Jokainen menestyvä organisaatio on kokoelma menestyviä tiimejä.

17 salaisuutta tiimityön parantamiseen

© | Rawpixel.com

Tässä oppaassa tarkastelemme loistavan tiimin rakennuspalikoita ja annamme sinulle 17 salaisuutta tiimityön parantamiseen.

MITÄ TEHTYY HYVÄSTÄ TIIMISTÖSTÄ?

Ennen kuin alamme tarkastella tiimityön parantamisen salaisuuksia, on tärkeää perehtyä hyvän tiimin käsitteeseen. Jotta voisit todella parantaa tiimisi toimintaa, sinun tulisi olla tietoinen jokaisen menestyvän tiimin taustalla olevista ominaisuuksista.

Harvard Business Review julkaisi katsauksen MIT Human Dynamics Laboratoryn vuonna 2012 tekemästä tutkimuksesta, jossa tarkasteltiin hyvän tiimin osatekijöitä. Tutkimuksessa seurattiin näennäisesti identtisten tiimien viestintämalleja kuuden viikon ajan.

Kerätyt tiedot paljastivat menestyneempien tiimien keskeiset piirteet, jotka ovat seuraavat

  • Kaikkien tiimin jäsenten panos oli yhtäläinen
  • Tiimi jakoi paljon energiaa
  • Tiimin jäsenet kommunikoivat suoraan keskenään
  • Tiimi suoritti tak-kanavakeskusteluja
  • Jäsenet tutkivat ulkomaailmaa ja raportoivat havainnoistaan takaisin tiimille

Tutkimuksessa todettiin myös viisaus, jonka mukaan yksilöllinen lahjakkuus on paljon vähemmän tärkeää tiimin menestyksen kannalta kuin koko tiimin kyky kommunikoida tehokkaasti. Siksi suuri osa tiimityön parantamisesta perustuu tiimin viestintämallien parantamiseen.

Tässä on lyhyt video, jossa hahmotellaan tutkimuksen tuloksia:

Keskeisiä keinoja tiimityön parantamiseen ovat sellaiset seikat kuin ryhmädynamiikan hallinta, viestinnän parantaminen, vastuullisuuden helpottaminen ja jatkokehityksen edistäminen.

Annamme nyt vinkkejä, joissa keskitytään näihin seikkoihin, jotta saat tiimistäsi esiin parhaat puolet.

RYHMÄDYNAMIIKAN HALLINTA

Ensimmäiseen tärkeään näkökohtaan tiimityön parantamisessa kuuluu ryhmädynamiikan hallinta.

Salaisuus 1: Jaa roolit yksilöllisiin vahvuuksiin perustuen

Kun alat jakaa tiimissä olevia rooleja, on tärkeää keskittyä tiimiläisten yksilöllisiin vahvuuksiin. Kyse ei välttämättä ole niinkään siitä, että kuhunkin rooliin valitaan paras henkilö, vaan siitä, että luodaan ilmapiiri, jossa onnistutaan ja saavutetaan tuloksia.

Jos jokaisella tiimin jäsenellä on rooli, jossa hän on hyvä, hän tuntee itsensä todennäköisemmin arvostetuksi ja säteilee tällaista positiivista energiaa muuhun ryhmään. Toisaalta, jos ihmiset ovat rooleissa, jotka eivät sovi heille tai auta heitä saavuttamaan positiivisia tavoitteita, turhautuminen ja mielipaha tiimin sisällä voi alkaa kasaantua.

Salaisuus 2: Anna jäsenten nousta esiin

On ratkaisevan tärkeää, että tiimin johto ei ala suosia tiimin tiettyä jäsentä antamalla aina keskeiset roolit ja vastuualueet heille. Sen sijaan tiimin jäseniä tulisi kannustaa nousemaan esiin ja haastamaan itsensä.

Hyvä tapa tehdä tämä on pyytää vapaaehtoisia rooleihin. Sen sijaan, että esimerkiksi ilmoittaisit, että henkilö A tekee tiettyä tehtävää; ilmoita tiimille, että tarvitset jonkun tiettyyn tehtävään. Jos samat henkilöt astuvat aina esiin, yritä rohkaista tiimin hiljaisempia jäseniä ottamaan johtoasema.

Toinen tapa saada kaikki mukaan on varmistaa, että jokainen tiimin jäsen käy läpi projektit ja päätökset ennen niiden viimeistelyä. Ennen asiakirjojen tai suunnitelmien viimeistelyä pyydä jokaista jäsentä antamaan lyhyt palaute.

Salaisuus 3: Keskity positiiviseen palautteeseen

Tiimityöskentelyä voidaan parantaa palautteen avulla, mutta painopisteen tulisi aina olla positiivisessa eikä negatiivisessa palautteessa. Positiivinen palaute on toinen tehokas keino edistää positiivista ilmapiiriä tiimissä ja varmistaa, että jokainen tuntee itsensä arvostetuksi.

On hyvä järjestää yksilöllisiä arviointitilaisuuksia tiimin jäsenten kanssa, mutta antaa arvokasta palautetta myös koko tiimille. Ilmoittamalla tiimin kokonaismenestyksen ja yksilön panoksen arvon voit kohottaa tiimin moraalia.

YHTEISTYÖN PARANTAMINEN

Seuraavat vinkit käsittelevät tapoja, joilla voit parantaa tiimin keskinäistä viestintää. Viestintä on tiimityön ytimessä, ja sen tulisi olla yksi tiimin tärkeimmistä painopistealueista.

Salaisuus 4: Pidä avointen ovien politiikka

Tiimin ja laajemman organisaation johdon on pidettävä avointen ovien politiikkaa. Tiimin jäsenten on tunnettava, että he voivat kertoa ongelmista tai myönteisestä kehityksestä milloin tahansa.

Voit tehostaa avoimien ovien politiikkaa sallimalla tiimin kysymykset ja ehdotukset. Johdon tulisi aina kuunnella näitä tiedusteluja ja vastata niihin myönteisesti. Jos esimerkiksi jokin ehdotus ei ole toteuttamiskelpoinen, älä vain sano, että sitä ei toteuteta, vaan selitä syyt ja anna positiivista palautetta henkilölle, joka ehdotti sitä.

Kun tiimin jäsenellä on vaikeuksia joko projektin tai jonkin henkilökohtaisen asian kanssa, varmista, että koko tiimi on paikalla auttamassa. Tämä voidaan tehdä vähentämällä tehtäviä, joita henkilön on tehtävä, tai tarjoamalla ylimääräistä työn ulkopuolista tukea.

Salaisuus 5: Kannusta aivoriiheen

Tiimiä tulisi myös kannustaa aivoriiheen eri aikoina projektin aikana. Esimerkiksi kerran viikossa tai kahden viikon välein pidettävä aivoriihi on hyvä idea. Varmista, että istunto on sellainen, jossa kaikki ideat ovat tervetulleita ja niitä tarkastellaan. Tiimin tulisi ajatella laatikon ulkopuolella ja olla analyyttinen ideoiden suhteen.

Hulluihin ideoihin ei tulisi suhtautua negatiivisesti tai vitsaillen. Kuuntelemalla kaikkien ideoita voit luoda ryhmään luottamusta ja synnyttää ideoita, jotka saattavat johtaa menestykseen.

Osallistumispaikkaa kannattaa vaihtaa, jotta ryhmää haastetaan enemmän. Älkää vain kokoontuko kokoushuoneessa, vaan menkää toimiston ulkopuolelle tai istukaa alas vilkkaaseen kahvilaan, jotta kaikki pääsevät eri ajatteluvaihteeseen.

Salaisuus 6: Ravitse uteliaisuutta

Uteliaisuus on tärkeä osa menestyviä tiimejä. Aivan kuten MIT:n tutkimus osoitti, jäsenten tulisi katsoa myös tiimin ulkopuolelle ja tulla takaisin ideoiden kanssa. Uteliaisuutta ratkaisujen löytämiseksi tulisi siis aina rohkaista.

Kehitä uteliaisuutta varmistamalla, että tiimin jäsenet esittävät kysymyksiä ja etsivät vastauksia. Poista tiimin jäsenten sanavarastosta yleinen ”Tuo on tyhmä kysymys”. Jokainen kysymys ansaitsee vastauksen.

Salaisuus 7: Rohkaise tiimin toimintaa työn ulkopuolella

Loppujen lopuksi paranna viestintää saamalla tiimi viihtymään toistensa seurassa myös työn ulkopuolella. Kunkin tiimin jäsenen sosiaalisen puolen tunteminen voi rakentaa luottamusta ja poistaa esteitä näiden kysymysten esittämiseltä tai uusien ideoiden keksimiseltä.

Aloita rohkaisemalla tiimiä syömään lounasta keskenään. Voit tehdä sen luomalla ainutlaatuisia noutomahdollisuuksia kokoushuoneisiin tai järjestämällä piknikkejä lämpimänä vuodenaikana.

Organisoi tapahtumia myös työympäristön ulkopuolella. Näiden ei edes välttämättä tarvitse olla kasvokkain pidettäviä tapaamisia, vaan pikemminkin online-mahdollisuuksia keskusteluun. Käytä esimerkiksi sosiaalista mediaa tiimin yhdistämiseen ja tehosta työn ulkopuolista yhteistyötä SnapChatin kaltaisilla pikaviestipalveluilla.

VASTUULLISUUDEN KEHITTÄMINEN

Erinomainen tiimityöskentely edellyttää sääntöjä. On tärkeää, että tiimin jäsenet ovat tilivelvollisia, sillä se estää negatiivista käyttäytymistä ja rakentaa luottamusta.

Salaisuus 8: Määrittele kunkin jäsenen roolit

Ensimmäinen askel kohti parempaa tilivelvollisuutta on kunkin tiimin jäsenen roolien hahmottaminen. Jokaisen tulisi tietää koko tiimin päätavoite, mutta hänelle tulisi myös antaa omat tavoitteensa ja tehtävänsä. Määrittelemällä roolit tiimi kokee vähemmän sekaannusta ja toistensa varpaille astumista.

Kuten edellä mainittiin, haluat käyttää jokaisen jäsenen vahvuuksia koko tiimin hyväksi. Jaa tehtävät näiden vahvuuksien perusteella ja varmista, että jokainen ymmärtää oman roolinsa tiimissä ennen projektin käynnistymistä.

Katsele ja säädä rooleja uudelleen koko prosessin ajan ja muista taata, että kaikkien panosta arvostetaan tasavertaisesti.

Salaisuus 9: Hahmottele odotukset

Edellä olevassa salaisessa vinkissä mainittiin lyhyesti tavoitteiden määrittelyn tärkeys sekä koko tiimin että yksittäisten jäsenten osalta. On ratkaisevan tärkeää, että jokainen jäsen on alusta alkaen tietoinen näistä odotuksista.

Ennen projektia tiimin tulisi koota yhteen ja hahmotella halutut tulokset, käyttäytymismallit, joiden avulla ne voidaan saavuttaa, ja tavoitteet, jotka on täytettävä. Huomaa, että on tärkeää, että tiimi on osa prosessia eikä se ole vain ylhäältä alaspäin johdettu päätös.

Salaisuus 10: Luo selkeät aikataulut ja tarkista edistyminen

Lisäksi tiimillä tulisi olla selkeä kuva aikataulusta. Aikataulu, jossa on pienempiä virstanpylväitä, voi ehdottomasti auttaa, ja se varmistaa, että tiimi ei tunne itseään liian kuormitetuksi.

Tarvitaan myös asianmukaista tarkistusrutiinia, jolla varmistetaan, että tiimi tai yksittäiset jäsenet eivät ole jäämässä jälkeen. Älä anna tiimin jäsenten tuntea, että heitä vainotaan, mutta varmista, että johto on tietoinen yksilön edistymisestä. Tämä voidaan tehdä itsearviointilomakkeiden avulla tai palautekeskusteluissa.

Varmista lisäksi, että jäljessä oleville henkilöille on saatavilla apua. Yksi hyvä idea on buddy-järjestelmä, jossa jäsenet, jotka ovat melkein valmiita tehtävässään, voivat joustavasti avustaa henkilöitä, joilla on vielä paljon tehtäviä tekemättä.

Salaisuus 11: Rakenna rutiini

Rutiineja noudattavat tiimit suoriutuvat työtehtävistään paremmin ja niiden sisällä on vähemmän vihamielisyyttä, toteaa XpertHR:n työelämäasiantuntija Marta Moakley. Rutiini ei tarkoita vain aikataulua, jossa on toiminnallisia virstanpylväitä, vaan myös rutiinia muille tiimityöhön liittyville asioille.

Esimerkiksi ongelmanratkaisulle ja keskusteluille pitäisi olla rutiini. Kun tiimi kohtaa vaikeuksia, sen pitäisi tietää, mikä on reitti niiden ratkaisemiseen. Tämä voisi olla tapa ottaa yhteyttä tiiminvetäjään, joka järjestäisi kokouksen samanlaista kaavaa noudattaen. Vaiheet olisivat ongelman hahmottaminen, sen pilkkominen pienempiin osiin, ratkaisujen etsiminen kuhunkin osioon ja sellaisten tiimin jäsenten nimeäminen, jotka voivat korjata ongelmat.

Tiimillä pitäisi lisäksi olla rutiini sellaisten tiimin jäsenten käsittelyä varten, jotka käyttäytyvät negatiivisesti tai haitallisesti. Jos joku ei vedä vertojaan tai on kiusaamisongelmia, on tärkeää, että on olemassa rutiini käytöksen käsittelyä varten. Vaiheisiin voisi taas kuulua ongelman määrittely, keskusteleminen tekijän ja mahdollisen uhrin kanssa, asian jakaminen laajemmalle tiimille, ratkaisujen löytäminen ongelmaan ja siirtyminen eteenpäin, kun ratkaisu on löydetty.

Vaikka monilla organisaatioilla ja tiimeillä on tapana ratkaista konflikti puhumalla vain niille henkilöille, jotka ovat välittömästi osallisina konfliktitilanteessa, jotkut asiantuntijat ehdottavat, että koko tiimi otetaan mukaan konfliktinratkaisurutiineihin. Don Maruska, How Great Decisions Get Made -kirjan kirjoittaja, on todennut: ”Usein nämä ylimääräiset ihmiset tuovat keskusteluun tasapainoa ja rohkaisevat laajempaan ajatteluun.”

Salaisuus 12: Laadi sosiaalinen sopimus

Yksi parhaista tavoista helpottaa vastuuvelvollisuutta on sosiaalisen sopimuksen laatiminen. Tällä tarkoitetaan tiimin jäsenten tekemää sopimusta, jossa hahmotellaan käyttäytymissäännöt. Siinä tiivistetään tiimin sisäisen vuorovaikutuksen ja viestinnän normit.

Sosiaalinen sopimus ei ole pelkkä villitys. Tutkimukset ovat osoittaneet, että hyvin toteutetut sosiaaliset sopimukset antavat työntekijöille syvemmän hallinnan ja turvallisuuden tunteen tiimissä. Tämä voi lisätä vastuullisuuden ja luottamuksen tunnetta jäsenten ja esimiehen välillä, kun kaikille on selvää, mitä hyväksytään ja mitä ei.

Tiimin on aina oltava mukana luomassa sosiaalisen sopimuksen sääntöjä.

Sopimus voidaan laatia keskittymällä seuraavanlaisiin kysymyksiin:

  • Mitkä ovat tiimin jäsenten odotukset toisiaan kohtaan?
  • Mitkä ovat asioita ja käyttäytymistä, jotka toimivat tiimin eduksi?
  • Mitkä ovat asioita ja käyttäytymistä, jotka eivät hyödytä tiimiä?
  • Mitkä ovat asioita ja käyttäytymistä, jotka tiimin tulisi omaksua? Mitä heidän pitäisi lopettaa?

Varmista, että koko tiimi antaa panoksensa ja, mikä tärkeintä, sitoutuu sopimukseen. Sopimus voi toimia vain, jos sopimuksen rikkomisella on seurauksia ja jos kaikki jakavat sen taustalla olevat ajatukset.

Tämä tiivistyy rakastettavan työilmapiirin ja -kulttuurin luomiseen.

YMPÄRISTÖN KEHITTÄMINEN

Viimeiseksi seuraavat kohdat keskittyvät tiimin kollektiivisen tietämyksen parantamiseen. Jatkuvalla kehittämisellä ja koulutuksella tiimi voi tuottaa enemmän energiaa ja ymmärrystä, mikä johtaa lopulta menestykseen

Salaisuus 13: Tarjoa jatkuvaa koulutusta

Suorittamisen tunne voi lisätä tiimin moraalia ja energiaa. Yksinkertainen tapa tehdä tämä on taata, että jäsenet jatkavat taitojensa kehittämistä ja saavat myönteisiä kokemuksia koulutuksen avulla. Jokaisen tiimin jäsenen tulisi osallistua kehityskursseille ja kouluttaa itseään edelleen. Tämä ei ainoastaan lisää tiimin tietämystä ja takaa siten paremman menestyksen, vaan se auttaa myös yksilöä henkilökohtaisella tasolla.

Koulutettavien taitojen tulisi kehittää heidän kykyään työskennellä tietyssä roolissa, mutta johdon tulisi myös tarjota koulutusta, jolla parannetaan tiimissä vaadittavia yleisiä kykyjä. Nämä voivat olla joko teknisiä tai sosiaalisia taitoja, kunhan ne parantavat jäsenen kykyä joustaa työpaikalla.

Voit parantaa tiimin yleistä menestystä, sen tunnetta tiiviimpänä tiiminä toimimisesta ja yksilön onnistumisen tunnetta antamalla henkilön raportoida opinnoista. Lyhyt esitys siitä, mitä henkilö on oppinut ja miten se voi auttaa tiimiä, voi olla erittäin hyödyllinen tiimille.

Salaisuus 14: Perusta mentorointiohjelma

Sinun kannattaa myös harkita mentorointiohjelman tarjoamista jokaiselle tiimin jäsenelle tai pienille tiimin osille. Nämä voivat olla loistavia energian lisäämiseksi ja auttaa tiimin jäseniä tuntemaan itsensä vastuullisemmiksi sekä tuetummiksi.

Jos yksilöllisten mentoreiden tarjoaminen ei ole mahdollista, voit järjestää säännöllisiä tiimiä vahvistavia tapahtumia, joissa on mielenkiintoisia vierailevia puhujia. Alan asiantuntijoiden tai sosiaalisen käyttäytymisen asiantuntijoiden motivoivat puheet voivat auttaa rakentamaan tiimityötä ja luottamusta.

Salaisuus 15: Aseta tiimille haasteita

Kehittämisen ei aina tarvitse liittyä tiettyyn toimialaan, jolla tiimi työskentelee. Itse asiassa johdon pitäisi myös haastaa tiimi säännöllisesti ongelmiin, jotka eivät liity tehtävään. Tämä voi parantaa tiimin kykyä työskennellä yhdessä, lisätä ongelmanratkaisutaitoja ja viedä ajatukset hetkeksi pois työstä.

Pienet ongelmat, kuten murhamysteerin selvittäminen tai jättimäisen sana-arvoituksen ratkaiseminen, voivat pakottaa tiimin kommunikoimaan ja tekemään yhteistyötä. Näin varmistetaan, etteivät he vain sorru pienempiin klikkeihinsä tiimin sisällä tai lakkaa puhumasta toisilleen. Itse asiassa hauska tehtävä työpäivän aikana voi edistää innovointia ja varmistaa, että tiimi yrittää kokeilla erilaisia ratkaisuja.

Muista, että tiimi analysoi haasteen jälkeenpäin ja hahmottelee syyt, miksi he joko epäonnistuivat tai onnistuivat siinä. Ajatuksena on saada heidät ymmärtämään, miten tiimityöskentelystä voi olla hyötyä ja mitkä ovat avaimet onnistuneeseen yhteistyöhön.

Salaisuus 16: Palkitse tulokset

Viimeiseksi tiimityötä voidaan parantaa palkitsemalla positiivisesta suorituksesta ja käyttäytymisestä. Kun tiimi suoriutuu tehtävästä, keksii uuden näkökulman tai ratkaisee hankalan ongelman, se tulisi palkita siitä. Näin varmistetaan, että tiimi tuntee itsensä arvostetuksi, ymmärtää tiimityön merkityksen ja luo positiivisen energian tunteen.

Palkkion ei tarvitse olla mitään liian suurta, vaikka rahallinen palkkio, kuten bonus, voi toimia voimakkaana kannustimena. Kannattaa kuitenkin harkita myös tiimiä kehittäviä palkintoja, kuten illallista koko tiimille, lyhyempää työpäivää tai pulloa kuohuvaa kaikille.

Muista, että vaikka koko tiimin onnitteleminen on tärkeää, kannattaa myös palkita yksittäisiä onnistumisia. Tätä ei pidä tehdä toisten kustannuksella eikä palkita aina samoja henkilöitä. Tiimin jäsenten palkitseminen yksilöllisesti voi kuitenkin myös lisätä tiimin yleistä onnellisuutta.

BONUS SALAUS TIIMITYÖN PARANTAMISEEN

Viimeisenä vinkkinä keskitymme yllättävään tosiasiaan tiimityöskentelyn parantamisesta.

Salaisuus 17: Älä pelkää sekoittaa tiimejä

Tuttujen tiimien tapana on olla kaverillisempia, ja niillä on paremmat luottamusrakenteet, mutta tutkimukset ovat osoittaneet, että äskettäin muodostetut tiimit pystyvät paremmin ideoiden tuottamiseen. Siksi sinun ei pitäisi pelätä vaihtaa rooleja tai jäseniä tiimin sisällä, varsinkin jos nykyinen tiimi jarruttaa edistymistä tai ei tee hyvää yhteistyötä.

Varmista, että tiimeissä on hyvä tasapaino lahjakkuuden ja yksilöllisten taitojen välillä. Jos osastolla on useita pienempiä tiimejä, et halua kaikkia lahjakkaita yksilöitä yhteen tiimiin. Kun korkeampien taitojen jako on selkeä, tiimien välille syntyy helposti kaunaa, mikä voi olla haitallista tiimityön kannalta.

Katso yksi esimerkki erilaisten tiimien vaikutuksesta.

TOIMINTA

Kaiken kaikkiaan tiimityöskentelyn parantamisen salaisuuksissa on kyse siitä, että on parannettava tiimin rakennetta, tapaa, jolla tiimi viestii, ja tapaa, jolla se kehittyy tiiminä.

Myönteistä ilmapiiriä on ylläpidettävä keskittymällä toimiviin elementteihin ja varmistamalla tiimin jokaisen jäsenen vastuullisuus.

Erin onnistunut tiimi haluaa oppia ja kehittyä paitsi yksilön myös koko tiimin eduksi.

432 Shares