustannuksia, joita on vielä vaikeampi saada hallintaan, kuten:

  • Tietoturva. Tavarantoimittajien pankkitietojen turvallinen tallentaminen on nykyisessä sääntelyilmapiirissä vaativa tehtävä.
  • Petokset. Palauttamattomat petolliset maksut on otettava huomioon.
  • Toimittajien tuki. Koska ACH-maksut vain näkyvät toimittajan tiliotteella ilman tilisiirtotietoja, AP joutuu väistämättä vastaanottamaan puhelinsoittoja, joissa kysytään, mihin maksu on tarkoitettu – erityisesti silloin, kun yksi maksu kattaa useita laskuja ja hyvityksiä.
  • Kadonnut shekki. Jopa nykyisessä matalakorkoisessa ympäristössä suuret valtiovarainhallinto-organisaatiot ansaitsevat edelleen rahaa shekkirahoituksella. Maksujen automatisointi nykyaikaisilla ratkaisuilla voi enemmän kuin korvata menetetyn floatin, mutta AP:n ja Treasury-yksikön on työskenneltävä yhdessä ajoittaakseen maksut tarkasti ja hyödyntääkseen kaikki saatavilla olevat alennukset.

Kun alat laskea kustannuksia yrityksessäsi, saatat haluta ottaa nämä huomioon.

Myytti halpasta ACH:stä

Pitkään vallalla olleen virheellisen käsityksen mukaan ACH on halpaa, koska näemme tapahtumapalkkion tiliotteessamme, ja se on alle dollarin. Tämä peittää todelliset kustannukset.

Todellisuus on, että kaikentyyppisten yritysmaksujen – shekki-, kortti-, tilisiirto- ja ACH-maksujen – kohdalla tapahtumakäsittely on vain murto-osa kokonaiskustannuksista, ja raportissamme näet, miten nämä kustannukset voivat todella kasvaa. Tämä selittää pitkälti sen, miksi ACH:n käyttöönotto ei ole ollut läheskään niin nopeaa kuin voisi odottaa, kun organisaatiot pyrkivät siirtymään digitaalisiin maksuihin.

Nykyaikainen maksustrategia

Tämä ei tarkoita sitä, etteikö ACH olisi yrityksille parempi tapa maksaa kuin paperiset shekit. Useimmissa tapauksissa se on, mutta kortteja hyväksyville tavarantoimittajille virtuaalikortilla maksaminen voi olla vielä parempi tapa. Yritykset todella tarvitsevat nykyään kokonaisvaltaisen maksustrategian, joka optimoi jokaisen maksun jokaiselle toimittajalle.

Onko yrityksesi kiinnostunut suorittamaan enemmän maksuja sähköisesti? Teetkö ACH-maksuja, mutta vain huipputason toimittajillesi tai toimittajille, jotka vaativat sitä? Oletko nähnyt enemmän vaivaa yrittäessäsi maksaa useammille toimittajille ACH-maksuja vain päätyäksesi siihen, että tunnet polkevasi vettä? Et ole yksin. Hanki raportti, jotta näet pankkitilinpäätöstä pidemmälle ja saat tietää, miten maksujen automatisointiratkaisut voivat vihdoin auttaa sinua hyödyntämään ACH-maksujen potentiaalin.

Lataa laskentataulukko: Understanding the Hidden Costs of ACH