Nueva ley de Illinois sobre verificación de antecedentes de solicitantes
Por: Maryjo F. Pirages Reynolds
El 19 de julio de 2014, el gobernador Quinn firmó la Ley de Oportunidades de Trabajo para Solicitantes Calificados. Ver, P.A. 098-0774, disponible en http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. La nueva ley se ha denominado legislación «Ban the Box» porque prohíbe el uso de preguntas sobre condenas penales en las solicitudes de empleo. La nueva ley también prohíbe el uso de otros métodos previos a la entrevista para descartar a los solicitantes con condenas penales.
La ley entra en vigor el 1 de enero de 2015. Su requisito principal es que:
«Un empleador o agencia de empleo no puede preguntar sobre o en, considerar, o requerir la divulgación de los antecedentes penales o antecedentes penales de un solicitante hasta que se haya determinado que el solicitante está calificado para el puesto y se le haya notificado que el solicitante ha sido seleccionado para una entrevista por el empleador o la agencia de empleo o, si no hay una entrevista, hasta después de una oferta condicional de empleo se hace al solicitante por el empleador o la agencia de empleo.»
En otras palabras, un empleador no puede indagar sobre los antecedentes penales en el formulario de solicitud, y los empleadores no pueden solicitar o utilizar información sobre antecedentes penales antes de decidir si entrevistar a un solicitante. Esto es similar a la prohibición de preguntar sobre las discapacidades antes de hacer una oferta de trabajo – la idea es hacer evidente a un solicitante que una condena ha jugado un papel en la decisión de entrevistar o contratar.
La ley se aplicará a todos los empleadores en Illinois con 15 o más empleados en el año calendario actual o anterior. Las agencias de empleo también están cubiertas, por lo que los empleadores no pueden utilizar dichas agencias para investigar los antecedentes penales de los solicitantes.
La ley establece tres excepciones: los puestos en los que los empleadores están obligados a excluir del empleo a los solicitantes con determinadas condenas penales en virtud de la legislación estatal o federal; los puestos en los que se exige una fianza de fidelidad estándar o un equivalente de la misma y la condena de un solicitante por uno o más delitos penales especificados lo descalificaría para obtener dicha fianza (en cuyo caso, el empleador podría incluir una pregunta o indagar si un solicitante ha sido condenado por esos delitos); y, los puestos en los que se emplean personas con licencia en virtud de la Ley de Sistemas de Servicios Médicos de Emergencia. Por ejemplo, en virtud de estas excepciones, los empleadores que se rigen por la Ley de comprobación de antecedentes de los trabajadores del sector sanitario de Illinois podrían acogerse a una excepción de la misma). En particular, las excepciones son limitadas.
¿Qué significa esto para usted como empleador? Los empleadores deben eliminar cualquier pregunta relacionada con los antecedentes penales de sus solicitudes y deben esperar a iniciar una comprobación de antecedentes penales hasta que se determine que un solicitante está cualificado para el trabajo y se le haya cursado una invitación para una entrevista. En particular, los empleadores pueden hacer una investigación de antecedentes penales al notificar a un solicitante que ha sido seleccionado para una entrevista. La ley también parece permitir a un empleador condicionar una entrevista a la recepción de una respuesta a la investigación de antecedentes penales, y permitir a un empleador aconsejar a un solicitante que no será entrevistado si la respuesta revela un delito descalificante. Los empleadores deben actualizar todas las políticas de verificación de antecedentes y/o las disposiciones del manual. Los empleadores también deben considerar la posibilidad de preparar una política y/o un formulario para informar a los solicitantes de las políticas de verificación de antecedentes, en particular para los casos en que un solicitante no es contratado debido a su verificación de antecedentes.
Las políticas de antecedentes penales también deben ser revisadas para asegurar que no exponen a un empleador a reclamaciones de discriminación por «impacto dispar». La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo recomienda la adopción de una política de «selección selectiva». Esta política permite a los empleadores determinar los delitos que generalmente descalifican a los solicitantes de empleo, pero luego ofrece a los solicitantes descalificados la oportunidad de una evaluación individual. Una evaluación individualizada requiere que el empleador considere la naturaleza del delito, la naturaleza del trabajo y el tiempo transcurrido, para determinar si la eliminación del solicitante de la consideración para el puesto está relacionada con el trabajo y es coherente con una necesidad empresarial. Aquí hay un enlace a las orientaciones de la EEOC sobre la comprobación de los antecedentes penales: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
En general, se anima a los empleadores a revisar sus manuales y políticas de empleo existentes y a consultar con un asesor legal para garantizar el cumplimiento de la nueva ley de Illinois. Por último, la aprobación de esta ley es un recordatorio amistoso de que los empleadores también deben garantizar el cumplimiento de la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA) cuando utilizan proveedores externos para realizar verificaciones de antecedentes.
Si su empresa determina que sería beneficioso realizar una verificación de antecedentes de los solicitantes y/o empleados, póngase en contacto con nuestra oficina para obtener ayuda. La FCRA contiene numerosos y complejos requisitos en cuanto a la notificación y documentación necesaria para que los empleadores obtengan y utilicen las verificaciones de antecedentes. Nuestro bufete puede ayudar a suministrarle los formularios y divulgaciones necesarios. Además, podemos asesorarle sobre qué tipo de informe del consumidor (investigativo o no investigativo) sería más beneficioso y aconsejarle sobre las limitaciones y matices de la FCRA para ciertos empleadores.
El incumplimiento de la FCRA podría dar lugar a que un empleador sea legalmente responsable de los daños causados a un posible o actual empleado o a una agencia de informes del consumidor, en cuyo caso el empleador sería responsable de los daños y posiblemente de los honorarios de los abogados resultantes del incumplimiento. Además, una agencia administrativa o una ley estatal podrían imponer multas adicionales. Por lo tanto, los empleadores deben proceder con cautela y consultar con un asesor legal al tratar de obtener y utilizar las verificaciones de antecedentes.
Por favor, póngase en contacto con nosotros con cualquier pregunta en cuanto a la FCRA o la nueva ley.
Maryjo Pirages es una abogada asociada del bufete y miembro de los grupos de Derecho Laboral, Fideicomisos y Empresas. Maryjo asesora y representa a los empleadores en una serie de asuntos laborales, incluyendo el cumplimiento de la normativa legal y administrativa, los contratos y los manuales y políticas de los empleados. El objetivo de Maryjo es trabajar mano a mano con los empleadores para que puedan implementar proactivamente y mantenerse al día con sus políticas con el fin de limitar su responsabilidad y exposición. Además, asiste a individuos y familias en la planificación y administración de su patrimonio.
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