Como propietario de una pequeña empresa, es importante que conozca los impuestos sobre la nómina y si debe o no alguno. Las sanciones por no pagar, o incluso por pagar tarde, pueden ser graves. Si su empresa tiene empleados, usted, como empresa, es responsable de recaudar y pagar los impuestos sobre las nóminas en función de sus salarios. Incluso si no tiene empleados pero su empresa está constituida en sociedad, entonces sus propias nóminas de la empresa están sujetas a los impuestos sobre las nóminas. E incluso si utiliza un servicio de nóminas, como propietario del negocio sigue siendo el responsable último de que su empresa pague sus impuestos sobre las nóminas correctamente y a tiempo. Así que tiene sentido tener un conocimiento práctico de lo que eso implica. A continuación, le guiamos a través de los conceptos básicos para que pueda estar seguro de saber cuáles son sus responsabilidades como propietario de un negocio cuando se trata de impuestos sobre la nómina.

Glosario de impuestos sobre la nómina: Acrónimos comunes

FICA: Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA), que requiere que los impuestos de la Seguridad Social y Medicare se paguen sobre los salarios.

FTD: Depósito de Impuestos Federales, que son los impuestos que se envían al IRS.

FUTA: Ley Federal de Impuestos de Desempleo, que requiere que los empleadores paguen impuestos de seguro de desempleo. El dinero se utiliza para ayudar a los estados a administrar los programas de seguro de desempleo.

OASDI: Old Age, Survivor and Disability Insurance (OASDI), también conocido como Seguridad Social. El impuesto OASDI es uno de los impuestos sobre la nómina FICA. El otro es el impuesto de Medicare.

SUTA: State Unemployment Tax Act (Ley Estatal de Impuestos sobre el Desempleo), que obliga a recaudar impuestos sobre las nóminas para pagar las prestaciones por desempleo a los trabajadores que cumplen los requisitos y que pierden su trabajo por causas ajenas a su voluntad.

¿Qué son los impuestos sobre las nóminas?

Los impuestos sobre las nóminas son diferentes de los impuestos sobre la renta. Los impuestos sobre la nómina son los otros impuestos que los empleados deben pagar en función de sus salarios, pero estos impuestos también incluyen un componente de contribución del empleador. Tanto el empleado como el empleador deben impuestos sobre la nómina de un empleado.

Impuestos federales sobre la nómina

Hay dos impuestos federales principales sobre la nómina. Ambos son obligatorios por la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). Son:

Seguridad Social: Los impuestos de la Seguridad Social también se conocen como impuestos OASDI. OASDI significa Old Age, Survivor and Disability Insurance (Seguro de vejez, supervivencia e incapacidad). Estos impuestos financian las prestaciones de la Seguridad Social.

Medicare: El impuesto de Medicare también se conoce como el impuesto del Seguro Hospitalario de Medicare (HI). Estos impuestos financian el componente de seguro hospitalario de las prestaciones de Medicare.

Hay un tercer impuesto federal sobre la nómina, más pequeño:

Seguro de desempleo: La Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA) ayuda a pagar el sistema de seguro de desempleo federal-estatal. Para calcular este impuesto sólo se utilizan los primeros 7.000 dólares del salario de un trabajador. El dinero del FUTA se utiliza principalmente para pagar la administración del programa estatal de seguro de desempleo.

Impuestos estatales sobre la nómina

Seguro de desempleo: El impuesto de la Ley Estatal de Impuestos sobre el Desempleo (SUTA) proporciona prestaciones estatales de desempleo a los trabajadores que reúnen los requisitos para ello y que pierden su empleo por causas ajenas a su voluntad.

Seguro de invalidez: Cinco estados, que se enumeran a continuación, y Puerto Rico también requieren que los empleadores proporcionen un seguro de incapacidad a corto plazo para las lesiones y enfermedades no relacionadas con el trabajo que impiden a un empleado trabajar.

Si su empresa hace negocios en cualquiera de estos locales, es posible que tenga que retener impuestos de la paga de su trabajador y/o pagar los impuestos para cubrir los costos del seguro. Algunos estados sólo cobran a los trabajadores. Otros cobran a los empresarios. Algunos cobran ambas cosas.

Para detalles específicos de cada estado: California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York, Rhode Island, Puerto Rico.

Responsabilidades del empleador en materia de impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina se dividen en lo que debe el empleador y lo que debe el empleado. A continuación, le mostramos el desglose del empleador:

6,2% para la Seguridad Social. Como empleador, usted paga el 6,2%, o la mitad, del 12,4% del impuesto a la Seguridad Social que se debe sobre los primeros 118.500 dólares del salario de un empleado. Ese tope salarial máximo sube a 127.200 dólares en 2017.

1,45% para Medicare. El empleador también divide el impuesto de Medicare adeudado en los salarios de un empleado.

6%, hasta $42 al año, como máximo, para el impuesto federal de seguro de desempleo que se basa en los primeros $7,000 en salarios para cada empleado. La tasa real suele ser del 0,6% porque los empresarios obtienen un crédito del 5,4% por el impuesto estatal sobre el seguro de desempleo que también tienen que pagar, en la mayoría de los casos. Sólo los empleadores pagan el impuesto FUTA.

La tasa del impuesto estatal del seguro de desempleo para los empleadores varía según el estado.

Las responsabilidades del impuesto sobre la nómina de los empleados

6,2% para la Seguridad Social

1,45% para Medicare

0% para los impuestos estatales del seguro de desempleo, excepto en Alaska, Nueva Jersey y Pensilvania. Estos son los únicos tres estados que cobran regularmente a los empleados un impuesto estatal sobre el seguro de desempleo. Ese dinero de los impuestos de los empleados tiene que ser retenido por el empleador y pagado al estado con los propios pagos trimestrales de impuestos por desempleo del empleador.

Calendario y plazos de pago de impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina que usted debe al gobierno federal tienen que ser pagados mensual o quincenalmente (dos veces por semana), dependiendo de la cantidad de impuestos sobre la nómina que normalmente debe.

Si los impuestos federales fueron de 50.000 dólares o menos en un período de 12 meses, usted deposita los impuestos mensualmente.

Si son más de 50.000 dólares, usted deposita los impuestos dos veces por semana.

Si sus impuestos sobre la nómina son menos de 1.000 dólares al año, puede solicitar pagarlos anualmente.

Estos depósitos de impuestos federales tienen que hacerse electrónicamente a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales. Pero su pequeña empresa todavía puede enviar por correo un cheque para cubrir los impuestos sobre la nómina si debe menos de 2.500 dólares por trimestre.

Para obtener más información, consulte el sitio web del IRS aquí.

Los impuestos estatales sobre la nómina generalmente se deben pagar mensual o trimestralmente, dependiendo de lo grande que sea su nómina. Compruebe el departamento de empleo de su estado para el calendario correcto para su pequeña empresa.

¿Cómo informo de los impuestos sobre la nómina?

Las declaraciones de impuestos federales sobre la nómina se presentan por separado de los pagos de impuestos sobre la nómina. Su pequeña empresa tendrá que presentar las declaraciones de impuestos federales sobre la nómina trimestralmente o una vez al año, dependiendo del tamaño de su nómina. Usted utilizará el formulario 941 del IRS, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador, para reportar sus impuestos sobre la nómina. El formulario 940 del IRS se utiliza para reportar los impuestos federales por desempleo (FUTA) que usted pagó.

¿Qué pasa si no puedo pagar mis impuestos sobre la nómina, o si pago tarde?

El gobierno federal considera que los impuestos sobre la nómina son una categoría especial de impuestos porque la parte del empleado pertenece al empleado, no al empleador. Puede ir a la cuenta de la Seguridad Social del empleado, por ejemplo, para acumular créditos para futuras prestaciones. Así que las pequeñas empresas tentadas de utilizar el dinero para otros fines son castigadas con fuertes multas e intereses de demora. El IRS puede retirar el dinero que debe directamente de su cuenta bancaria, poner un gravamen fiscal en su propiedad o, en casos graves, amenazar con tiempo en prisión.

Este es un ejemplo de lo rápido que pueden acumularse las multas, extraído de la publicación del IRS, «The ABCs of FTDs»:

Sanción de FTD por un depósito trimestral de impuestos tardío de 3.000 dólares:

1 – 5 días: 2%, 60 dólares
6 – 15 días: 5%, $150
16 días o más: 10%, $300
10 días después de la factura/notificación del IRS: 15%, $450

Ese es un ejemplo de multa por no depositar. También debería una multa por no presentar el 5% por mes del impuesto no pagado, hasta el 25% del total. Y una multa por no pagar del 1/2% al 1% mensual, hasta el 25% del total. Y un interés sobre los impuestos impagados, que últimamente varía entre el 3% y el 6% del total. Así que infórmese sobre los impuestos sobre las nóminas y mantenga su pequeña empresa centrada en el crecimiento, no en las sanciones fiscales.