Si está investigando las verificaciones de antecedentes, probablemente se encontrará con la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA). Es posible que vea que las empresas de verificación dicen que cumplen con la FCRA o que lea sobre los peligros de violar las directrices de la FCRA. Usted puede pensar que esto sólo se aplica a las empresas de varios millones de dólares, pero ¿sabía usted que incluso las pequeñas empresas deben seguir las normas de la FCRA?
Sí, todas las empresas que utilizan la verificación de antecedentes laborales deben seguir las normas de la FCRA. El incumplimiento de las directrices de la FCRA puede dar lugar a demandas, sanciones civiles y penas de cárcel. Se presentaron 422 demandas en virtud de la Ley de Informes Crediticios Justos solo en febrero de 2018.
Si no quiere una demanda, entonces debe seguir las pautas de la FCRA al ejecutar las verificaciones de antecedentes. Para ello, tendrá que responder a algunas preguntas, incluyendo:
- ¿Qué es la FCRA?
- ¿Qué significa cumplir con la FCRA?
- ¿Cómo se puede cumplir con la FCRA?
Descubramos las respuestas a estas preguntas.
¿Qué es la Ley de Informes de Crédito Justos?
La Ley de Informes de Crédito Justos es un conjunto de leyes federales que protegen la información de las personas cuando se utiliza para la comprobación del crédito, la comprobación de los antecedentes de los inquilinos o el empleo. Regula cómo las empresas pueden utilizar la información de los consumidores, qué información pueden tener en cuenta y permite al consumidor revisar sus propios datos.
La FCRA se promulgó en 1970 porque las agencias de informes crediticios mantenían informes antiguos, inexactos y, a veces, fabricados sobre las personas. Los informes podían incluir cualquier cosa, desde el estado civil de una persona hasta sus hábitos de consumo de alcohol o su origen nacional. Estos informes podían ser comprados por empresas que podían negar servicios u oportunidades basándose en la información. También podían utilizarse en casos de aplicación de la ley. El individuo no tenía forma de ver su informe o de disputar la información incorrecta.
La FCRA permitió a los individuos ver su información y evitó que las agencias de informes utilizaran información falsa o sensible. Por lo tanto, la FCRA es una protección fundamental para las personas, pero ¿sólo los consumidores se benefician de la FCRA? ¿Ayuda también a las empresas?
¿A quién ayuda la FCRA?
La FCRA protege principalmente al solicitante que da su información. Les da el derecho de revisar la información, de saber quién está llevando a cabo la verificación de antecedentes, y de ser notificados si se toma una decisión adversa basada en los resultados.
Pero, la FCRA también ayuda a los negocios involucrados al requerirles que tengan una forma estándar de tratar los datos de los solicitantes. También les exige que sean transparentes en cuanto a sus prácticas de investigación de antecedentes. Esto crea un proceso de contratación justo y ayuda a encontrar al mejor candidato para el trabajo. Así que la FCRA ayuda a los empleadores, pero también requiere que sigan directrices estrictas. ¿Qué exige la FCRA a los empleadores?
¿Qué exige la FCRA a los empleadores?
La FCRA tiene requisitos estrictos para los empleadores. Estos son algunos de los requisitos que a menudo se citan en las demandas.
- Formulario de divulgación independiente. Tiene que proporcionar al solicitante de empleo un formulario de divulgación independiente que indique que está realizando una verificación de antecedentes sobre ellos.
- Formulario de consentimiento. El solicitante también tiene que dar su autorización por escrito a través de un formulario de consentimiento independiente para la investigación de antecedentes. Estos formularios requieren una redacción y un formato específicos, por lo que debe modelarlos según los formularios modelo de la FCRA. El momento de la investigación de empleo también debe cumplir con la Ley de Oportunidad Justa si es aplicable en su estado.
- Aviso de acción adversa. Si está pensando en no contratar a alguien basándose en la verificación de antecedentes, debe enviar al solicitante un aviso de acción adversa antes de tomar la decisión. A continuación, debe dar al solicitante tiempo para responder. Si el solicitante impugna la información, debe tenerlo en cuenta.
- Segundo aviso de acción adversa. Si aún así decide no contratar al solicitante después del tiempo de respuesta, necesita enviar un segundo aviso informándole de su decisión.
Y eso es justo lo que los empleadores deben hacer. La FCRA tiene requisitos para las empresas de selección también. Qué requiere la FCRA para las empresas de selección?
¿Qué requiere la FCRA para las compañías de verificación de antecedentes?
La FCRA requiere que las compañías de investigación sigan todos los estándares de la FCRA. Uno de estos estándares es asegurar que sus verificaciones de antecedentes penales y crediticios tengan la máxima precisión posible. Esto requiere que verifiquen cualquier información que encuentren. Esto significa que las compañías que dicen dar resultados «instantáneos» de verificación de antecedentes no cumplen con la FCRA.
Debido a que las demandas de la FCRA tienden a nombrar a la compañía del empleador y a la compañía de verificación de antecedentes en la demanda, más compañías de verificación de antecedentes se preocupan por seguir las normas de la FCRA. Las empresas de verificación de antecedentes de buena reputación suelen tener políticas y procedimientos de cumplimiento de la FCRA para todas sus verificaciones de antecedentes. Pero, ¿por qué es tan importante cumplir con la FCRA? ¿Qué sucede si no lo hace?
¿Qué sucede si violo la FCRA?
La violación de las normas de la FCRA puede llevar a diferentes sanciones dependiendo del tipo de violación y de cuántas veces la haya violado.
- Violación sin conocimiento. Si usted viola la FCRA sin saberlo, recibirá una sanción civil en forma de multa.
- Múltiples violaciones sin conocimiento. Cada vez que viole la FCRA, podría recibir una multa adicional de 100 dólares. Esto significa que si sus formularios violan la FCRA y varias personas los utilizan, podría recibir una multa por cada formulario utilizado.
- Violaciones intencionales. Si usted viola las directrices de la FCRA intencionalmente, obtiene una sanción civil, y el tribunal puede imponer multas adicionales dependiendo de cuánto daño se hizo al solicitante.
- Ejecutar una verificación de antecedentes sin una razón permisible. La única vez que se obtiene una pena de cárcel por violar la FCRA es si se realiza una verificación de antecedentes sin una razón permisible. Eso resulta en hasta dos años de prisión federal. Una verificación de antecedentes con fines de empleo es una razón permisible bajo la FCRA.
Ya que las penas por infringir la FCRA son tan altas, ¿cómo se pueden seguir las normas de la FCRA?
¿Cómo puedo seguir las normas de la FCRA?
La FCRA es un estatuto extremadamente técnico, por lo que puede querer que un abogado revise sus documentos y el proceso de contratación. Pero en general, así es como puede seguir las normas de la FCRA:
- Utilice los formularios correctos. La FCRA requiere una redacción y un formato específicos para sus formularios y divulgaciones. Utilice sus formularios modelo como ejemplo y haga que un abogado revise los formularios antes de entregárselos a los solicitantes.
- Informe al solicitante que está realizando una verificación de antecedentes y obtenga su consentimiento. Estos deben ser formularios independientes sin ninguna otra información en ellos.
- Entregue al solicitante una copia de los resultados. Permítales refutar cualquier información falsa.
- Si está pensando en tomar una decisión de contratación adversa, envíe al solicitante una notificación antes de decidir. Déle cinco o más días para responder o dar explicaciones.
- Si aún así decide tomar una decisión de contratación adversa, envíele un segundo aviso. Debe incluir una copia de «A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act» (Resumen de sus derechos en virtud de la Ley de Información Crediticia Justa) y el nombre de su empresa de verificación de antecedentes.
- Utilice una empresa de verificación de antecedentes que cumpla con la FCRA. Ellos deben responder a cualquier pregunta que usted tenga sobre su proceso de contratación. También deben ser capaces de educarlo sobre cómo puede cumplir con la FCRA.
En Trusted Employees, ofrecemos una amplia variedad de verificaciones de antecedentes que cumplen con la FCRA. Podemos responder a cualquier pregunta que tenga sobre nuestro proceso y ayudarle a encontrar las comprobaciones de antecedentes adecuadas para su situación única. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para saber más sobre nuestros paquetes de verificación de antecedentes.
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