En QuickBooks Connect Toronto, una cosa quedó clara rápidamente: a los profesionales de la contabilidad les encantan los consejos para utilizar su software de contabilidad. No sólo se llenaron todos los asientos en la sesión del lunes por la mañana sobre QuickBooks Online Accountant, sino que hubo una cola en la puerta.

La popular sesión fue dirigida por Dawne Leaney Davidson y Tiffany Stewart. Como coadministradoras de la próspera comunidad de Facebook QB-HQ, a Davidson y Stewart les encanta apoyar a los ProAdvisors, contadores y tenedores de libros que utilizan QuickBooks. Su objetivo ese día era compartir algunas características menos conocidas de QuickBooks Online Accountant (QBOA) – y claramente los asistentes no podían esperar a escucharlas.

Aquí están sus principales consejos para sacar el máximo provecho de QBOA.

(Nota: Esta sesión se adaptó a los usuarios canadienses de QBOA. Algunas características pueden no estar disponibles en otras versiones de QBOA.)

Resumen del cliente

La pestaña de Resumen del cliente es una vista sólo para contadores dentro del archivo de QuickBooks Online (QBO) de un cliente. Le ofrece un resumen de la situación financiera del cliente, incluyendo la configuración de la empresa, la actividad bancaria, los problemas comunes y las aplicaciones conectadas. Para los nuevos clientes, esta conveniente visión general puede darle una mejor visión de los precios que debe cobrar.

Davidson dijo: «Esta es una herramienta realmente genial si tienes una reunión con un cliente y no estás seguro de si vas a aceptarlo, y te dicen: «¡Sí, nuestros libros están muy limpios!»»

Documentos compartidos

Davidson y Stewart adoran esta función, pero una rápida encuesta entre el público reveló que muchos asistentes aún no la habían probado. Dentro de QBOA, puedes solicitar documentos (como extractos bancarios o materiales de fin de año) a tu cliente a través de un portal seguro. Después de que el cliente cargue los archivos, puedes ver fácilmente todos los documentos compartidos en una pestaña. Se acabaron los correos electrónicos de ida y vuelta.

Pestaña de Equipo

La pestaña de Equipo en QBOA es su ventanilla única para todo lo relacionado con el equipo. Puede añadir o eliminar usuarios fácilmente, así como gestionar el acceso de cada usuario a la administración y los libros de su empresa.

Pestaña ProAdvisor

No es de extrañar que la pestaña ProAdvisor en QBOA contenga una gran cantidad de información útil. Vea su nivel de ProAdvisor y la información de contacto de su consultor de Intuit, descargue sus insignias de certificación y acceda a recursos y módulos de formación. También puede mantenerse informado sobre las próximas actualizaciones del producto, lo cual es clave para mantener a sus clientes al tanto – «porque algunos de ellos dirán ‘¿QUÉ ACABA DE PASAR?’ de lo contrario», aconsejó Davidson.

Pestaña Trabajo

La pestaña Trabajo es la herramienta de gestión de la práctica incorporada de QBOA, que permite a los usuarios gestionar todas sus tareas en un solo lugar. Pero cuando Stewart preguntó a los asistentes si la utilizaban, las respuestas fueron variadas. Varios asistentes dijeron que lo habían intentado en el pasado pero que les resultaba demasiado frustrante.

Por suerte, la herramienta sigue evolucionando. Según Stewart: «Para Rich Preece, éste es uno de sus bebés y ha avanzado a pasos agigantados desde que lo presentó por primera vez hace unos años». Los usuarios tienen ahora nuevas opciones para crear y gestionar plantillas de flujo de trabajo, así que puede ser el momento de darle otra oportunidad a la pestaña Trabajo.

Pestaña Declaraciones de Impuestos

Después de un año y medio en beta, la pestaña Declaraciones de Impuestos en QBOA ya está disponible para su uso general. Dijo Stewart a la audiencia: «¿Quién prepara los impuestos? Tenéis que entusiasmaros con esto». Esta función permite a los usuarios canadienses presentar electrónicamente los T2 directamente a la Agencia Tributaria de Canadá. Los usuarios también pueden inscribirse en una versión beta que les permitirá presentar electrónicamente los T1.

Pestaña de aplicaciones

Davidson y Stewart son grandes aficionados a mejorar la experiencia de QBO mediante aplicaciones integradas. «Tenemos clientes con necesidades muy específicas y QBO no siempre encaja a la perfección, pero lo más probable es que haya una app que resuelva el problema», explicó Davidson. Stewart añadió que tiene 17 apps conectadas a QBOA: «Podría tener un problema». Por suerte, la pestaña Apps de QBOA permite a los usuarios encontrar y gestionar fácilmente las aplicaciones para los clientes, así como para su propia empresa.

Herramientas del Contable

El menú desplegable de Herramientas del Contable ofrece a los usuarios de QBOA un cómodo acceso a una variedad de herramientas y accesos directos. («¡Esta es la parte divertida!», dijo Stewart.) Algunos de los favoritos de Davidson y Stewart incluyen Cerrar libros (que se explica por sí mismo), Herramientas de informes y Papeles de trabajo.

Con Reports Tools, los usuarios pueden establecer un rango de fechas por defecto para todos los informes y herramientas, en lugar de tener que abrirlos con la configuración por defecto del cliente. Estaba claro que esta característica será un cambio de juego para la audiencia; la demostración de Stewart fue recibida con muchos aplausos.

Mientras tanto, la característica Workpapers acelera el proceso de ajuste de fin de año para los usuarios canadienses de QBOA. Añada notas y archivos adjuntos para cada cliente, realice múltiples ajustes en los libros y guarde todo su trabajo en el archivo del cliente. A continuación, genere una declaración de impuestos con un solo clic.

Y ahí lo tiene: una guía de información privilegiada sobre algunas joyas (no tan) ocultas de QBOA. Pruébalas por ti mismo, o dirígete a QB-HQ para compartir tus propios consejos con la comunidad de QuickBooks.

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