Hoy en día, el comercio confía cada vez más en las comunicaciones electrónicas para gestionar las transacciones financieras de forma eficiente y asequible. Para ello, las empresas están recurriendo a las redes de sistemas de transferencia electrónica de fondos (EFT) para iniciar y procesar los pagos a través de Internet.

¿Qué es un pago EFT?

EFT es un término general que describe una variedad de pagos electrónicos, incluidas las transferencias electrónicas y las transferencias de la cámara de compensación automatizada (ACH). Juntos, presentan una solución moderna para un problema antiguo: el envío de pagos rápidos y fiables a tiempo.

Según la Oficina del Servicio Fiscal de Estados Unidos, en el año fiscal 2018 más del 99,5% de los pagos de salarios y asignaciones de todo el gobierno se facilitaron a través de EFT. Del mismo modo, alrededor del 84% del total de los pagos de reembolsos de impuestos se emitieron mediante sistemas de EFT en los Estados Unidos.

Para millones de personas, las redes de EFT permiten el acceso a su dinero en efectivo las 24 horas del día y un medio más conveniente y eficiente para acceder a la información de sus cuentas. Sin embargo, hoy en día, la TEF está preparando a los propietarios de empresas para la economía del futuro, proporcionándoles métodos más rápidos, seguros y fiables para emitir pagos B2B.

La historia de la TEF: una introducción

La industria de las transferencias electrónicas de fondos (TEF) surgió por primera vez en la década de 1960 con la llegada del cajero automático (ATM). El cajero automático aprovechó la nueva tecnología de las telecomunicaciones para facilitar las transferencias de cuentas, los depósitos, las retiradas de efectivo, etc., utilizando una tarjeta de banda magnética y un número de identificación personal (PIN).

La llegada de las redes de cajeros automáticos introdujo las finanzas mundiales en la era de las TEF. En los años siguientes, las redes de TEF crecieron rápidamente en Estados Unidos tras una decisión del Tribunal Supremo de 1985 que confirmaba una decisión anterior del Tribunal de Apelación que consideraba que los cajeros automáticos no representaban sucursales bancarias. En consecuencia, las redes interestatales de TEF se extendieron rápidamente por todo el país.

Hasta el siglo XXI, innumerables comerciantes, proveedores, organismos públicos e incluso particulares utilizan las redes de TEF para enviar y recibir dinero. Siempre que se utilizan tarjetas de débito, depósitos bancarios directos o transferencias electrónicas para facilitar una transacción, se utiliza una red de TEF.

En otras palabras, las redes de TEF son la columna vertebral de los modernos procesos de pago B2B y de la economía entre iguales.

ACH frente a TEF

Cuando surge una discusión sobre la contabilidad de las TEF, la conversación se dirige inmediatamente hacia la red de la cámara de compensación automática (ACH). Para aquellos que se preguntan qué es una red de pagos ACH, la definición de ACH se refiere a un intercambio informatizado entre las instituciones financieras participantes, como los bancos y las empresas de servicios financieros.

No hay una diferencia clara entre ACH y EFT, sobre todo porque son, en cierto sentido, una misma cosa. Se puede considerar que las transacciones de la ACH son una subcategoría de las TEF, ya que algunos procesos de pago de las TEF se basan en la infraestructura de la ACH.

En este sentido, una transferencia de la ACH o un depósito directo de la ACH es un tipo de TEF en el que los pagos se envían a través de la red de la Cámara de Compensación Automatizada con fines de autenticación.

A primera vista, la ACH y la TEF son similares en el sentido de que ambas implican el envío de pagos por vía electrónica de un nodo de la red a otro. Sin embargo, EFT es un término más amplio que engloba varios métodos de pago, incluidas las tarjetas de débito, las tarjetas de crédito y las transacciones en los puntos de venta.

Hoy en día, todas las principales instituciones financieras de Estados Unidos, incluida JPMorgan Chase, exigen que todas las cuentas externas admitan transacciones ACH para facilitar la facturación EFT.

Está claro que ACH y EFT no se oponen entre sí. Más bien, se puede definir el pago ACH o una transferencia ACH como un mero tipo de EFT que se aprovecha en una variedad de industrias por su seguridad y bajas tarifas que, inicialmente, fueron diseñadas para reemplazar los pagos con cheques físicos.

Tipos de pagos EFT

Hay varias formas en las que se puede enviar dinero electrónicamente. A continuación se presentan algunos de los tipos más comunes de pagos EFT que se utilizan en las finanzas de las empresas.

  • Cheques electrónicos: Un cheque electrónico es, como su nombre indica, el equivalente electrónico de un cheque de papel estándar. Utilizando un número de cuenta bancaria, un número de rastreo ACH y un número de ruta, el cheque electrónico puede transmitir datos codificados para realizar depósitos EFT.
  • Cargos de débito: Un cargo de débito es un tipo de pago EFT que utiliza una tarjeta de débito física emitida por un banco o cooperativa de crédito para mover dinero de una cuenta a otra. Pueden utilizarse con un sistema de punto de venta, por teléfono o en línea.
  • Cajeros automáticos: Los cajeros automáticos son un tipo de banca EFT que permite a los titulares de cuentas bancarias acceder a sus fondos a distancia sin interactuar con un cajero físico. En un cajero automático, situado en un banco o en una estación de cajeros automáticos de marca blanca, los titulares de cuentas pueden retirar dinero en efectivo, hacer depósitos o transferir fondos.
  • Banca por ordenador personal: En la actualidad, la banca por ordenador personal representa una parte importante del volumen total de transacciones bancarias en línea. La banca por ordenador personal permite a los usuarios realizar transacciones con un PC, una tableta o un dispositivo móvil conectado a Internet.
  • Transferencias electrónicas: Un elemento básico de la red EFT, las transferencias electrónicas son un medio rápido y eficiente de enviar dinero para pagos grandes y de alto valor. Las transferencias electrónicas se utilizan a menudo para realizar pagos iniciales de activos físicos como bienes inmuebles.
  • Depósito directo: Un depósito directo es la transferencia electrónica de un pago directamente desde una cuenta (normalmente del empleador) a la cuenta del receptor (normalmente del empleado). Los depósitos directos se facilitan a través de un proveedor de servicios de depósito directo que, después de ejecutar la nómina, autoriza los depósitos en la cuenta de cada empleado.

En resumen, las transacciones de TEF, a través de sus muchas formas, conforman la industria de la banca electrónica. Cada uno de los tipos de pago de TEF mencionados anteriormente comparten un elemento común: todos están conectados a la red ACH, un sistema electrónico seguro que vincula a todos los bancos e instituciones financieras de Estados Unidos.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que no todos los tipos de transacciones de TEF tienen las mismas comisiones. Para tomar una decisión informada sobre cuál utilizar, todos los titulares de cuentas conectadas a la ACH deben comprobar los detalles de la TEF proporcionados por su institución financiera.

Puede que se sorprendan al descubrir que las tarifas de la TEF tienden a variar según la ubicación y el método de transacción.

¿Cuánto tiempo tarda en procesarse una TEF?

En un mercado global cada vez más competitivo y en rápido movimiento, la necesidad de un procesamiento de pagos fiable y eficiente es constante. En un departamento de cuentas por pagar, a menudo hay poco tiempo para dedicar a los pagos con lápiz y papel, largos tiempos de procesamiento y otros retrasos.

En cambio, los propietarios de empresas pueden aprovechar las tecnologías de TEF para pagar a los vendedores y proveedores a través de un depósito directo. A menudo nos preguntan: «¿cuánto tiempo tarda la TEF?». La respuesta, para la mayoría de los departamentos de cuentas por pagar, es segundos. Compárelo con las horas que puede llevar imprimir un cheque, meterlo en un sobre, buscar un sello y llevarlo rápidamente a la oficina de correos. Suponiendo que el cheque sea aceptado por el banco, el proceso puede tardar varios días en finalizar de principio a fin.

Conociendo esto, muchas oficinas de cuentas por pagar están migrando a soluciones EFT automatizadas para reemplazar los cheques de papel y el franqueo anticuado que provoca retrasos. En AvidXchange, ofrecemos una serie de métodos de pago de facturas de servicio completo a través de nuestro software para ayudar a llevar los sistemas de contabilidad de las empresas al siglo XXI.

¿Cómo funciona?

En lugar de seleccionar los pagos para la impresión, con una cuenta por pagar basada en EFT simplemente se selecciona para pagar. Con el clic de un botón, los propietarios de las empresas pueden activar los pagos electrónicamente. Una vez presentados, los pagos se envían al portal de la aplicación E-Payment, donde los archivos de pago se dirigen a los aprobadores antes de emitirse finalmente a los proveedores.

Desde ahí, los pagos se cargan en la cuenta del pagador a una cuenta fiduciaria segura. La cuenta del pagador se convierte entonces en un sistema de registro, que almacena y aloja todos los archivos necesarios para la conciliación.

Las ventajas de los sistemas de pago con TEF

Hay varias ventajas clave que los departamentos de contabilidad y los propietarios de empresas pueden obtener de las TEF. El primero de ellos es que una transferencia EFT es una opción económica, tanto en términos de ahorro de tiempo como de dinero. Sin embargo, los usuarios de las TEF disponen de otras muchas ventajas, entre ellas:

  • No se requiere franqueo físico
  • No se incurre en costes de cobro de cheques (ahorrando hasta 1 dólar por emisión)
  • Tiempo de procesamiento rápido y casi instantáneo
  • Totalmente encriptado con datos SSL de 128 bits
  • Fácil seguimiento

La principal ventaja reside en la superioridad del tiempo de procesamiento de EFT y ACH. A diferencia de las cuentas por pagar manuales de papel y lápiz, los pagos electrónicos son casi instantáneos y a menudo pueden enviarse de forma gratuita o por una tarifa baja comparable al precio de un sello postal. Esto hace que la TEF sea una solución inmejorable para aquellos que están atascados en sistemas de procesamiento de pagos manuales y anticuados.

Si usted es una empresa o un proveedor, entiende la frustración que suponen los retrasos en los pagos y la lentitud en el procesamiento de los mismos. Un ciclo de cuentas por pagar que se ve frenado por los retrasos en los pagos puede dar lugar a graves problemas para cualquier empresa, entre los que se incluyen:

  • Cuotas de retraso acumuladas
  • Relaciones rotas con los proveedores
  • Flujos de trabajo interrumpidos
  • Escasez de flujo de caja

Los retrasos en los pagos constituyen una de las principales causas de las malas relaciones con los proveedores y de la acumulación de deudas. Afortunadamente, el método de pago EFT sortea este problema proporcionando un medio eficiente y rentable para enviar y recibir pagos electrónicamente.

Crear una contabilidad de pagos segura y eficiente

Al aprovechar el poder de los pagos EFT, incluidas las transferencias electrónicas o ACH, las empresas pueden modernizar su experiencia de emisión de cheques. Pagar con facilidad nunca ha sido tan sencillo gracias a las tecnologías EFT seguras y automatizadas disponibles para las oficinas de cuentas por pagar orientadas al futuro.

El último software de automatización de pagos reduce el riesgo, ahorra tiempo y elimina las molestias del franqueo. No es de extrañar, pues, que tantas empresas estén haciendo el cambio y migrando a un sistema de procesamiento de pagos electrónicos para mejorar la puntualidad de sus transacciones.