La Ley de Respuesta al Coronavirus Families First (FFRCA) requiere que ciertos empleadores proporcionen a los empleados una licencia médica por razones específicas relacionadas con la pandemia de COVID-19 (hasta el 31 de diciembre de 2020). Usted quiere hacer lo correcto por sus empleados, pero ¿cómo sabe cuándo es seguro que regresen?

A medida que los estados comienzan a aliviar las órdenes de refugio en el lugar y permiten el regreso de los empleados al lugar de trabajo, es posible que necesite orientación específica para lo que podría ser el regreso de la licencia por enfermedad. Específicamente, ¿puede exigir legalmente que un empleado traiga una nota del médico antes de poder regresar al trabajo?

Responderemos a las preguntas sobre los procedimientos de regreso al trabajo después de una licencia médica relacionada con COVID-19, incluyendo la legalidad de exigir una nota del médico.

¿Es legal exigir a los empleados que han tomado una licencia debido a la COVID-19 que obtengan una nota del médico antes de su regreso al lugar de trabajo?

Según las orientaciones emitidas por la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos (EEOC), tales consultas están permitidas en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), ya que no se consideran relacionadas con la discapacidad. Según la EEOC, se pueden hacer consultas médicas (incluso relacionadas con la discapacidad) «…sólo si están relacionadas con el trabajo y son coherentes con la necesidad del negocio». Mantener un lugar de trabajo seguro se consideraría ciertamente una necesidad empresarial.

Sin embargo, es posible que los médicos y otros profesionales de la salud no puedan atender el volumen de dichas solicitudes, por lo que deben considerarse procesos de certificación alternativos. Por ejemplo, en lugar de una carta personalizada sobre la aptitud para el trabajo, puede ser conveniente una certificación por correo electrónico de que un empleado no tiene o ya no presenta un riesgo de propagación del virus.

¿Cuáles son las leyes y directrices para proteger la privacidad de los empleados con respecto a la información médica?

La ADA exige que toda la información médica relativa a los empleados se almacene por separado de los archivos de personal para disminuir el acceso a la información protegida y confidencial. Los ejemplos cubiertos de información médica incluyen cualquier declaración de los empleados en relación con la posible exposición a COVID-19 o la documentación relativa al interrogatorio de un empleado sobre el virus o sobre los posibles síntomas.

Aunque las leyes y sugerencias federales proporcionan un nivel básico de orientación, las ciudades o estados individuales pueden tener restricciones más estrictas relacionadas con la privacidad respecto a la información relacionada con la salud de un empleado. En general, debe seguir las leyes estatales y locales si proporcionan protecciones de privacidad más estrictas que las leyes federales. Pregunte a un abogado sobre las leyes de privacidad médica y de empleo de su estado y ciudad si no está seguro.

¿Qué otras medidas pueden tomarse una vez que el empleado regrese de la licencia por enfermedad?

Las prácticas de control de infecciones, como el protocolo adecuado para toser y estornudar, el lavado regular de las manos y el uso y eliminación adecuados de pañuelos de papel son aconsejables para todos los empleados. Si hace cumplir alguna directriz específica, asegúrese de hacerlo por igual entre toda la plantilla.

Durante una pandemia, puede exigir a sus empleados que lleven equipo de protección personal, como mascarillas y guantes, en un esfuerzo por reducir la transmisión de la infección. Dicho esto, si un empleado con una discapacidad requiere un ajuste razonable relacionado, como guantes que no sean de látex, el empleador debe proporcionar el ajuste, en ausencia de dificultades indebidas.

¿Dónde puedo obtener información sobre los exámenes médicos antes de contratar a un empleado, las disposiciones de la FMLA y otra información relacionada?

Para obtener información adicional sobre la exigencia de un examen médico o una nota del médico antes de contratar a un empleado, o durante el proceso de contratación, consulte Contratación durante el COVID-19 Shelter-in-Place: Mejores prácticas legales. Para obtener información específica del empleador en relación con la licencia familiar y médica (es decir, la licencia FMLA) o la licencia por enfermedad pagada, consulte las Directrices de la FMLA y las Respuestas Legales de la Licencia por Enfermedad Pagada para los Empleadores. Si tiene preguntas sobre su situación específica, pregunte a un abogado.

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