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Introducción

5S es un sistema para reducir el desperdicio y optimizar la productividad mediante el mantenimiento de un lugar de trabajo ordenado y el uso de señales visuales para lograr resultados operativos más consistentes. La implementación de este método «limpia» y organiza el lugar de trabajo básicamente en su configuración existente, y suele ser el primer método lean que implementan las organizaciones.

Los pilares de las 5S, Clasificar (Seiri), Poner en Orden (Seiton), Brillar (Seiso), Estandarizar (Seiketsu) y Mantener (Shitsuke), proporcionan una metodología para organizar, limpiar, desarrollar y mantener un entorno de trabajo productivo. En el trabajo diario de una empresa, las rutinas que mantienen la organización y el orden son esenciales para un flujo de actividades fluido y eficiente. Este método lean anima a los trabajadores a mejorar sus condiciones de trabajo y les ayuda a aprender a reducir los residuos, los tiempos de inactividad no planificados y el inventario en proceso.

Una implementación típica de las 5S daría lugar a una reducción significativa de los metros cuadrados de espacio necesarios para las operaciones existentes. También daría lugar a la organización de las herramientas y los materiales en lugares de almacenamiento etiquetados y con códigos de colores, así como a «kits» que contienen justo lo que se necesita para realizar una tarea. Las 5S proporcionan la base sobre la que pueden introducirse otros métodos lean, como el TPM, la fabricación celular, la producción justo a tiempo y Six Sigma.

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Método y enfoque de implantación

Las 5S son una metodología cíclica: clasificar, poner en orden, brillar, estandarizar, mantener el ciclo. El resultado es la mejora continua.

Los pilares de las 5S1

Ordenar. Clasificar, la primera S, se centra en la eliminación de los elementos innecesarios del lugar de trabajo que no son necesarios para las operaciones de producción actuales. Un método visual eficaz para identificar estos artículos innecesarios es el llamado «etiquetado en rojo», que consiste en evaluar la necesidad de cada artículo en un área de trabajo y tratarlo adecuadamente. Se coloca una etiqueta roja en todos los artículos que no son importantes para las operaciones o que no están en la ubicación o cantidad adecuadas. Una vez identificados los artículos con etiqueta roja, se trasladan a una zona central para su posterior eliminación, reciclaje o reasignación. Las organizaciones a menudo descubren que la clasificación les permite recuperar un valioso espacio en el suelo y eliminar cosas como herramientas rotas, chatarra y exceso de materia prima.

Brilla. Una vez eliminado el desorden que ha estado obstruyendo las áreas de trabajo y organizados los elementos restantes, el siguiente paso es limpiar a fondo el área de trabajo. Es necesario realizar un seguimiento diario de la limpieza para mantener esta mejora. Trabajar en un entorno limpio permite a los trabajadores darse cuenta de los fallos de funcionamiento de los equipos, como fugas, vibraciones, roturas y desajustes. Estas alteraciones, si no se atienden, pueden provocar fallos en los equipos y pérdidas de producción. Las organizaciones suelen establecer objetivos, asignaciones, métodos y herramientas de Shine antes de comenzar el pilar de Shine.Set In Order. Set In Order se centra en la creación de métodos de almacenamiento eficientes y eficaces para organizar los artículos de manera que sean fáciles de usar y etiquetarlos para que sean fáciles de encontrar y guardar. El orden sólo puede ponerse en práctica una vez que el primer pilar, la ordenación, haya limpiado el área de trabajo de objetos innecesarios. Las estrategias para lograr un orden eficaz incluyen pintar el suelo, colocar etiquetas y carteles para designar las ubicaciones y los métodos de almacenamiento adecuados, delimitar las áreas y ubicaciones de trabajo e instalar estanterías y armarios modulares.

Estandarizar. Una vez implantadas las tres primeras 5S, el siguiente pilar es estandarizar las mejores prácticas en el área de trabajo. Estandarizar, el método para mantener los tres primeros pilares, crea un enfoque consistente con el que se realizan las tareas y los procedimientos. Los tres pasos de este proceso consisten en asignar las responsabilidades del trabajo de las 5S (Clasificar, Ordenar, Brillar), integrar las tareas de las 5S en los deberes de trabajo habituales y comprobar el mantenimiento de las 5S. Algunas de las herramientas utilizadas en la normalización de los procedimientos 5S son: gráficos de ciclos de trabajo, indicaciones visuales (por ejemplo, señales, carteles, marcadores de visualización), programación de periodos 5S de «cinco minutos» y listas de comprobación. La segunda parte de Estandarizar es la prevención: evitar la acumulación de elementos innecesarios, evitar que los procedimientos se estropeen y evitar que el equipo y los materiales se ensucien.

Sostener. Mantener, hacer un hábito de mantener adecuadamente los procedimientos correctos, es a menudo la S más difícil de implementar y lograr. Cambiar comportamientos arraigados puede ser difícil, y la tendencia es a menudo volver al statu quo y a la zona de confort de la «vieja manera» de hacer las cosas. Sustain se centra en definir un nuevo statu quo y un nuevo estándar de organización del trabajo. Sin el pilar Sustain, los logros de los demás pilares no durarán mucho. Las herramientas para sostener las 5S incluyen señales y carteles, boletines informativos, manuales de bolsillo, revisiones del equipo y de la dirección, revisiones del rendimiento y visitas a los departamentos. Las organizaciones suelen tratar de reforzar los mensajes de las 5S en múltiples formatos hasta que se convierten en «la forma de hacer las cosas»

La disciplina adecuada mantiene el círculo de las 5S en movimiento.

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Implicaciones para el desempeño ambiental

Beneficios potenciales:

• Pintar las máquinas y el equipo de colores claros y limpiar las ventanas, a menudo hecho bajo el pilar Shine, disminuye las necesidades de energía asociadas con la iluminación.
• La pintura y la limpieza hace que sea más fácil para los trabajadores notar los derrames o fugas rápidamente, disminuyendo así la respuesta a los derrames. Esto puede reducir significativamente la generación de residuos derivados de los derrames y la limpieza.
• La eliminación de obstáculos y la señalización de las vías principales disminuye la posibilidad de que se produzcan accidentes que puedan dar lugar a derrames y a la generación de residuos peligrosos asociados (por ejemplo, material derramado, almohadillas absorbentes y materiales de limpieza).
• La limpieza regular, como parte del pilar Shine, disminuye la acumulación de recortes, virutas, suciedad y otras sustancias que pueden contaminar los procesos de producción y dar lugar a defectos. La reducción de los defectos tiene importantes beneficios para el medio ambiente (por ejemplo, se evitan los materiales, los residuos y la energía necesarios para producir la producción defectuosa; se evita la necesidad de eliminar la producción defectuosa).
• La implementación del 5S puede reducir significativamente los metros cuadrados necesarios para las operaciones mediante la organización y eliminación de los equipos y suministros no utilizados. Un menor espacio de almacenamiento disminuye la energía necesaria para calentar e iluminar el espacio.
• La organización del equipo, las piezas y los materiales para que sean fáciles de encontrar puede reducir significativamente el consumo innecesario. Es más probable que los empleados terminen un lote de productos químicos o materiales antes de abrir o pedir más, lo que hace que haya menos productos químicos o materiales que caduquen y necesiten ser desechados.
• Las indicaciones visuales de las 5S (por ejemplo, señales, carteles, marcadores, procedimientos plastificados en los puestos de trabajo) pueden utilizarse para que los empleados comprendan los procedimientos adecuados de manipulación y gestión de residuos, así como los peligros del lugar de trabajo y los procedimientos adecuados de respuesta a emergencias. Las técnicas 5S pueden utilizarse para mejorar el etiquetado de los materiales y residuos peligrosos. Además, los procedimientos medioambientales suelen estar separados de los procedimientos operativos y no son fácilmente accesibles en el puesto de trabajo. La aplicación de las 5S suele dar lugar a procedimientos laminados de fácil lectura situados en los puestos de trabajo. La integración con las señales visuales de las 5S y los procedimientos operativos puede mejorar la gestión medioambiental de los empleados.

Defectos potenciales:

• Pintar y limpiar regularmente las máquinas y equipos podría conducir a un mayor uso de pinturas y suministros de limpieza. Las pinturas y los suministros de limpieza pueden contener disolventes y/o productos químicos que pueden dar lugar a emisiones a la atmósfera o a una mayor generación de residuos.
• La eliminación de equipos y suministros innecesarios crea un aumento a corto plazo de la generación de residuos. En algunos casos, puede haber residuos sin etiquetar que podrían ser peligrosos. Si no se cuenta con la participación del personal de medio ambiente en la manipulación de los residuos, éstos podrían eliminarse de forma inadecuada o se perderían oportunidades de recuperación o reciclaje.

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Recursos útiles

Greif, M.. The Visual Factory: Building Participation Through Shared Information (Portland, Oregón: Productivity Press, 1995).

Hirano, Hiroyuki. 5 Pillars of the Visual Workplace (Portland, Oregón: Productivity Press, 1995).

Peterson, Jim, Roland Smith, Ph.D. The 5S Pocket Guide (Portland, Oregón: Productivity Press,1998).

Pojasek, Robert B. «Five Ss: Una herramienta que prepara a una organización para el cambio». Environmental Quality Management (otoño de 1999) 97-103.

Equipo de desarrollo de Productivity Press. 5S para operarios: 5 Pillars of the Visual Workplace (Portland, Oregón: Productivity Press, 1996).

Productivity Press Development Team. 5S for Safety Implementation Toolkit: Creating Safe Conditions Using the 5S System (Portland, Oregón: Productivity Press, 2000).

Productivity Press Development Team. 5S for Safety: New Eyes for the Shop Floor (Portland, Oregón: Productivity Press, 1999).

Shimbun, Nikkan Kogyo, ed. Visual Control Systems (Portland, Oregón: Productivity Press, 1995).

Tel-A-Train and the Productivity Development Team. El sistema 5S: Workplace Organizations Standardization (vídeo) (Portland, Oregón: Productivity Press, 1997).

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Footnotes

1. Equipo de desarrollo de Productivity Press, 5S para operarios: 5 Pillars of the Visual Workplace (Portland, Oregón: Productivity Press, 1996).