La multitarea no es lo que crees. En realidad, sólo estás cambiando de una tarea a otra muy rápidamente, según el doctor Guy Winch, autor de Emotional First Aid.
Nuestros cerebros sólo tienen una cierta cantidad de atención y productividad para delegar a la vez. El Dr. Winch se refiere a la imagen de un gráfico de tarta, señalando que las tareas que realizamos ocupan la mayor parte de la tarta.
TiVo ha publicado recientemente un nuevo estudio en el que se constata que el 78 por ciento de las personas realizan una «multitarea» mientras ven la televisión utilizando sus teléfonos inteligentes y el 72 por ciento utiliza sus ordenadores portátiles. A medida que la multitarea se convierte en una norma, incluso en nuestro «tiempo de inactividad» en casa, probablemente seguiremos dándole poca importancia.
Parece que todos los días una nueva empresa está desarrollando herramientas que nos permiten hacer más cosas de forma más rápida y simultánea con otras tareas. Nos lo creemos porque pensamos que nos ahorrará tiempo, una moneda muy preciada en estos tiempos.
¿Pero qué pasaría si la multitarea te frenara en realidad? ¿Y si supiera que está acabando con su productividad, perjudicando a sus mejores trabajadores y, en última instancia, arruinando su negocio?
La multitarea y el rendimiento laboral
La multitarea altera físicamente la estructura del cerebro. Una nueva investigación de la Universidad de Sussex demuestra que las personas que realizan varias tareas al mismo tiempo utilizando varios dispositivos multimedia tienen una menor densidad de materia gris en una región concreta del cerebro que las que se limitan a utilizar un solo dispositivo ocasionalmente.
Por supuesto, aquí se da un ligero caso del huevo y la gallina, lo que nos lleva a preguntarnos qué fue primero. Los científicos señalaron la necesidad de realizar otro estudio para determinar si aquellos con falta de materia gris los hace propensos a la multitarea o si es, de hecho, lo contrario.
Aquí hay algunas razones por las que la multitarea tiene un impacto negativo en el rendimiento laboral y lo que puedes hacer para ayudar a darle la vuelta:
1. El cambio de tareas implica una baja productividad.
Un estudio de Realization muestra que la multitarea puede suponer una pérdida de productividad de hasta el 40 por ciento. En ausencia de multitarea, se produjo un aumento medio del 59,8 por ciento en el número de proyectos completados y una reducción del 35,5 por ciento en el tiempo que se tardaba en completar un proyecto.
Trate de no asignar demasiados proyectos a la vez -o si lo hace, proporcione una lista de prioridades y plazos- ayudando a sus empleados a entender el orden en el que pueden trabajar en los elementos de uno en uno. Trabaje con los empleados para enseñarles a priorizar las tareas emergentes y las peticiones de otras personas que puedan distraerles en el camino.
2. Poca atención ante las distracciones.
El estudio de Realization también descubrió que las personas con un alto nivel de multitarea son más susceptibles de distraerse con estímulos irrelevantes en el trabajo. Esto conduce a una mala regulación de los hábitos de trabajo, lo que inhibe la productividad.
Nuestros periodos de atención se están reduciendo, según las investigaciones. Es difícil determinar si nuestras herramientas se están desarrollando para atender esto o si nuestras mentes se están adaptando a las nuevas comodidades.
Independientemente, las distracciones son inevitables, por lo que debemos aprender a utilizarlas para nuestra ventaja creativa.
Diseñe su lugar de trabajo tanto para las personas que realizan una sola tarea como para las que realizan muchas tareas multimedia. Proporcione zonas de oficina tranquilas, así como zonas de trabajo comunes en las que los empleados tengan libertad para trabajar en un entorno con música y otras cosas que puedan motivarles.
3. Depresión y ansiedad.
Una investigación de la Universidad de Sussex también descubrió que la multitarea puede causar enfermedades emocionales como la depresión y la ansiedad. El estudio encontró una densidad de materia gris mucho menor en la corteza cingulada anterior o ACC entre los participantes que utilizaban una mayor cantidad de dispositivos multimedia simultáneamente. Las personas con niveles más bajos de materia gris en el CAC muestran debilidad en el control cognitivo y la regulación emocional, lo que las hace más propensas a la depresión.
Nada paraliza una empresa como la depresión laboral. De hecho, la depresión cuesta a los empresarios estadounidenses 23.000 millones de dólares en pérdidas de productividad al año. Los empleados con depresión pierden una media de 8,7 días de trabajo al año porque no se sienten bien, en comparación con los que nunca han sido diagnosticados de depresión que sólo pierden 4,6 días. En este caso, la multitarea excesiva no ayuda a nadie si se traduce en absentismo laboral.
Puede reducir la posibilidad de que sus empleados experimenten depresión y ansiedad en el lugar de trabajo combatiendo algunas de las otras causas, como el estrés debido al exceso de trabajo.
Pregunte a los empleados qué les causa estrés y haga todo lo posible para ayudar a proporcionarles las herramientas para aliviarlo. Ofrezca consejos para ayudarles a priorizar su carga de trabajo, como dividir los proyectos grandes en tareas más pequeñas. O tal vez haya una oportunidad para una mayor colaboración en equipo en los proyectos para dividir y conquistar las tareas necesarias.
¿Podemos revertir el daño?
La Universidad de Sussex puede haber encontrado la clave para revertir los efectos físicos de la multitarea en el cerebro. Su estudio demostró que tipos específicos de entrenamiento, como aprender a hacer malabares o memorizar un mapa, aumentan la materia gris en el cerebro.
¿Quién dijo que los malabares eran sólo para el circo? Dedica 15 minutos al día a fomentar una actividad saludable como ésta en la oficina cada día. Coloca aros de hula y cuerdas para saltar en la sala de descanso. Anime a dar un paseo matutino por el edificio.
Planifique regularmente búsquedas del tesoro en la oficina con actividades relacionadas con la empresa para ayudar a construir su equipo y proporcionar un descanso de la norma. Incluya un mapa para ayudar a activar la materia gris. Si puede, hágalo al aire libre. Salir al exterior durante un rato restablece las neuronas del cerebro, según demuestran las investigaciones, debido al entorno físico rico en texto.
Se dará cuenta de que sus empleados hacen más cosas cuando se centran en tareas individuales y tienen la posibilidad de hacer descansos para refrescar sus mentes. Sí, queremos hacer más cosas más rápido, y aunque la tecnología aparentemente lo permite, hemos descubierto que no funciona. De hecho, está matando su productividad y su negocio. Tenga en cuenta las necesidades de sus empleados y podrán trabajar juntos para dejar de hacer varias cosas a la vez y lograr más.
¿De qué manera ha experimentado un gran revés o una pérdida de productividad debido a la multitarea?
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