Como representante de ventas de una pequeña empresa, pasa mucho tiempo trabajando en Outlook. Pero si crees que su única función en tu jornada laboral es permitirte enviar correos electrónicos a los clientes, ¡te estás perdiendo algo! Eso es porque puede integrar sus programas de software favoritos mediante el uso de complementos de Outlook, que están disponibles a través del mercado de Microsoft AppSource.

Estas integraciones pueden ayudarle a trabajar de forma más productiva en su bandeja de entrada facilitando el envío de documentos, la redacción de correos electrónicos persuasivos y mucho más. Para ayudarle a filtrar la selección, hemos compilado una lista de seis grandes complementos de Outlook para ayudar a los representantes de ventas a servir mejor a sus clientes.

iPlanner Pro Office 365

La idea detrás del complemento iPlanner Pro Office 365 es darle un planificador dentro de Outlook. Este complemento te permite crear tareas y citas, hacer un seguimiento de los proyectos y realizar una lluvia de ideas. El planificador también se integra con otros servicios de Office 365 como Grupos y Microsoft Teams, lo que facilita la comunicación con los compañeros, la organización del trabajo en equipo y la coordinación de eventos. Cuando todo tu equipo está en la misma página, es más fácil para todos proporcionar un servicio al cliente sin fisuras.

Método:CRM

Uno de los mayores retos para una empresa de cualquier tamaño es proporcionar un servicio al cliente estelar incluso cuando las cosas se complican. El software de CRM le ayuda a superar esta barrera proporcionando una visión de 360 grados de cada cliente potencial y de cada cliente, para que siempre sepa lo que necesita.

El complemento de Outlook de Method:CRM aporta esta visibilidad directamente a su bandeja de entrada. Al abrir un correo electrónico, puede actualizar la información de contacto, consultar interacciones anteriores y ver las transacciones sincronizadas desde QuickBooks, todo ello sin tener que cambiar de programa. El complemento también puede personalizarse para adaptarse a los flujos de trabajo exclusivos de tu empresa. Si ya es usuario de Method:CRM, este complemento es imprescindible para su kit de herramientas de atención al cliente.

DocSend

Cada día envía un correo electrónico tras otro con documentos importantes. Como es lógico, puede resultar difícil hacer un seguimiento de todo, especialmente cuando varias personas acceden a estos documentos. Ahí es donde entra en juego el complemento de Outlook DocSend.

En lugar de adjuntar manualmente los archivos a sus mensajes, el envío de enlaces DocSend le permite hacer un seguimiento de quién ha leído sus documentos y cuándo. También puede actualizar sus documentos en cualquier momento, y tener la seguridad de que los destinatarios siempre verán la versión más actualizada: ¡se acabó el desorden causado por el envío del mismo documento una y otra vez! Con el complemento DocSend, es más fácil para usted, su equipo y sus clientes permanecer en la misma página.

Plantillas de correo electrónico de WittyParrot

¿Cuántas veces se ha sentado a escribir un correo electrónico, sólo para luchar con la redacción? Este es un problema común para los representantes de ventas. Cuando envías correos electrónicos de seguimiento a diferentes tipos de compradores, tu voz tiene que cambiar. El correo electrónico que enviarías a un profesional de mediana edad es probablemente diferente al que enviarías a un millennial.

Si tu empresa tiene una base de clientes diversa, el complemento WittyParrot Email Templates es una gran solución. En primer lugar, se utiliza la plataforma WittyParrot para pre-construir bloques modulares y reutilizables de contenido de correo electrónico. A continuación, utiliza el complemento de Outlook para encontrar e insertar rápidamente fragmentos de contenido relevantes en su mensaje. Esta herramienta simplifica a los atareados representantes de ventas la tarea de asegurarse de que sus mensajes se adaptan siempre de forma adecuada a las audiencias a las que van dirigidos.

Inteligencia emocional de RiteTone

Una de las mejores formas de fidelizar a sus clientes es evocar una conexión emocional. Sin embargo, debes asegurarte de que la emoción que estás creando en tu audiencia es positiva.

Al igual que WittyParrot, el complemento RiteTone Emotional Intelligence es otro recurso para mejorar el contenido de tus mensajes de correo electrónico. A medida que redactas un correo electrónico, la herramienta utiliza un análisis lingüístico para proporcionar información sobre tu tono emocional y tu estilo de lenguaje. Con esta orientación, podrás escribir correos electrónicos más eficaces que conecten con los clientes de la forma que deseas.

Evernote

Si estás acostumbrado a llevar un registro digital de tus notas, el complemento de Evernote es una opción natural. Este complemento lleva Evernote a tu bandeja de entrada de Outlook, ayudándote a mantener organizados tus proyectos y comunicaciones. Los correos electrónicos pueden guardarse en libretas, mientras que las notas y los fragmentos de documentos pueden adjuntarse a los correos electrónicos salientes.

Como ventaja, el complemento de Evernote para Equipos combina la potencia de Evernote con las ventajas de Microsoft Teams. Ver el contenido de Evernote junto a tu chat de equipo ayuda a todos a entender el contexto de la conversación. Como resultado, puede colaborar de manera más eficiente y proporcionar un mejor servicio a sus clientes potenciales y clientes.

Elegir los complementos de Outlook adecuados

Al decidir sobre los complementos de Outlook para su equipo de ventas, comience por considerar sus necesidades. ¿Cuáles de sus procesos actuales son ineficientes o difíciles? Qué cree que falta en su comunicación por correo electrónico con los clientes? Una vez que tenga las respuestas a estas preguntas, empiece a identificar los complementos que resolverán esos puntos conflictivos. Sin embargo, tenga en cuenta que menos es más. Los complementos de Outlook están pensados para aumentar su productividad, así que céntrese en los que necesita y omita los que no aporten valor a su proceso de ventas.