Dirigir una oficina conlleva sus retos y sus recompensas, ¿verdad? Usted está constantemente manejando nuevos obstáculos y presiones en un esfuerzo por hacer que el día de trabajo de todos sea cómodo, seguro y productivo. Sin embargo, es un regalo ser capaz de proporcionar eso a los demás y es algo de lo que probablemente te sientas muy orgulloso. Te lo mereces.

Como director de oficina, una de las formas clave en las que influyes en tu equipo es mejorando y preservando el entorno en el que trabajan. Tus empleados merecen trabajar en un entorno higiénico, desordenado y libre de distracciones. Los empleados suelen estar a merced de las condiciones del lugar de trabajo que no pueden controlar.

Aunque la mayoría de las empresas requieren que los empleados ayuden a mantener limpios los espacios compartidos, sus empleados no fueron contratados para limpiar su oficina y usted tampoco. La contratación de una empresa de limpieza comercial puede aliviar la carga de los empleados para mantener las cosas limpias, al tiempo que garantiza que el entorno de su oficina no sufra.

En esta guía completa sobre la contratación de una empresa de limpieza comercial, le ayudaremos a entender los beneficios de contratar una empresa de limpieza, cómo encontrar empresas de buena reputación en su ciudad, cómo obtener las mejores tarifas para los servicios de limpieza y cómo gestionarlos con éxito.

Beneficios de contratar una empresa de limpieza comercial

Antes de que podamos explorar cómo contratar a su limpiador comercial, tendrá que decidir si la subcontratación de la limpieza de su oficina vale la pena el gasto y el esfuerzo de gestionar otro proveedor. Más adelante, ofreceremos recomendaciones para mantener esta relación fácil de manejar, pero primero, considere estas 6 razones principales para contratar una empresa de limpieza:

Un mejor ambiente de trabajo

Al mantener su oficina no sólo limpia, sino profesionalmente impecable, puede asegurar una mayor satisfacción y productividad de los empleados. En lugar de navegar alrededor de pilas de papeles o iniciar guerras por las sobras de la sala de descanso, su gente estará ocupada haciendo el trabajo para el que fueron contratados de una manera que sea cómoda para ellos.

Pericia y experiencia

En lugar de descargar la responsabilidad de la limpieza en una recepcionista, en una limpiadora interna o en un director de oficina como usted, recurra a los profesionales. Ellos saben cómo mantener las cosas desempolvadas, limpias y desinfectadas de forma dosificada y profesional. Si contrata a una empresa de limpieza, estará tranquilo y disfrutará de una limpieza más profunda.

Fiabilidad y consistencia

En lugar de gestionar un calendario rotativo de tareas de los empleados o un empleado interno que se toma días de enfermedad, necesita tiempo libre, y podría dejar para un trabajo diferente, deje que su empresa de limpieza gestionar los entresijos. Cuando confía en su equipo en lugar del suyo, puede estar seguro de que alguien estará allí a la hora programada, llueva o haga sol.

Evasión de gérmenes

Mientras que sus empleados pueden ordenar sus escritorios y gestionar su propia basura, no están pensando en desinfectar las superficies o mantener los gérmenes a raya. Su equipo de limpieza comercial estará en todas esas áreas con alto nivel de bacterias. Especialmente durante la temporada de resfriados y gripe, estará protegido de los bichos de la oficina de la mejor manera posible.

Preparar &Olvidarlo

Cuando se llama a uno de los familiares de sus empleados como «señora de la limpieza de la oficina» puede ser difícil establecer un horario. Es posible que Judy, que también acicala perros, trabaja a tiempo parcial como concertadora y viaja por su tercer trabajo, no esté disponible con la cadencia que requiere su oficina. En su lugar, opte por un equipo experimentado de limpiadores que sepan cuándo aparecer y que nunca dejen de hacerlo.

La facilidad de gestión de un proveedor de confianza

Usando la plataforma de gestión de oficinas de Eden, puede buscar un proveedor seleccionado que se adapte a las necesidades y exigencias particulares de su empresa. A continuación, puede utilizar el software para gestionar el horario y pagar las facturas a la empresa de limpieza: es tan fácil que nunca querrá volver a tener un limpiador de oficina interno o gestionar las cosas usted mismo.

Cuándo contratar una empresa de limpieza comercial

El momento adecuado para contratar una empresa de limpieza puede parecer un poco evasivo. A menos que su oficina esté en total deterioro y no haya nadie que se encargue de ello, probablemente haya encontrado una solución que más o menos funcione.

Quizás tenga un calendario rotativo en el que los miembros del equipo se apuntan a tareas de limpieza específicas o tenga un «chico de la limpieza» o una «chica de la limpieza» que viene a vaciar la basura cada viernes. Ha estado bien, así que no te has estresado por encontrar una solución mejor.

Aquí hay algunas señales de advertencia de que es hora de contratar una empresa de limpieza profesional de forma recurrente:

Su equipo está demasiado ocupado

Su equipo es escaso pero está lleno de estrellas de rock. Llevan un montón de sombreros y nunca se quejan de que las cosas están ocupadas – prosperan en ello. Sin embargo, su equipo no puede prosperar en el trabajo para el que fue contratado si está ocupado vaciando cubos de basura y reponiendo recursos. Los cerebros de su operación ya están consumiendo un tiempo precioso en reuniones, tareas menos eficientes y otras distracciones. Para la mayoría de las empresas, esta es una razón suficiente para contratar un equipo comercial que reduzca el tiempo perdido internamente.

Su situación actual de limpieza no es suficiente

Si no está satisfecho con el nivel de limpieza que su actual proveedor de limpieza está logrando en sus instalaciones o si tiene otras preocupaciones como el costo, la disponibilidad o la etiqueta, vale la pena hacer el cambio. Aunque encontrar un nuevo proveedor e incorporarlo puede llevar tiempo y energía, recuperará el tiempo cuando deje de tratar con una empresa o un proveedor de limpieza poco fiable.

Acaba de mudarse a su oficina

Nuevo espacio, nuevas reglas. Tanto si se trata de una nueva empresa, que se está expandiendo a nuevas ciudades, como de una empresa remota que acaba de pasar a IRL por primera vez, o simplemente se está mudando a una nueva oficina en la misma ciudad, es un buen momento para establecer nuevas expectativas y procedimientos para la gestión de su espacio. También es motivo suficiente para dejar marchar a tu actual equipo de limpieza o para dar por fin un respiro a tus empleados en la limpieza de la oficina.

Servicios típicos ofrecidos por las empresas de limpieza

Si nunca ha contratado a un limpiador comercial, es posible que se pregunte qué puede hacer con ellos. Esta lista varía según el proveedor y la mejor política cuando no está seguro es preguntar explícitamente. Sin embargo, muchos proveedores ofrecerán una lista de servicios que prestan en su sitio web.

Los tipos más comunes de servicios de limpieza incluyen:

  • Vaciar/limpiar la basura
  • Limpiar y desinfectar los baños
  • Desempolvar superficies
  • Limpiar espejos, ventanas, y pantallas
  • Restaurar papel u otros suministros
  • Desodorizar y refrescar el espacio

Cómo encontrar una empresa de limpieza de oficinas de confianza

Una vez que esté listo para contratar a un proveedor de limpieza de oficinas, tendrá nuevas preguntas que responder: ¿A quién debemos contratar? ¿Cómo los encontramos? Cómo determinamos si son una buena opción?

Nota: El Mercado de Servicios de Eden tiene una lista de cientos de empresas de limpieza de oficinas de primera línea en todo Estados Unidos. Ya hemos hecho el trabajo de identificar las empresas fiables que son recomendadas por otros administradores de oficinas. Nuestra plataforma le ofrece la posibilidad de solicitar propuestas a los proveedores, comunicarse con ellos y gestionar las facturas, todo en un solo lugar. Puedes solicitar un presupuesto gratuito de servicios de limpieza de oficinas aquí.

Ya sea que utilices un mercado de servicios como el nuestro para encontrar un limpiador de oficinas o que busques uno de manera independiente, aquí hay 3 consejos que te ayudarán a encontrar una empresa de limpieza local para contratar:

Referencias (de boca en boca)

Aproveche su red de otros directores de oficina o empleados de otras empresas. Los que hablan maravillas de su equipo de limpieza serán un buen indicador de un rendimiento satisfactorio, y los que no reciben críticas favorables también deben tenerse en cuenta. Si no tiene una red a la que consultar, plantee la pregunta en las redes sociales o haga alguna búsqueda para ver quién ha tuiteado o publicado elogios sobre sus proveedores.

Revisiones en línea

Busque en Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack y Facebook empresas de limpieza cerca de usted. Ordene por aquellos que tienen al menos un promedio de revisión compuesta de 4,0 y superior – pero entonces, realmente leer los comentarios. Debes buscar reseñas positivas que mencionen la puntualidad, la atención a los detalles y un servicio excepcional. No se olvide de mirar también las reseñas negativas: aunque algunas de ellas están sin duda escritas por un antiguo empleado o cliente descontento, muchas son reveladoras.

Anuncios

Use Google para buscar empresas de limpieza de oficinas en su ciudad. Preste atención a los anuncios que aparecen en la parte superior de la página de resultados de búsqueda. También puedes consultar los periódicos locales o las Páginas Amarillas para ver los anuncios de las empresas de limpieza locales.

¿Cuánto debe pagar por la limpieza de oficinas?

Cuando comience a explorar las propuestas de las empresas de limpieza comercial, querrá considerar una variedad de factores, incluyendo los años en el negocio, los comentarios y la reputación, la disponibilidad y los servicios prestados. Sin embargo, un factor reinante a considerar es el precio del servicio y ese factor depende de todos los demás.

Las empresas más experimentadas y con mayor disponibilidad suelen cobrar más que los equipos más nuevos o pequeños. Tampoco hay un estándar universal para el coste de los servicios de limpieza porque el tamaño de su oficina, la ciudad en la que se encuentra y los servicios que necesita también pueden variar. Por último, las propinas y otros honorarios se tienen en cuenta en algunos proveedores, mientras que otros los incluyen en el precio cotizado.

Para obtener el mejor precio posible, asegúrese de revisar cada propuesta dos veces para evitar costes ocultos. Compare los costes de al menos otros tres proveedores antes de tomar una decisión final. Busque una combinación de asequibilidad y calidad: tanto el más barato como el más caro pueden ser incorrectos para usted, y eso está bien.

Aquí tiene algunos consejos para crear RFP (solicitudes de propuestas):

Sea específico

Cuando se trata de su RFP de limpieza comercial, asegúrese de ser específico sobre quién debe presentar una propuesta, qué deben incluir en su propuesta y qué podría descalificar a una determinada empresa de su consideración. Permita que sus posibles proveedores se eliminen a sí mismos en la primera ronda.

Comunique lo que más importa

¿Cuáles son las características, ventajas, servicios o detalles que más le importan en un equipo de limpieza? ¿Es más importante que sean puntuales o minuciosos? ¿Prefieres que sean comunicativos o que no molesten? Usted es quien mejor conoce sus necesidades y su ancho de banda, así que hágalos valer por adelantado.

Conozca sus necesidades a escala

¿Con qué frecuencia desea que su equipo de limpieza le visite? Cómo determinará ese horario y lo cogestionará? Qué tipos de limpieza necesita contratar? Qué factores implicarían o cambiarían estas expectativas? Asegúrese de que su RFP aborda estos aspectos.

Lance una red cuidadosa

En lugar de emitir una RFP en 100 lugares, considere reducirla a unos pocos lugares clave donde se congregan los proveedores de limpieza comercial. Eden puede ayudar con esto.

Establezca límites

¿Qué factores de calificación le ayudarán a identificar al proveedor de limpieza más adecuado? Cómo puede articularlos a los posibles proveedores? Qué preguntas le gustaría que respondieran para que su elección sea más clara?

Organice visitas a las instalaciones

Una vez que haya reducido su selección a 3-5 equipos de limpieza más adecuados, invítelos. Anime a los proveedores a que le visiten, a que recorran la oficina y a que hagan las preguntas que tengan. Esto le dará una idea completa de si encajarán culturalmente y comunicativamente en su organización, pero también si se sienten seguros de sus capacidades para manejar su espacio.

Una vez que haga su elección, contrate con cautela. Considere primero un contrato de prueba o temporal, para tantear el terreno y determinar la viabilidad de un acuerdo a más largo plazo. Asegúrate de que ambas partes están abiertas a renegociar cuando las necesidades cambien.

Incorporación de una nueva empresa de limpieza

Cuando se disponga a incorporar a su nueva empresa de limpieza habrá que resolver algunas cosas. En su mayor parte, su empresa de limpieza debería repasar estas cosas con usted. Sin embargo, usted querrá discutir internamente y tomar decisiones sobre algunas cosas antes de que la empresa de limpieza esté lista para comenzar.

Aquí tiene algunas cosas que debe considerar al contratar una nueva empresa de limpieza:

Suministros de limpieza de oficinas

¿Quién proporciona los suministros que utilizará su empresa de limpieza? Si utilizan sus propios suministros, ¿exigirá que utilicen suministros específicos que tengan un olor mínimo, hipoalergénicos o ecológicos? Si tiene que proporcionar los suministros, ¿su equipo de limpieza estará familiarizado y se sentirá cómodo con lo que elija utilizar?

¿Cómo se comunicará cuando las cosas necesiten ser rellenadas y quién reemplazará y rellenará estos artículos? ¿Guardan sus materiales en su oficina para usarlos allí, o viajarán con ellos cada semana? Si proporciona sus propios materiales, ¿dónde los almacenará y cómo garantizará el acceso a sus limpiadores? Llevará el equipo de limpieza sus propias aspiradoras, pulidoras de suelos u otros aparatos y herramientas de limpieza, o tendrá que proporcionarlos usted?

Programa de limpieza

Tendrá que determinar con qué frecuencia se espera que el equipo de limpieza preste servicio en su oficina, en qué días y horas y de qué manera. Incorpore una contingencia para las semanas que caen durante las vacaciones o los eventos clave para su negocio.

Acceso a la oficina

¿Cómo y por qué entrada quiere que su equipo de limpieza acceda al edificio? ¿Necesitarán un código, una tarjeta magnética o una llave para entrar o habrá alguien que les deje pasar? Si necesita otros pasos para su acceso seguro, asegúrese de que se conocen y se establecen.

Preparación de la limpieza

Antes de que su equipo de limpieza llegue cada semana o mes, ¿qué necesitan que haga su equipo? ¿Prefieren que se saque la basura de los botes y se coloque en una zona para su recogida? ¿Necesitan que se desenchufen los aparatos, se limpien las superficies o se vacíen los frigoríficos antes de que lleguen?

A la inversa, ¿qué necesita que hagan antes de irse? ¿Quiere que dejen las luces encendidas o apagadas? ¿Deben tener algún cuidado especial para reponer ciertos recursos o restablecer zonas clave de la oficina? Estas instrucciones deben ser claras y explícitas desde el principio. La mejor manera de asegurarse de que su equipo de limpieza se adapte a sus necesidades es expresarlas claramente.

Consejos para la gestión de una empresa de limpieza comercial

Una vez que su empresa de limpieza esté incorporada y lista para la acción, tendrá que supervisar y gestionar la relación con ellos, al igual que con cualquier otro proveedor. Es importante entender que sus limpiadores comerciales manejan muchas oficinas diferentes donde las expectativas y demandas pueden variar.

Para garantizar el éxito, asegúrese de comunicar y documentar las expectativas en ambas direcciones. Cuando surjan sorpresas, decepciones u obstáculos, manéjelos con prontitud y cuidado. Y lo que es más importante, dé su opinión abiertamente y pídala también abiertamente. Si su equipo de limpieza siente que puede acudir a usted con problemas o preguntas, nunca será el último en enterarse cuando algo se rompa o se estropee.

Al final, coger el ritmo puede llevar unas semanas o incluso meses. Manténgase paciente pero diligente a la hora de comunicar sus expectativas y necesidades.

Cómo puede ayudarle la Plataforma de Gestión de Lugares de Trabajo de Eden

Nuestra Plataforma de Gestión de Lugares de Trabajo es una solución todo en uno para los Directores de Oficina y Directores de Instalaciones de todo Estados Unidos. Proporcionamos los mejores proveedores de servicios de limpieza, ofertas competitivas y los plazos de entrega más rápidos del sector.

Mercado de servicios:

Usando nuestro mercado de servicios, puede recibir múltiples ofertas sobre cualquier servicio que pueda necesitar para el funcionamiento de su oficina – desde limpieza de oficinas, soporte informático, servicios de manitas, fontaneros, mudanzas y mucho más. Nuestro mercado sólo incluye proveedores recomendados por otros administradores de oficinas de su ciudad, y realizamos múltiples comprobaciones de referencias para asegurarnos de que son excelentes.

Comunicación con los proveedores:

Usando el panel de control de Eden, puede chatear directamente con todos sus proveedores. Esta línea de comunicación directa integrada en el panel de control garantiza tiempos de respuesta rápidos de los proveedores y una línea de comunicación directa con su gestor de cuentas también. Todos los proveedores de Eden están formados en el uso de nuestro software, por lo que puede estar seguro de que sus habilidades se ven reforzadas por nuestra tecnología, lo que resulta en un rendimiento óptimo

Gestión de tareas:

Los directores de oficina y los equipos de trabajo pueden ahora agilizar la recogida y organización de las solicitudes de los empleados. Los miembros de su equipo pueden enviar tickets de la forma más adecuada para su oficina: a través de Slack, el sitio web, el correo electrónico o incluso nuestra aplicación para iPad. Se acabó el tener que dar un toque en el hombro para las solicitudes. Incluso puede ver los análisis en torno a los tipos de solicitudes que son tendencia en su oficina, así como su propio tiempo de finalización de la solicitud.

¿Está buscando contratar una empresa de limpieza fiable para su oficina? Obtenga más información sobre nuestros servicios de limpieza de oficinas aquí y solicite un presupuesto gratuito para su lugar de trabajo.