ALQUILERES Y ARRENDAMIENTOS DE COPIADORAS | 4 MIN READ

¿No hay ninguna diferencia entre el alquiler y el arrendamiento de una copiadora, verdad?

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Como distribuidor de copiadoras en el área de Atlanta que lleva más de cinco décadas, a menudo nos encontramos explicando las diferencias entre alquileres y arrendamientos.

Aunque la terminología puede ser un poco confusa, los alquileres de copiadoras y los arrendamientos de copiadoras no son lo mismo. En este blog se explicarán las sutiles diferencias entre ambos, y el hecho de entender bien esas diferencias le ayudará a encontrar lo que busca cuando recurra a los motores de búsqueda de información y, finalmente, a hablar con un distribuidor de fotocopiadoras.

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¿Qué es el alquiler de una copiadora?

El alquiler de una copiadora es muy parecido al alquiler de un coche. Cuando usted se pone en contacto con un distribuidor para alquilar una copiadora, se le cobra una cuota que dura el período de tiempo que usted utiliza la máquina. Al igual que el alquiler de un coche, no se trata de un alquiler a largo plazo.

La tarifa puede ser mensual, de coste por clic o una combinación de ambas. No es de extrañar que al final de su contrato de alquiler no sea propietario de su(s) máquina(s).

Las organizaciones que deciden optar por el alquiler de copiadoras lo hacen principalmente porque necesitan una copiadora fuera de sus instalaciones o lejos de su sede y sólo la necesitan durante un corto período de tiempo. En este caso, sería prohibitivo o demasiado engorroso firmar un contrato de alquiler o la compra directa de una copiadora para sus necesidades a corto plazo.

¿Qué es un contrato de alquiler de copiadoras?

Los contratos de alquiler de copiadoras son similares a los contratos de alquiler de coches, pero no son idénticos.

Cuando una empresa desea ser (más o menos) propietaria de su equipo de copiadoras, firma un contrato de alquiler de copiadoras. En este caso, una empresa puede ser propietaria de una fotocopiadora nueva o usada acordando unos pagos fijos y un acuerdo de servicio (más adelante se hablará de ello).

Esto permite a una empresa permitirse más fácilmente una sola fotocopiadora o varias máquinas. Al igual que la mayoría de los arrendamientos, el coste final será mayor que el de una compra directa, en caso de que el comprador se quede con la fotocopiadora durante toda la vida del arrendamiento.

A diferencia de lo que ocurre con el arrendamiento de un coche, no existe la opción de renunciar a la fotocopiadora y dejar de hacer los pagos (a menos que se cierre el negocio), por lo que una vez que se elige una fotocopiadora y se firma un contrato, es suya.

Muchas empresas, sin embargo, optan por actualizarse después de tres o cuatro años. Esto suele deberse a que las máquinas son cada vez más caras de mantener con el paso del tiempo y la compra de una máquina más nueva ofrece un mayor ahorro de costes. Además, una pieza de tecnología que tiene cinco años es muy obsoleta y los modelos más nuevos ofrecen mejor seguridad y características adicionales que hacen que las máquinas sean más útiles para tareas específicas.

Es importante destacar que el arrendamiento de una copiadora es una compra en el tiempo. Incluso si decide dejar de usar su máquina o decide que ya no la quiere, deberá pagar el saldo del equipo adquirido.

Las empresas han resuelto esto en el pasado elaborando una «compra de la copiadora» con su nuevo (o actual) distribuidor de copiadoras, pero el deseo de cancelar un arrendamiento de copiadoras ha sido una fuente de confusión para los consumidores durante años.

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Qué buscar en su acuerdo

Ya sea que elija alquilar o poseer su copiadora, sigue siendo prudente obtener un Acuerdo de Servicio. Los acuerdos de servicio le obligan a pagar una cuota de mantenimiento mensual fija que a menudo incluye la reposición del tóner y el mantenimiento regular. En la mayoría de los casos, esta cuota ahorra dinero a las organizaciones a lo largo de la vida útil de la máquina.

Los distribuidores pueden recibir precios significativamente reducidos en sus suministros de tóner y el mantenimiento regular garantiza la eficiencia y evita los costosos trabajos de reparación puntuales que serían normales para las máquinas que no están cubiertas por un Acuerdo de Servicio.

Si quiere saber más sobre los Acuerdos de Servicio debería leer nuestro artículo:

¿Qué es un Acuerdo de Nivel de Servicio?

Más información sobre cómo trabajar con un distribuidor de copiadoras

No tiene que contratar el servicio a través del distribuidor de copiadoras al que compra -o en absoluto-, pero sería prudente hacerlo. Además de los puntos enumerados anteriormente, tenga en cuenta:

  • Las copiadoras de una marca a otra tienen algunas diferencias sutiles, pero muchas de ellas son muy fiables y producen imágenes de calidad para un uso normal
  • La diferencia entre que su máquina funcione o no se reduce al distribuidor que elija
  • Lo más probable es que, si está descontento con la fiabilidad de su máquina copiadora, se debe a su servicio, no a la máquina en sí

Escribimos un artículo sobre las diferencias entre el distribuidor de copiadoras y los fabricantes que pretende destacar las diferencias entre ambos. Le sorprenderá saber que el servicio directamente del fabricante no siempre es la mejor opción para su negocio, y que a veces son los intermediarios. Después de todo, ¿por qué tener distribuidores si realmente pueden hacerlo mejor?

Sólo recuerde, una gran máquina con un mal servicio es sólo una pobre máquina, pero un distribuidor con un servicio excepcional puede hacer que una máquina promedio, sea excepcional.

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