Estimaciones vs. Presupuestos

¿Debe enviar presupuestos o elaborar estimaciones? ¿Proporcionar un presupuesto fijo del coste del trabajo o estimar todos los costes? Estimaciones vs. Presupuestos: ¿cuál es la diferencia y cuál debería usar?

Las probabilidades son que, como comerciante o pequeña empresa, usted pasa una buena parte de su valioso tiempo redactando presupuestos o cotizaciones para nuevos clientes potenciales.

Sin embargo, puede haber mucha confusión entre ambos.

Contrariamente a lo que podría pensar, hay un mundo de diferencia entre proporcionar un presupuesto y dar una estimación.

Así que la pregunta es: ¿Conoce las diferencias importantes entre un presupuesto y una cotización?

Explicación de las cotizaciones frente a las estimaciones

Para las pequeñas empresas que prestan cualquier tipo de servicio (en lugar de un producto de precio fijo como las tiendas) proporcionar a los clientes una idea de lo que pueden esperar pagar por un trabajo concreto es un hecho.

Puede ser un trabajo ingrato y que consume mucho tiempo, especialmente si no se siente muy cómodo poniendo el lápiz sobre el papel en primer lugar.

Entender la diferencia entre los presupuestos y las estimaciones, utilizar el correcto en el momento adecuado y asegurarse de que tienen toda la información necesaria es fundamental.

Hemos redactado esta guía sencilla y fácil de entender sobre presupuestos vs. presupuestos para ayudarte – esto es lo que aprenderás:

• Cuáles son las diferencias
• Cuándo usar un presupuesto y cuándo dar una cotización
• Por qué es importante
• Detalles importantes que debes incluir

También encontrarás las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre presupuestos y cotizaciones.

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una cotización?

Lo primero que hay que entender sobre los presupuestos y las cotizaciones es que NO son dos nombres diferentes para la misma cosa. Los presupuestos y las cotizaciones tienen cada uno usos distintos, ventajas & desventajas. Conocerlos es la clave para evitar problemas que pueden costarle tiempo, la buena voluntad de los clientes e incluso dinero.

Examinemos primero los presupuestos:

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es básicamente una «estimación» o una suposición aproximada basada en lo que puede costar un trabajo. A menudo se proporciona antes de conocer todos los detalles de un trabajo concreto (por ejemplo, durante la llamada inicial de un posible nuevo cliente) o durante una visita a la obra.

Las estimaciones son las primeras ideas sobre los costes y pueden cambiar drásticamente cuando se obtiene más información, cuando surgen complicaciones inesperadas durante el trabajo o aumenta el alcance de lo que se le ha pedido que haga.

Punto clave: Una estimación es una idea informal del precio basada en información limitada. Considérelo un punto de partida en términos de costes, que puede subir (o bajar). Las estimaciones NO PUEDEN utilizarse como punto de partida legal para el precio.

Por ejemplo, imaginemos que le han pedido que enluzca un dormitorio de tamaño medio.

La Sra. Smith llama para preguntar por el coste de enlucir su dormitorio. No tiene las medidas exactas pero dice que es «de tamaño medio». Además, menciona que todavía hay algo de papel pintado viejo que hay que quitar.

Por lo tanto, su presupuesto podría tener este aspecto:

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto (o cotización) es un precio exacto para el trabajo que se ofrece. Como tal, es fijo y NO PUEDE cambiarse una vez que ha sido aceptado por el cliente (a menos que el cliente cambie la cantidad/tipo de trabajo requerido o que usted descubra algo completamente fuera del alcance de lo acordado).

Los presupuestos sólo se emiten después de una visita in situ o cuando usted está seguro de haber establecido exactamente lo que se necesita.

Punto clave: Es importante recordar que los presupuestos se presentan formalmente y representan un contrato entre usted y el cliente. Como tal, pueden utilizarse como puntos de vista legales para el precio en caso de que surja una disputa.

Entendiblemente, los presupuestos dan a los clientes la tranquilidad de saber exactamente cuánto va a costar el trabajo antes de empezarlo.

En nuestro ejemplo de la Sra. Smith, tras una visita a su casa, puede que haya descubierto que su dormitorio de invitados es más grande que la media y que hay una cantidad considerable de papel pintado viejo que tardará un poco más en quitarse de lo que pensaba inicialmente.

Como tal, puede ver en el siguiente ejemplo que su presupuesto escrito tiene más detalles y es un reflejo mucho más exacto del verdadero coste del trabajo necesario (en este caso añadiendo otros 75€ al precio) :

¿Estimación o presupuesto? Puntos clave a recordar…

• Las estimaciones son una idea aproximada del precio. Deben utilizarse como un precio orientativo inicial SOLO.
• Los presupuestos son jurídicamente vinculantes y sólo deben utilizarse cuando se esté seguro de los costes implicados.
• No etiquete NUNCA un presupuesto por escrito como una ‘Cotización’ – Se le puede exigir la cifra proporcionada.
• Asegúrese SIEMPRE de que el cliente entiende si está recibiendo una estimación o una cotización.

Preguntas frecuentes sobre las estimaciones frente a las cotizaciones

Entender la diferencia entre una estimación y una cotización es sólo el primer paso en el camino para darse cuenta del potencial de hacer que ambas trabajen más para usted. Los trámites administrativos y las consultas le roban un tiempo muy valioso, por lo que a continuación detallamos algunas de las preguntas más frecuentes sobre los presupuestos y las cotizaciones. En ellas no sólo se explican ciertos elementos y por qué son importantes, sino que también se ofrecen algunas sugerencias útiles.

¿Debo proporcionar siempre un presupuesto por escrito?

Como dice el refrán: los acuerdos verbales no valen ni el papel en el que están escritos. Los presupuestos y las cotizaciones deben presentarse siempre por escrito. Si surge una duda o un problema más adelante, es buena idea tener algo por escrito a lo que recurrir, ya que facilita la resolución de cualquier malentendido. No olvide guardar copias de todos sus presupuestos y cotizaciones.

¿Es correcto escribir a mano mis presupuestos o cotizaciones?

Aunque los documentos escritos a mano siguen siendo aceptables, debe asegurarse de que sean legibles y se presenten de forma profesional: nada desanima más a un cliente potencial que intentar descifrar un garabato ilegible en un trozo de papel. Sus presupuestos y estimaciones deben reflejar el nivel de profesionalidad que sus clientes pueden esperar de sus servicios. Utilice siempre papel con membrete con el nombre de su empresa y los datos de contacto completos. El papel anónimo en blanco pone a los clientes nerviosos sobre la validez de su empresa.

¿Qué detalles debo incluir en mis presupuestos o cotizaciones?

Deje siempre claro si está proporcionando un presupuesto o una cotización, como en los ejemplos anteriores.

Dado que los presupuestos son aproximaciones del coste, deben ser razonablemente claros, pero no tienen que ser tan detallados como un presupuesto. Describa claramente el trabajo en términos generales. Los presupuestos deben incluir siempre una cláusula de exención de responsabilidad en la que se indique que el precio está sujeto a cambios en función de la elaboración de un presupuesto más detallado.

Una vez que se tenga una idea más clara de lo que se va a hacer, se debe presentar un presupuesto detallado. Sea lo más específico posible, incluyendo:

• Los datos del cliente y la dirección/ubicación del trabajo a realizar
• Un número de referencia (si es necesario)
• La fecha
• Un desglose de los elementos (incluyendo mano de obra, materiales o costes especiales)
• Una descripción precisa de lo que cubre el presupuesto y (si es necesario) de lo que no
• El precio total
• Debe detallarse cualquier elemento con IVA. Recuerde que sólo puede cobrar el IVA si está registrado para el IVA con HMRC. Debe mostrar su número de registro de IVA válido en todos los documentos.

¿Tengo que incluir mis términos &condiciones en ambos?

Si tiene términos y condiciones formales redactados, incluya siempre una copia con su presupuesto o cotización. Esto no sólo da a su cliente una impresión muy positiva de que su empresa es franca y honesta, sino que también le proporciona información como las condiciones de pago habituales, los depósitos requeridos, las penalizaciones por impago, etc.

¿Los presupuestos y las cotizaciones necesitan fechas?

Fechar los presupuestos y las cotizaciones le ayuda a determinar exactamente cuándo los preparó. Sin embargo, también es una buena idea especificar el período para el que su estimación o cotización es válida – Normalmente, esto puede variar de 30 a 90 días después de la fecha en el documento, dependiendo de su negocio o preferencia. Los honorarios y los costes aumentan naturalmente con el tiempo, por lo que establecer un límite sobre el periodo de validez de su precio le protege de ser sorprendido por presupuestos antiguos que ahora no son realistas.

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