¿Cuánto le cuesta a su empresa enviar un pago ACH? Si ha dicho que entre 0,25 y 0,50 dólares, no es de extrañar, porque ese es el cargo por transacción que aparece en su extracto bancario. Parece francamente barato, y realmente parece una ganga comparado con los 2,00-5,00 dólares que, según los estudios del sector, cuesta procesar un cheque.

Entonces, ¿por qué las empresas siguen haciendo más de la mitad de sus pagos a proveedores con cheque? No todos los proveedores aceptan una tarjeta de crédito para el pago de facturas, pero cualquier proveedor con una cuenta bancaria debería poder recibir un pago ACH. Parece una obviedad, pero cuando se analiza a fondo todo el esfuerzo que supone la creación y el mantenimiento de un programa de ACH, se ve que los pagos por ACH son mucho más caros de lo que parecen.

¿Cuánto más caros? Es realmente difícil encontrar datos del sector al respecto, así que nos propusimos averiguarlo. En nuestro informe, «Más allá del extracto bancario: Understanding the Real Costs of ACH Payments» calculamos el verdadero coste de los pagos ACH, teniendo en cuenta todo el esfuerzo comúnmente asociado a ellos, más allá de la comisión bancaria.

Una idea errónea muy extendida

¿Por qué es importante? Los pagos ACH son un componente importante de cualquier estrategia de pagos, y existen nuevas soluciones de automatización de pagos diseñadas para ayudar a las empresas a eliminar por fin los cheques y pagar electrónicamente a la mayoría de sus proveedores. Pero, si no entiende sus costes, es difícil defender la nueva tecnología, o incluso tomar decisiones inteligentes sobre la mejor manera de pagar a un proveedor determinado.

Como proveedor de soluciones de automatización de pagos B2B, a menudo hablamos con empresas que tenían grandes ambiciones de trasladar a la mayoría de sus proveedores a los pagos ACH y empezaron a recorrer ese camino y lo dejaron una vez que se dieron cuenta de la dificultad de la empresa. Algunas incluso abandonaron por completo la iniciativa y volvieron a pagar con cheques. Hemos llegado a creer que la idea errónea generalizada de que los pagos por ACH son baratos es parte de lo que mantiene a las empresas atascadas escribiendo cheques en papel.

Un tema raramente estudiado

Incluso los estudios que miran más allá de la tasa de transacción bancaria e incluyen costes como el registro, el personal, la TI y la tecnología siguen fijando el coste de hacer un pago por ACH en menos de 1 dólar.

Sin embargo, estimamos que el coste real de los pagos ACH se sitúa entre 1,40 y 3,79 dólares.

¿Qué es lo que estamos contando que otros estudios no cuentan? Los costes de habilitación de los proveedores en la fase inicial y los costes de resolución de errores en la fase final. Todas las organizaciones que realizan pagos ACH reconocerán que estos costes son reales, aunque nunca los hayan contabilizado, como hemos hecho nosotros.

¿Por qué no se tiene en cuenta la habilitación de los proveedores al contabilizar el coste de los pagos ACH? Bueno, sospechamos que estos datos son difíciles de conseguir, pero como hemos habilitado a más de cientos de miles de proveedores durante la última década, pudimos utilizar nuestros datos para nuestros cálculos. En el informe, conocerá el coste medio de habilitar a un proveedor en una organización de habilitación de primera clase.

Contabilización de la rotación de proveedores

La mayoría de los cálculos no sólo dejan de lado la habilitación de proveedores, sino que tampoco tienen en cuenta que si va a mantener un programa de pagos ACH eficaz, tiene que adoptar la habilitación de proveedores como un esfuerzo continuo. Su empresa siempre está añadiendo nuevos proveedores, y alrededor del 10-20 por ciento de sus proveedores actuales cambiarán su información bancaria o sus instrucciones de pago cada año.

¿Cuánto le cuesta a su programa esta rotación de proveedores? Depende mucho del tamaño de su empresa y de su actividad. ¿Agrega diez nuevos proveedores al mes o 100? ¿Tiene 10.000 proveedores y un 20% de rotación? ¿O 5.000 proveedores y un 30%? En nuestro informe, calculamos los costes de las empresas con una rotación moderada y alta.

El coste oculto de los errores, las solicitudes de cambio y los fallos

La otra cosa que la investigación sobre los costes de ACH no tiene en cuenta es que los pagos fallan. Según un estudio, entre el uno y el tres por ciento de los pagos por lote de ACH requiere atención por parte de AP para investigar, comunicar y resolver el error. Eso cuesta dinero. Además, si se comete un error con un pago ACH, hay que pagar comisiones bancarias porque hay que anular el débito y el crédito. Todos esos costes están incluidos en nuestro recuento.

Otras consideraciones

¿Qué no está incluido? Nuestros cálculos aún dejan fuera algunos costes que son aún más difíciles de calcular, como:

  • Seguridad de los datos. Almacenar de forma segura la información bancaria de los proveedores es una tarea ardua en el clima normativo actual.
  • Fraude. Hay que tener en cuenta los pagos fraudulentos no recuperables.
  • Apoyo al proveedor. Dado que los pagos de la ACH aparecen en el extracto bancario del proveedor sin ningún dato de la remesa, el personal de cuentas por cobrar tiene que responder inevitablemente a llamadas telefónicas preguntando a qué se debe el pago, especialmente cuando un pago cubre varias facturas y créditos.
  • Flotación de cheques perdidos. Incluso en el entorno actual de bajos tipos de interés, las grandes organizaciones de tesorería siguen ganando dinero con la flotación de cheques. La automatización de los pagos con soluciones modernas puede compensar con creces la pérdida de flotación, pero AP y Tesorería deben trabajar en conjunto para programar los pagos con precisión y capturar todos los descuentos disponibles.

Cuando comience a calcular los costos en su empresa, es posible que desee tener en cuenta estos aspectos.

Defendiendo el mito de la ACH barata

Hay una idea errónea de larga data de que la ACH es barata, porque podemos ver una tarifa de transacción en nuestro estado de cuenta bancario y es menos de un dólar. Eso oculta el coste real.

La realidad es que con todos los tipos de pagos de las empresas -cheque, tarjeta, transferencia y ACH- el procesamiento de las transacciones es sólo una fracción del coste total, y en nuestro informe verá cómo estos costes pueden sumarse realmente. Esto explica en gran medida por qué no hemos visto la adopción de la ACH al ritmo que cabría esperar a medida que las organizaciones avanzan hacia los pagos digitales.

Hacia una estrategia de pagos moderna

Esto no quiere decir que la ACH no sea una forma mejor de pagar para las empresas que los cheques en papel. En la mayoría de los casos, lo es, pero para los proveedores que aceptan tarjetas, pagar con tarjeta virtual podría ser una forma aún mejor. Lo que las empresas realmente necesitan hoy en día es una estrategia de pagos holística que optimice cada pago a cada proveedor.

¿Está su empresa interesada en realizar más pagos de forma electrónica? ¿Está realizando pagos ACH, pero sólo a sus proveedores de primer nivel o a los que lo exigen? ¿Ha puesto más esfuerzo en tratar de pagar a más proveedores por ACH, sólo para terminar sintiendo que estaba pisando el agua? No es el único. Obtenga el informe para ver más allá del extracto bancario y conocer cómo las soluciones de automatización de pagos pueden ayudarle finalmente a aprovechar el potencial de los pagos por ACH.

Descargue la hoja de trabajo: Entender los costes ocultos de ACH