Oficina de Cumplimiento y Equidad

Nuestras políticas de trabajo a distancia se han ajustado a la luz de las actuales preocupaciones de salud pública COVID-19. Se ha concedido una amplia libertad a los miembros del gabinete para ajustar la forma en que la universidad realiza las asignaciones de personal y responde a esta situación. Para la orientación actual o aprobaciones, por favor dirija las consultas a su respectivo Miembro del Gabinete a través de su supervisor.

Título: Política de trabajo a distancia
Fecha de entrada en vigor: 6 de mayo de 2016
Fecha de revisión: Primera versión
Oficina responsable: Recursos Humanos

I. Ámbito de aplicación

Esta política se aplica a William & Mary como universidad en su conjunto, incluido el Instituto de Ciencias Marinas de Virginia, (la universidad). Se aplica a todos los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial elegibles de la universidad y a la facultad en la medida prevista en la Sección IV (C) (1) a continuación.

La orientación sobre la aplicación de esta política a los empleados que están teletrabajando a partir de la fecha de vigencia de la política se proporciona en la Sección VII (B).

II. Propósito

El propósito de esta política es permitir que los empleados trabajen en lugares de trabajo alternativos durante toda o parte de su semana laboral, tal como lo requiere la Sección 2.2-2817.1 del Código de Virginia. El teletrabajo puede mejorar la productividad y el rendimiento laboral, así como promover la eficiencia administrativa (por ejemplo, reduciendo el espacio de oficina y de aparcamiento), reducir la congestión del tráfico y los costes de transporte, apoyar los planes de continuidad de las operaciones y mantener la contratación y retención de una fuerza de trabajo altamente cualificada mejorando el equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

III. Definiciones

Lugares de trabajo alternativos: lugares aprobados, distintos del lugar de trabajo central del empleado, en los que se realizan actividades oficiales de la universidad. El lugar de trabajo alternativo más común es el hogar de un empleado, sujeto a la aprobación descrita en esta Política.

Lugar de trabajo central: el lugar de trabajo de un empleador donde los empleados se encuentran normalmente. Lo más habitual es que sea el campus de Williamsburg.

Trabajo a distancia: un acuerdo de trabajo en el que el empleado entra en un acuerdo formal con la universidad para realizar sus funciones de trabajo habituales en un lugar de trabajo alternativo al menos un día por semana.

IV. Política

El trabajo a distancia es una alternativa de trabajo voluntaria que es apropiada para algunos empleados y algunos puestos, pero no para todos los empleados y todos los puestos. Ningún empleado de la universidad tiene derecho ni se le garantiza la oportunidad de trabajar a distancia. Ciertas categorías de puestos no son elegibles para el trabajo a distancia. En el caso de los puestos elegibles para el trabajo a distancia (véase la sección A más adelante), la posibilidad de que un empleado concreto pueda trabajar a distancia es una decisión que se toma caso por caso teniendo en cuenta una evaluación de la probabilidad de que el empleado tenga éxito en un acuerdo de trabajo a distancia y una evaluación de la capacidad del supervisor para gestionar a los trabajadores a distancia. los acuerdos de trabajo a distancia más comunes son para el trabajo a distancia parcial, por ejemplo el trabajo a distancia un día a la semana.

El trabajo a distancia también puede considerarse, caso por caso, como una adaptación razonable según lo dispuesto en la Política y Procedimiento de Adaptación Razonable del Empleado para los empleados cualificados con discapacidades.

Los empleados a los que se les apruebe el trabajo a distancia deberán firmar un acuerdo de trabajo a distancia con la universidad coherente con esta Política.

Todos los empleados que trabajan a distancia realizan esencialmente el mismo trabajo que harían en el lugar de trabajo central de acuerdo con sus mismas expectativas de rendimiento y otros términos acordados. Los acuerdos de trabajo a distancia pueden establecerse para un período de larga o corta duración.

La clasificación, compensación y beneficios de un empleado no cambiarán si el empleado es aprobado para trabajar a distancia.

La universidad puede establecer el trabajo a distancia como condición de empleo, basándose en las necesidades empresariales de la universidad. En tales casos, este requisito deberá incluirse cuando se anuncie el puesto y en la correspondencia de oferta de empleo.

A. Puestos y empleados elegibles

Los supervisores, en consulta con la Oficina de Recursos Humanos, analizarán la naturaleza de un puesto y cómo se realiza el trabajo y determinarán qué puestos son apropiados para designar o aprobar el trabajo a distancia. Hay que tener en cuenta varios factores para determinar la viabilidad del trabajo a distancia, incluida la capacidad de la universidad para supervisar adecuadamente al empleado y si alguna de las funciones requiere el uso de ciertos equipos o herramientas que no pueden reproducirse en casa. Otras consideraciones críticas incluyen si

• es necesaria la interacción cara a cara y la coordinación del trabajo con otros empleados;
• es necesaria la interacción en persona con colegas, clientes o consumidores externos;
• el puesto en cuestión requiere que el empleado tenga acceso inmediato a documentos u otra información ubicada sólo en el lugar de trabajo;
• el lugar de trabajo alternativo se encuentra en la Commonwealth de Virginia;
• el acuerdo de trabajo a distancia afectará a la calidad del servicio o a las operaciones de la universidad, o aumentará la carga de trabajo de otros empleados;
• el puesto puede estructurarse para ser desempeñado de forma independiente de otros con una necesidad mínima de apoyo y poca interacción cara a cara; y
• el rendimiento puede medirse por estándares cuantitativos o cualitativos orientados a los resultados, no por el tiempo dedicado a realizar el trabajo.

Típicamente, el hecho de que un puesto sea designado como apto para el trabajo a distancia indica que es factible el trabajo a distancia parcial y no a tiempo completo. La Oficina de Recursos Humanos, en consulta con los departamentos, también identificará amplias categorías de puestos que no son elegibles para el trabajo a distancia, incluyendo, pero sin limitarse, a los puestos de servicio directo y específicos de un lugar, como los oficiales de policía, los trabajadores de los jardines, el personal de apoyo de los aparcamientos, los trabajadores de los oficios de las instalaciones, incluyendo fontaneros, electricistas, y técnicos de HVAC, trabajadores de limpieza (conserjería), personal de salud estudiantil, personal de residencia, entrenadores, puestos de apoyo y operaciones deportivas, puestos de recepcionista, asistentes de recepción, personal de circulación y apoyo de la biblioteca, bibliotecarios de referencia e investigación, puestos de apoyo directo de TI, personal de operaciones de buques en VIMS, y personal de medio ambiente, salud y seguridad. Esta lista de puestos no es exclusiva, y la Oficina de Recursos Humanos se reserva el derecho de identificar otros puestos que no son elegibles para el teletrabajo.

Si un empleado en un puesto elegible solicita la aprobación para trabajar a distancia, el supervisor, en consulta con la Oficina de Recursos Humanos, determinará si el empleado es elegible. Por lo general, deben cumplirse las siguientes condiciones para aprobar el teletrabajo de un empleado:

• El empleado ha estado en el puesto durante al menos doce meses;
• El empleado no tiene acciones disciplinarias formales activas en el archivo para el período de revisión actual o inmediatamente anterior;
• El empleado tiene una capacidad demostrada para trabajar productivamente por su cuenta y es auto-motivado y flexible; y
• El empleado recibió al menos una evaluación satisfactoria en el ciclo de evaluación anterior.

Los supervisores deben asegurarse de que las decisiones de teletrabajo se toman por razones apropiadas y no discriminatorias.

B. Expectativas y condiciones generales

1. Cumplimiento de las políticas. Los empleados deben aceptar cumplir con las normas, políticas, prácticas e instrucciones de la universidad y entender que la violación de las mismas puede dar lugar a la terminación del acuerdo de trabajo a distancia y/o a una acción disciplinaria, que puede incluir el despido. Los empleados que trabajen a distancia estarán sujetos a las mismas políticas que los demás empleados, incluidas las relativas a la seguridad de la información y la protección de datos; véase el punto 7 más abajo.
2. Horas de trabajo. El número total de horas que se espera que los empleados que trabajan a distancia trabajen no cambiará, independientemente del lugar de trabajo. La universidad también espera el mismo nivel de productividad de los empleados que trabajan a distancia que se espera de los empleados en el lugar de trabajo central. Los empleados que trabajan a distancia y que no están exentos de los requisitos de horas extraordinarias de la Ley de Normas Laborales Justas deberán registrar todas las horas trabajadas de la manera que designe la universidad. Las horas trabajadas que superen las especificadas en el acuerdo de teletrabajo requerirán la aprobación previa del supervisor.
   El teletrabajo no pretende sustituir el cuidado de niños o adultos. Si los niños o adultos que necesitan atención primaria se encuentran en el lugar de trabajo alternativo durante las horas de trabajo de los empleados, otra persona debe estar presente para proporcionar la atención.
   Los supervisores pueden requerir a los empleados que se presenten en un lugar de trabajo central según sea necesario para reuniones relacionadas con el trabajo u otros eventos o pueden reunirse con el empleado en el lugar de trabajo alternativo según sea necesario para discutir el progreso del trabajo u otras cuestiones relacionadas con el trabajo.
3. Uso de la licencia. Los empleados no pueden utilizar el trabajo a distancia en lugar de la licencia por enfermedad, la licencia familiar y médica, la licencia utilizada en el marco del Programa de Enfermedad e Incapacidad de Virginia, la licencia por compensación de los trabajadores u otros tipos de licencia.
   Sin embargo, la universidad puede determinar si es apropiado o no ofrecer el trabajo a distancia como una oportunidad para el regreso parcial o total al trabajo sobre la base de las políticas de regreso al trabajo de la universidad después de una lesión o enfermedad y los criterios normalmente aplicados a las decisiones relativas a la aprobación del trabajo a distancia.
4. Responsabilidad. La universidad no asume ninguna responsabilidad por las lesiones que se produzcan en el lugar de trabajo alternativo del empleado fuera del horario de trabajo acordado o por las lesiones que se produzcan durante el horario de trabajo pero que no surjan de y en el curso del empleo. La universidad tampoco asume ninguna responsabilidad por los daños a la propiedad real o personal del empleado que resulten de la participación en el programa de trabajo a distancia.
   La cobertura de la compensación de los trabajadores se limita a las áreas de trabajo designadas en los hogares de los empleados o en los lugares de trabajo alternativos. Los empleados se comprometen a practicar los mismos hábitos de seguridad que utilizarían en la universidad y a mantener condiciones seguras en sus lugares de trabajo alternativos. Los empleados deben seguir los procedimientos normales para reportar enfermedades o lesiones.
5. Equipo y materiales. Normalmente, la universidad proporcionará el equipo y los materiales que necesiten los empleados para desempeñar eficazmente sus funciones; sin embargo, la universidad no duplicará los recursos entre el lugar de trabajo central y el lugar de trabajo alternativo.
   Los empleados de trabajo remoto pueden utilizar el equipo de propiedad de la universidad sólo para fines universitarios legítimos. Los empleados que trabajan a distancia son responsables de proteger los equipos de propiedad de la universidad contra robos, daños y usos no autorizados. La universidad mantendrá, revisará y reparará los equipos de propiedad de la universidad que se utilicen en el curso normal del trabajo. La universidad estipulará quién es responsable de transportar e instalar el equipo, y de devolverlo al lugar de trabajo central para su reparación o servicio. El acuerdo de trabajo a distancia también puede permitir a los empleados utilizar su propio equipo, siempre que el uso de dicho equipo haya sido aprobado por el Director de Información o la persona designada.
   Cuando se autorice a los empleados a utilizar su propio equipo, la universidad no será responsable del coste, la reparación o el servicio del equipo personal del empleado, a menos que se acuerde expresamente lo contrario por adelantado en el acuerdo de trabajo a distancia.
6. Costes del trabajo a distancia. La universidad no está obligada a asumir la responsabilidad de los costos de operación, mantenimiento del hogar u otros costos incurridos por los empleados en el uso de sus hogares como lugares de trabajo alternativos a distancia.
   La universidad puede utilizar los fondos asignados para los costes del trabajo a distancia si existe una necesidad empresarial y la financiación lo permite para: la instalación y el servicio telefónico básico en el lugar de trabajo alternativo del empleado; teléfonos móviles o asistentes digitales personales (PDA) para uso empresarial; el reembolso a los empleados de las llamadas de larga distancia relacionadas con el trabajo realizadas desde sus teléfonos personales si no se proporcionan teléfonos móviles o PDA; o el acceso a Internet y servicios relacionados.

Información de la universidad. Los empleados deben salvaguardar la información de la universidad que utilicen o a la que accedan mientras trabajan a distancia, de acuerdo con la política de clasificación y protección de datos de W&M, la política de uso aceptable y otras políticas de tecnología de la información aplicables.
La universidad debe conceder permiso de acuerdo con los procedimientos de la universidad para que los empleados trabajen con información o material de acceso restringido, según la definición de la universidad, en lugares de trabajo alternativos. Los empleados que trabajen a distancia deben aceptar seguir los procedimientos de seguridad aprobados por la universidad para garantizar la confidencialidad y la seguridad de los datos.

7. Formación para gerentes y supervisores. La universidad fomenta el uso exitoso y apropiado del trabajo a distancia dentro de la universidad, proporcionando formación a los supervisores y gerentes en la gestión eficaz de los empleados de trabajo a distancia. La universidad ha proporcionado orientación sobre la gestión de las expectativas de rendimiento de los empleados.

C. Acuerdo de trabajo a distancia

El trabajo a distancia debe documentarse como aprobado a través de un acuerdo de trabajo a distancia. El acuerdo de trabajo a distancia establece las condiciones específicas que se aplican a los empleados que trabajan en lugares alternativos. El acuerdo de trabajo a distancia debe ser aprobado por el jefe de la unidad, el supervisor del empleado y la Oficina de Recursos Humanos. El formulario del acuerdo es accesible en línea en http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

Un acuerdo de duración normalmente será de un año, con un plazo renovable, pero se puede hacer un acuerdo por un plazo más corto. La renovación no está garantizada; el acuerdo de trabajo a distancia, el rendimiento del empleado y otras circunstancias serán considerados por el supervisor para determinar si se renueva el acuerdo.

1. Excepciones al requisito de acuerdo de trabajo a distancia. Es una práctica aceptada que el profesorado docente e investigador realice su trabajo con horarios variados en el campus y en lugares alternativos. Normalmente, no se requerirá un acuerdo formal de trabajo a distancia para el profesorado a menos que la asignación normal de trabajo sea constantemente en un lugar alternativo (es decir, no la oficina estándar asignada).
   En ocasiones, un departamento también puede determinar que los empleados pueden necesitar trabajar en lugares de trabajo alternativos durante un corto período de tiempo para adaptarse a circunstancias inusuales, tales como un breve cierre de la oficina para renovaciones o reubicación. En tales casos, no es necesario el acuerdo formal de teletrabajo, pero debe documentarse para los archivos del departamento mediante un memorando o un correo electrónico, especificando las expectativas de trabajo y su duración.
2. Modificación o terminación del acuerdo de teletrabajo. El supervisor, en consulta con Recursos Humanos, puede modificar o rescindir el acuerdo de trabajo a distancia de forma anticipada (antes de que finalice el plazo especificado) por problemas de rendimiento, cambios en las necesidades operativas o cualquier otra razón no discriminatoria. El empleado también puede rescindir el acuerdo de trabajo a distancia en cualquier momento, a menos que sea una condición de empleo. Cualquier rescisión se hará normalmente con un aviso previo de al menos dos semanas.

VI. Aplicación; Quejas, Reclamaciones o Apelaciones

Se anima a un empleado que no esté de acuerdo con la denegación de una solicitud de teletrabajo o con cualquier otra acción relacionada con esta política a que discuta su preocupación con su supervisor. Si la discusión con el supervisor no resuelve el problema, el empleado puede solicitar una revisión informal de la decisión de teletrabajo por parte de la Oficina de Recursos Humanos. Las decisiones sobre el trabajo a distancia también pueden ser objeto de reclamación en el marco de los procesos de queja/reclamación existentes.

VII. Autoridad y modificación; aplicación

A. Autoridad y modificación. Esta política ha sido aprobada por el Presidente, de acuerdo con la Sección 2.2-2817.1 del Código de Virginia. El Presidente ha delegado en el Director de Recursos Humanos la autoridad para realizar revisiones o enmiendas menores o técnicas a esta política.

B. Aplicación.

• Determinación de la elegibilidad del puesto. Los supervisores deben comenzar a identificar los puestos como elegibles o no elegibles para el trabajo a distancia a partir de la publicación de esta política, con referencia a la lista de puestos no elegibles proporcionada por Recursos Humanos y de acuerdo con la Sección IV(A) de esta Política.
• Acuerdos de trabajo a distancia preexistentes. En el caso de cualquier empleado que trabaje a distancia a partir de la fecha de entrada en vigor de esta política o con anterioridad, el supervisor consultará con Recursos Humanos para determinar el enfoque adecuado teniendo en cuenta las características específicas del acuerdo. En el caso de un empleado con un acuerdo de trabajo a distancia existente y documentado con una duración de un año, normalmente el acuerdo se revisará en virtud de esta Política poco antes de la expiración del plazo para que se pueda firmar un acuerdo actualizado, si procede.

VIII. Políticas, procedimientos y documentos relacionados

Acuerdo de trabajo a distancia &Lista de comprobación de seguridad
Política de teletrabajo del Departamento de Gestión de Recursos Humanos de Virginia, Política 1.61 (política a nivel estatal que establece el marco para el teletrabajo, que se definirá con más detalle en las políticas específicas de la institución)
Política de normas de conducta del Departamento de Gestión de Recursos Humanos de Virginia, Política 1.60 (aplicable a los empleados clasificados y operativos; establece las expectativas de conducta y el procedimiento para la disciplina progresiva)
Política del Departamento de Gestión de Recursos Humanos de Virginia sobre las horas de trabajo, Política 1.25
Planificación del rendimiento &Política de evaluación para los empleados operativos
Política del Departamento de Gestión de Recursos Humanos de Virginia sobre la planificación del rendimiento &Evaluación, Política 1.40 (para empleados clasificados)
Política de Planificación y Evaluación del Desempeño para Profesionales y Profesores Profesionales (para orientación sobre la gestión del desempeño de los empleados profesionales que trabajan a distancia)
Política y Procedimiento de Acomodación Razonable de los Empleados (para que los empleados calificados con una discapacidad soliciten el trabajo a distancia como una acomodación)
Guía para la Gestión de las Expectativas de Desempeño de los Empleados