10 Must-Haves for Successful Team Collaboration

Jokainen projektipäällikkö haaveilee tiimistä, joka ei vain saavuta tavoitteitaan, vaan luo samalla tehokasta yhteistyötä työpaikalla. Vaikka se ei ole mahdoton saavutus, se ei myöskään ole itsestäänselvyys. Tässä kerrotaan, mitä tiimisi tarvitsee menestyksekkääseen tiimityöskentelyyn.

Miksi tiimityöskentely on välttämätöntä?

Tiimityöskentely ei ole mitään uutta, ja siihen liittyy muutakin kuin vain se, että kaikki tulevat toimeen keskenään. Kyse on uusien tapojen löytämisestä tiimityöskentelyyn, innovatiivisen kulttuurin vaalimisesta ja uusien tiimiyhteistyöideoiden keksimisestä päämäärien ja tavoitteiden saavuttamiseksi sekä parempien ratkaisujen hankkimiseksi.

Maailman ollessa verkottuneempi kuin koskaan aiemmin ja vilkkaan freelancer- / yrittäjyys- / tee-se-itse-työkulttuurin lisääntyessä, ei ole koskaan ollut tärkeämpää osata kehittää pysyviä työsuhteita. Se on myös välttämätöntä liiketoiminnan kasvulle ja kehitykselle sekä kilpailijoiden edellä pysymiselle.

Projektinhallinnassa tiimiyhteistyön hyöty ei ole vain projektin helppo ja onnistunut toteuttaminen, vaan kyse on myös onnistumisen tunteen saavuttamisesta ryhmän kanssa sekä uusien kokemusten ja oivallusten saamisesta.

Miltä onnistunut yhteistyö näyttää?

Erinomainen tiimiyhteistyö näyttää hieman erilaiselta riippuen tiimisi tavoitteista ja päämääristä. Yleisesti ottaen kuitenkin, jos mainitut tavoitteet ja päämäärät saavutettiin innostuneesti ja yhtenäisesti, siitä voi olla aika tyytyväinen.

Tässä kerrotaan, mitä tiimisi tarvitsee tehokkaaseen yhteistyöhön työpaikalla.

Tehokkaan tiimiyhteistyön osatekijät & Parhaat käytännöt

1. Hyvä viestintä

Tehokas viestintä erottaa menestyvät tiimit epäonnistuneista. Selkeiden ohjeiden antaminen alusta alkaen ja koko projektin toteutuksen ajan, kysymysten esittäminen oletusten tekemisen sijaan ja tiimisi jäsenten aktiivinen kuunteleminen voivat paitsi luoda toveruuden kulttuurin myös tehdä vastuista ja odotuksista läpinäkyviä. Se voi myös vähentää stressitasoja ja jännitteitä, joita joskus voi syntyä työskenneltäessä tiiviisti muiden kanssa.

2. Sitoutuneet työntekijät

Työntekijä, joka on irrottautunut työstä, kollegoistaan ja projektin tavoitteesta, ei halua tehdä yhteistyötä. Estääksesi sitoutumattoman tiimin, varmista, että jokainen jäsen tietää tehtävänsä ja että hänen panostaan projektiin arvostetaan. Muista, että sitoutunut tiimi on myös iloinen ja keskittynyt tiimi.

3. Oikeat johtajat

Menestyvä tiimi ei ole ilman asiantuntevia johtajia. Vastuu tiimin ohjaamisesta kohti tavoitetta ei ole helppoa, ja se vaatii teknisten, henkilökohtaisten ja organisatoristen taitojen yhdistämistä. Tehtäväsi projektipäällikkönä on varmistaa sellainen sopusointu, joka ei ainoastaan ohjaa tiimiä saavuttamaan tavoitteensa asetetussa aikataulussa ja asetettujen kriteerien mukaisesti, vaan myös mukautua tiimin erilaisiin yksilöihin ja edistää yhteistoiminnallista työilmapiiriä.

4. Kompromissin tekemisen taito

Työskennellessäsi ryhmässä ihmisiä, joilla on erilaiset kunnianhimoiset päämäärät ja erilaiset itsekkyyksien tunteet, kaikki eivät ole aina samaa mieltä. Mutta osaamalla tehdä kompromisseja – mikä on tiimin yhteistyötaitojen keskeinen osa-alue – saadaan kaikki sopimaan ratkaisusta ja pidetään työ sujuvana. Kompromissin tekeminen ei ainoastaan osoita, että otat huomioon tiimitoverisi, vaan se osoittaa myös halukkuutesi yhteistyöhön ja erimielisyyksien sivuuttamiseen tiimin ja sen menestyksen vuoksi.

5. Konfliktinhallinta

Joskus kun kokoat joukon ihmisiä yhteen työskentelemään jonkin projektin parissa, voi tulla valitettavia tapauksia, joissa he eivät tule toimeen keskenään (mikä on suuri kielto tehokkaalle tiimityölle). Vaikka projektipäällikkönä on viime kädessä sinun tehtäväsi ratkaista kaikki tiimissä mahdollisesti ilmenevät ristiriidat, tiimin jäsenten on hyvä taito hallita ja ratkaista ongelmat itse. Tämäntyyppinen taito osoittaa huomattavaa tiimiyhteistyötä ja voi myös vahvistaa tiimin jäsenten välistä sidettä.

6. Luotettavuus

Luotettavuus rakentaa luottamusta, ja ilman sitä sinulla ei oikeastaan ole tiimiä, vaan vain joukko ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä vastahakoisesti. Tiimiin kuuluminen tarkoittaa sitä, että on luotettava siihen, että muut pitävät oman osuutensa sopimuksesta. Tiimin menestys riippuu jokaisen jäsenen ponnisteluista ja panoksesta. Tämä koskee erityisesti tiimejä, joiden jäsenet työskentelevät etänä.

7. Tiimipelaajan asenne

Tiimiyhteistyön ehdoton edellytys on tietysti tiimipelaajat. ’Tiimipelaaja-asenne’ tarkoittaa sitoutumista tiimiisi ja ryhmän edun asettamista oman etusi edelle. On muistettava, että tässä yhteydessä yhteisen ponnistelun vaikutus on suurempi kuin yksittäisen suorituksen. Jos siis haluat, että tiimisi saavuttaa tavoitteensa, kaikkien on työskenneltävä yhdessä sen saavuttamiseksi.

8. Monimuotoisuus

Monimuotoisuus ei koske vain projektin toteuttamiseen tarvittavien roolien erilaisia taitoja ja asiantuntemusta, vaan myös rooleissa toimivien yksilöiden persoonallisuuksia. Tiimissä työskentelyn kauneus on siinä, että se altistaa ihmiset erilaisille näkökulmille ja kokemuksille, mikä tekee ihmeitä ihmissuhteiden kehittymiselle. Lisäksi olisi hiukan tylsää, jos koottaisiin ryhmä ihmisiä, jotka olisivat täsmälleen samanlaisia – mitään uutta ei opittaisi!

9. Avoin vuoropuhelu

Luo avointa vuoropuhelua, jossa palaute kulkee molempiin suuntiin, parantaa tiimisi taitoja ja lujittaa luottamusta. Kukaan ei tunne ponnisteluja, joita käyt läpi, paremmin kuin ihmiset, jotka työskentelevät päivittäin tiiviisti kanssasi. Tiimin jäsenet, jotka vaihtavat neuvoja ja rakentavaa kritiikkiä toisilleen, vain parantavat suorituskykyä ja rakentavat vahvempia suhteita.

10. Tiimiyhteistyöväline

Syyt tiimiyhteistyöohjelmistojen käyttämiseen ovat varsin yksinkertaisia. Tehokkaan yhteistyön elintärkeänä elementtinä työpaikalla ne tarjoavat tiimillesi keskitetyn ratkaisun, jossa kaikki projektin työt voidaan ilmoittaa, jakaa, päivittää ja toteuttaa. Zenkitin kaltaisen työkalun käyttäminen sisältää ominaisuuksia, jotka voivat entisestään parantaa tiimin yhteistyötaitoja. Esimerkiksi sen integraatio-ominaisuus chat-alustan sovellusten kanssa tekee tiimin jäsenten välisestä viestinnästä helpompaa ja helpommin lähestyttävää, ja sen visuaalinen aikataulutusjärjestelmä mahdollistaa projektin läpinäkyvyyden, jotta jokainen on tietoinen vastuualueistaan ja siitä, miten projekti etenee.

Miten edistää tiimiyhteistyön parhaita käytänteitä

Niinkin, että tiimisi on jo tietoinen tiimiyhteistyön parhaista käytänteistä, pelkkä tiimiyhteistyön parhaista käytänteistä, niiden olemassa olo ei riitä, vaan sinun on myös huolehdittava siitä, että ne ovat jatkuvassa käytössä siihen asti, kunnes tiimi ei olekaan enää. Tässä on muutamia vinkkejä, joita voit kokeilla harmonian ylläpitämiseksi.

Varmista, että kaikki tuntevat toisensa

Heti ensimmäiseksi, kun tiimi on kokoontunut, kannattaa tehdä ”tutustumisaktiviteetteja”. Kun projekti on alkanut ja sinusta tuntuu, että tiimisi tarvitsee pientä virkistystä, voit aina varata aikaa tiiminrakentamistehtäviin, jotta vauhti säilyy. Kun ihmiset tietävät, kenen kanssa he työskentelevät, se luo rennomman ja ystävällisemmän työympäristön.

Maksimoi tiimin jäsenten vahvuudet

Yksittäisten tiimin jäsenten vahvuuksien tunteminen ei tee sinusta vain loistavaa tiiminjohtajaa, vaan se voi optimoida tiimin kokonaissuorituksen. Jokainen jäsen tuo pöytään jotain ainutlaatuista ja arvokasta. Sinulla voi esimerkiksi olla joku, joka on erinomainen ohjeiden purkamisessa, tai sinulla voi olla kannella maailman organisoivin henkilö. Olipa heidän lahjakkuutensa mikä tahansa, sen kehittäminen ja kannustaminen sen hyödyntämiseen ei ainoastaan lisää ryhmän tehokkuutta, vaan on myös hienoa tiimin jäsenten henkilökohtaiselle kehitykselle.

Näytä esimerkkiä

Paras tapa rohkaista tiimin yhteistyötaitoja on esitellä omia taitojaan. Projektipäällikkönä käyttäytymisesi ja asenteesi vaikuttavat siihen, miten tiimisi käyttäytyy. Ole luotettava, anna rakentavaa palautetta, kommunikoi tehokkaasti, kuuntele ja tee kompromisseja tiimisi kanssa ja varmista, että olet koulutettu ja hyvin perehtynyt käyttämään valitsemaasi tiimityövälinettä, jotta voit tarjota tarvittavaa ohjausta tai tukea.