Valoración, documentación y registro de las contribuciones en especie

Registro de las contribuciones en especie

Objetivo

En esta sección, analizamos cómo registrar correctamente las contribuciones en especie en el sistema de contabilidad de su programa. Esto es esencial para asegurar que estos recursos puedan ser contabilizados como fondos de contrapartida de acuerdo con los requisitos de la subvención.

Contabilización de la contrapartida

La contabilización adecuada de todos los tipos de contrapartida incluye:

    1. Mantener la documentación adecuada para respaldar los montos reclamados como contrapartida;

    2. Mantener el mismo tipo de documentación que se utilizaría para respaldar cualquier gasto reclamado como participación del CNCS o del concesionario;

    3. Asegurarse de que la documentación del gasto es similar a la de otros gastos del programa y coherente con las políticas y procedimientos de la organización;

    4. Registrar la donación y el valor del artículo en detalle; y

    5. Ingresar las cantidades utilizadas como contrapartida en el libro mayor como ingreso y como gasto.

    Consejo

    Alerta

    Tenga cuidado.

    La falta de registro de las contribuciones de los partidos en el libro mayor requiere una política explicativa formal y una hoja de cálculo de rendición de cuentas separada que demuestre la recepción y el uso de la contribución.

Registro de las contribuciones en especie

En virtud de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), todas las contribuciones recibidas deben registrarse como ingresos en el momento de su recepción, incluidas las contribuciones en especie.

La Declaración de Normas de Contabilidad Financiera (SFAS) nº 116 establece la norma para registrar contablemente las contribuciones en especie en el libro mayor. Según la SFAS nº 116, los servicios aportados se reconocen en los estados financieros si dichos servicios:

    • crean o mejoran activos no financieros, o

    • requieren habilidades especializadas, son proporcionados por personas que poseen esas habilidades, y tendrían que ser comprados si no se proporcionan por donación.

Los servicios que requieren habilidades especializadas son los proporcionados por contables, arquitectos, carpinteros, médicos, electricistas, abogados, enfermeros, fontaneros, formadores y otros profesionales y artesanos.

Veamos un ejemplo de registro de una contribución en especie:

Tip

Escenario

Registro de contribuciones enContribuciones en especie

Uno de los aspectos de su programa es reparar y pintar vallas en su comunidad. Un contratista de pintura local quiere donar a su organización un pulverizador de pintura profesional como contribución en especie. El contratista ha valorado el pulverizador en el valor justo de mercado de 550,00 dólares.

Para registrar esta contribución en especie en su libro mayor, la registrará como un ingreso (una cuenta de crédito) y como un gasto (una cuenta de débito).

Así es como se registra este ejemplo:

$550.00 – Cuenta #7250 Gasto de contribución en especie – Suministros (débito)

$550.00 – Cuenta #4250 Ingresos de contribuciones en especie – Suministros (crédito)

Contribuciones en especie en el plan de cuentas

El mejor método para configurar su sistema contable es establecer cuentas de ingresos y gastos de contribuciones en especie en su plan de cuentas.

Es posible que desee considerar la posibilidad de añadir estos tipos de cuentas en especie, u otras, a medida que surja la necesidad:

    • Contribución en Especie – Materiales y Suministros
    • Contribución en Especie – Servicios
    • Contribución en Especie – Bienes

Como puede ver, el registro de la contribución en especie como gasto e ingreso no cambia el resultado final (ingreso neto) en los estados financieros. Sin embargo, al registrar la contribución en especie, lo que su organización ha hecho en este proceso se registra con precisión y refleja lo que se necesita para operar su programa. Esto beneficia a su organización para propósitos futuros de presupuesto y planificación.
Resumen

En esta sección, examinamos el requisito de los PCGA relacionado con las contribuciones en especie, y el tratamiento contable requerido de las contribuciones en especie como coincidencia en el libro mayor.

Los beneficiarios deben registrar las contribuciones en especie como lo hacen con los gastos en efectivo en sus sistemas contables. Si esta no es la práctica de la organización, debe haber una política escrita que describa el sistema para registrar las transacciones.