17 secretos para mejorar el trabajo en equipo

Toda organización de éxito está formada por el conjunto de equipos de éxito.

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En esta guía, examinaremos los bloques de construcción detrás de un gran equipo y le proporcionaremos 17 secretos para mejorar el trabajo en equipo.

¿Qué hace un gran equipo?

Antes de empezar a examinar los secretos para mejorar el trabajo en equipo, es importante estudiar el concepto de un buen equipo. Para mejorar realmente el funcionamiento de tu equipo, debes conocer las características que hay detrás de todo equipo exitoso.

Harvard Business Review publicó una reseña del estudio del MIT Human Dynamics Laboratory de 2012, que examinó los componentes de un buen equipo. El estudio siguió los patrones de comunicación de equipos aparentemente idénticos durante un período de seis semanas.

Los datos recogidos revelaron las características clave de los equipos más exitosos, que son.

• Contribución equitativa de todos los miembros del equipo
• El equipo compartía mucha energía
• Los miembros del equipo se comunicaban directamente entre sí
• El equipo mantenía conversaciones de back-El estudio también concluyó que el talento individual es mucho menos importante para el éxito del equipo que la capacidad de todo el equipo para comunicarse eficazmente. Por lo tanto, gran parte de la mejora del trabajo en equipo se basa en la mejora de los patrones de comunicación del equipo.

  Aquí hay un breve vídeo que resume las conclusiones del estudio:

  Las formas clave de mejorar el trabajo en equipo incluyen aspectos como la gestión de la dinámica de grupo, la mejora de la comunicación, la facilitación de la responsabilidad y el fomento del desarrollo.

  Ahora le daremos consejos que se centran en estos puntos para que pueda sacar lo mejor de su equipo.

  Gestionar la dinámica de grupo

  El primer aspecto importante para mejorar el trabajo en equipo implica la gestión de la dinámica de grupo.

  Secreto 1: Dividir los roles en función de los puntos fuertes individuales

  Cuando empiece a asignar los roles del equipo, es importante centrarse en los puntos fuertes individuales de los miembros del equipo. No se trata necesariamente de tener a la mejor persona para cada papel, sino de crear una atmósfera de éxito y realización.

  Si cada miembro del equipo tiene un papel en el que es bueno, es más probable que se sienta valorado e irradie este tipo de energía positiva al resto del grupo. Por otro lado, si las personas desempeñan funciones que no les convienen o que no les ayudan a alcanzar objetivos positivos, la frustración y el resentimiento dentro del equipo pueden empezar a acumularse.

  Secreto 2: Permitir que los miembros den un paso adelante

  Es crucial que la dirección del equipo no empiece a favorecer a ningún miembro concreto del equipo dándole siempre las funciones y responsabilidades clave. En su lugar, debe animar a los miembros del equipo a dar un paso adelante y a desafiarse a sí mismos.

  Una buena forma de hacerlo es pidiendo voluntarios para las funciones. Por ejemplo, en lugar de decir que la persona A está haciendo un trabajo específico, informe al equipo de que necesita a alguien para una tarea concreta. Si siempre son las mismas personas las que intervienen, intente animar a los miembros más tranquilos del equipo a que tomen la iniciativa.

  Otra forma de conseguir que todo el mundo participe es asegurándose de que cada miembro del equipo revise los proyectos y las decisiones antes de su finalización. Antes de finalizar los documentos o planes, haga que cada miembro proporcione una breve retroalimentación.

  Secreto 3: Enfóquese en la retroalimentación positiva

  El trabajo en equipo puede mejorarse mediante la retroalimentación, pero el enfoque debe ser siempre positivo en lugar de negativo. El feedback positivo es otra poderosa herramienta para fomentar un ambiente positivo dentro del equipo y garantizar que todos se sientan valorados.

  Es una buena idea organizar sesiones de evaluación individual con los miembros del equipo, pero también proporcionar un valioso feedback al equipo en su conjunto. Si se afirma el valor del éxito general del equipo y de las contribuciones individuales, se puede elevar la moral del equipo.

  MEJORAR LA COMUNICACIÓN

  Los siguientes consejos se refieren a las formas en que se puede mejorar la forma en que el equipo se comunica entre sí. La comunicación está en el corazón del trabajo en equipo y debería estar entre las áreas de enfoque clave dentro del equipo.

  Secreto 4: Tener una política de puertas abiertas

  La dirección en el equipo y dentro de la organización más amplia debe mantener una política de puertas abiertas. Necesita que los miembros del equipo sientan que pueden comunicar los problemas o los avances positivos en cualquier momento.

  Puede mejorar la política de puertas abiertas permitiendo preguntas y sugerencias del equipo. La dirección debe escuchar siempre estas consultas y responderlas positivamente. Si una sugerencia no es viable, por ejemplo, no se limite a decir que no se va a llevar a cabo, sino que explique las razones y dé una respuesta positiva a la persona por haberla sugerido.

  Cuando un miembro del equipo se enfrente a dificultades, ya sea con el proyecto o con algo de su vida personal, asegúrese de que todo el equipo está ahí para ayudar. Esto puede hacerse reduciendo las tareas que la persona tiene que hacer o proporcionando apoyo adicional fuera del trabajo.

  Secreto 5: Fomentar la lluvia de ideas

  También hay que animar al equipo a hacer una lluvia de ideas en diferentes momentos del proyecto. Por ejemplo, una sesión de brainstorming una vez a la semana o cada dos semanas es una buena idea. Asegúrese de que en la sesión se acogen y examinan todas las ideas. El equipo debe pensar con originalidad y ser analítico en lo que respecta a las ideas.

  Las ideas locas no deben verse de forma negativa o en broma. Si se escuchan las ideas de todos, se puede crear confianza en el grupo y suscitar ideas que puedan conducir al éxito.

  Es una buena idea cambiar el lugar para desafiar más al grupo. No se limite a reunirse en la sala de conferencias, sino que salga de la oficina o se siente en una cafetería bulliciosa para que todo el mundo se ponga a pensar de forma diferente.

  Secreto 6: Alimentar la curiosidad

  La curiosidad es una parte importante de los equipos con éxito. Tal y como demostró el estudio del MIT, los miembros deben buscar también fuera del equipo y volver con ideas. Por lo tanto, siempre debe fomentarse la curiosidad para encontrar soluciones.

  Fortalezca la curiosidad asegurándose de que los miembros del equipo hagan preguntas y busquen respuestas. Elimine del vocabulario de los miembros del equipo el común «Esa es una pregunta tonta». Cada pregunta merece una respuesta.

  Secreto 7: Fomentar la actividad del equipo fuera del trabajo

  Por último, mejorar la comunicación haciendo que el equipo disfrute de la compañía de los demás incluso fuera del trabajo. Conocer el lado social de cada miembro del equipo puede fomentar la confianza y eliminar las barreras para hacer esas preguntas o para aportar nuevas ideas.

  Empieza por animar al equipo a almorzar con los demás. Puede hacerlo creando oportunidades únicas de comida para llevar en las salas de conferencias u organizando picnics durante la estación más cálida.

  También debe organizar eventos fuera del entorno de trabajo. Ni siquiera tienen que ser necesariamente reuniones presenciales, sino más bien oportunidades online para entablar conversaciones. Por ejemplo, utiliza las redes sociales para conectar al equipo y mejorar la colaboración fuera del trabajo con servicios de mensajería instantánea como SnapChat.

  FACILITAR LA RESPONSABILIDAD

  El éxito del trabajo en equipo requiere un conjunto de reglas. Es esencial que los miembros del equipo rindan cuentas, ya que esto desalienta el comportamiento negativo y fomenta la confianza.

  Secreto 8: Definir las funciones de cada miembro

  El primer paso para mejorar la rendición de cuentas es definir las funciones de cada miembro del equipo. Todos deben conocer el objetivo clave de todo el equipo, pero también deben tener su propio conjunto de objetivos y tareas. Al definir las funciones, el equipo experimentará menos confusión y pisará los pies de los demás.

  Como se ha mencionado anteriormente, se deben utilizar los puntos fuertes de cada miembro en beneficio de todo el equipo. Asigne tareas en función de estos puntos fuertes y asegúrese de que todo el mundo entiende su papel dentro del equipo antes de que el proyecto se ponga en marcha.

  Revise y reajuste los papeles a lo largo del proceso y recuerde garantizar que la contribución de todos se valora en términos de igualdad.

  Secreto 9: Defina las expectativas

  En el consejo secreto anterior se mencionaba brevemente la importancia de definir los objetivos, tanto en lo que respecta a todo el equipo como a los miembros individuales. Es crucial que cada miembro sea consciente de estas expectativas desde el principio.

  Antes del proyecto, el equipo debe reunirse y perfilar los resultados deseados, los comportamientos que pueden ayudar a conseguirlos y los objetivos que deben cumplirse. Fíjate en la importancia de que el equipo forme parte del proceso y que no sea sólo una decisión de la dirección de arriba a abajo.

  Secreto 10: Crear plazos claros y comprobar el progreso

  Además, el equipo debe tener una idea clara del calendario. Tener un calendario, con hitos más pequeños, puede ayudar definitivamente y asegura que el equipo no se sienta demasiado agobiado.

  También es necesario que haya una rutina de revisión adecuada para asegurar que el equipo o los miembros individuales no se están quedando atrás. No hay que hacer que los miembros del equipo se sientan acosados, pero hay que asegurarse de que la dirección esté al tanto de los progresos individuales. Esto puede hacerse mediante formularios de autoevaluación o durante las sesiones de retroalimentación.

  Además, asegúrese de que hay asistencia disponible para los individuos que se están quedando atrás. Una buena idea es contar con un sistema de compañeros, en el que los miembros que están a punto de terminar su tarea puedan ayudar de forma flexible a las personas a las que les quedan muchas más tareas por hacer.

  Secreto 11: Construir una rutina

  Los equipos con una rutina, rinden más y tienen menos animosidad dentro de ellos, según la experta en lugares de trabajo Marta Moakley de XpertHR. La rutina no consiste sólo en tener un horario, con hitos operativos, sino también una rutina para otras cosas relacionadas con el trabajo en equipo.

  Por ejemplo, debería haber una rutina para la resolución de problemas y las discusiones. Cuando un equipo se enfrenta a una dificultad, debe saber cuál es la ruta para resolverla. Este podría ser un método para contactar con el líder del equipo, que organizaría una reunión siguiendo un patrón similar. Los pasos serían esbozar el problema, dividirlo en secciones más pequeñas, encontrar soluciones para cada sección y asignar a los miembros del equipo que puedan rectificar los problemas.

  Además, el equipo también debería tener una rutina para tratar con los miembros del equipo que se comportan de forma negativa o perjudicial. Si alguien no está haciendo su trabajo o hay problemas de acoso, es importante tener una rutina para tratar el comportamiento. Una vez más, los pasos podrían incluir la definición del problema, hablar con el autor y la posible víctima, compartir el problema con el equipo en general, encontrar soluciones al problema y seguir adelante una vez que se haya encontrado la solución.

  Mientras que muchas organizaciones y equipos tienden a disolver los conflictos hablando sólo con las personas inmediatamente implicadas en una situación de conflicto, algunos expertos sugieren involucrar a todo el equipo en las rutinas de resolución de conflictos. Don Maruska, autor de How Great Decisions Get Made (Cómo se toman las grandes decisiones), ha dicho: «A menudo, estas personas adicionales aportan equilibrio a la discusión y fomentan un pensamiento más amplio».

  Secreto 12: Establecer un contrato social

  Una de las mejores formas de facilitar la responsabilidad es establecer un contrato social. Se trata de un acuerdo entre los miembros del equipo en el que se establecen las normas de comportamiento. Resume las normas de interacción y comunicación dentro del equipo.

  Un contrato social no es sólo una moda pasajera. La investigación ha demostrado que los contratos sociales bien aplicados proporcionan a los empleados una mayor sensación de control y seguridad dentro del equipo. Esto puede mejorar el sentido de la responsabilidad y la confianza entre los miembros y el director, ya que todos tienen claro lo que se acepta y lo que no.

  El equipo debe participar siempre en la creación de las reglas del contrato social.

  El contrato puede dibujarse centrándose en cuestiones como:

  • ¿Cuáles son las expectativas de los miembros del equipo entre sí?
  • ¿Cuáles son las cosas y comportamientos que funcionan en beneficio del equipo?
  • ¿Cuáles son las cosas y comportamientos que no benefician al equipo?
  • ¿Cuáles son las cosas y comportamientos que el equipo debería adoptar? ¿Qué deberían dejar de hacer?

  Asegúrese de que todo el equipo aporte su contribución y, lo que es más importante, que acepte el acuerdo. Sólo puede funcionar si el incumplimiento del contrato tiene consecuencias y si todos comparten las ideas que lo sustentan.

  Esto se reduce a crear un ambiente y una cultura de trabajo amables.

  Fomentar el desarrollo

  Por último, los siguientes puntos se centran en mejorar el conocimiento colectivo del equipo. Mediante el desarrollo y la formación continuos, el equipo puede generar más energía y comprensión, lo que en última instancia conducirá al éxito

  Secreto 13: Proporcionar formación continua

  Una sensación de logro puede aumentar la moral y la energía del equipo. Una forma sencilla de hacerlo es garantizar que los miembros sigan desarrollando su habilidad y obtengan experiencias positivas a través de la formación. Cada miembro del equipo debe participar en cursos de desarrollo y seguir formándose. Esto no sólo impulsa los conocimientos del equipo y, por tanto, garantiza un mayor éxito, sino que también ayuda al individuo a nivel personal.

  Las habilidades que se entrenan deben desarrollar su capacidad para trabajar en la función concreta, pero la dirección también debe proporcionar formación que mejore las habilidades generales necesarias en el equipo. Éstas pueden ser habilidades técnicas o sociales, siempre que mejoren la capacidad del miembro para ser flexible en el lugar de trabajo.

  Se puede mejorar el éxito general del equipo, su sensación de ser un equipo más unido y la sensación de logro del individuo haciendo que la persona informe sobre los estudios. Una breve presentación de lo que la persona aprendió y cómo puede ayudar al equipo puede ser muy beneficiosa para el equipo.

  Secreto 14: Establezca un programa de tutoría

  También debe considerar la posibilidad de ofrecer un programa de tutoría para cada miembro del equipo o para pequeñas secciones del equipo. Estos pueden ser excelentes para impulsar la energía y ayudar a los miembros del equipo a sentirse más responsables y apoyados.

  Si la provisión de mentores individuales no es posible, puede organizar eventos regulares para impulsar el equipo con interesantes oradores invitados. Las charlas motivacionales a cargo de expertos del sector o del comportamiento social pueden ayudar a fomentar el trabajo en equipo y la confianza.

  Secreto 15: Establezca retos al equipo

  El desarrollo no siempre tiene que estar relacionado con el sector específico en el que trabaja el equipo. De hecho, la dirección también debería desafiar al equipo regularmente con problemas que no estén relacionados con la tarea. Esto puede mejorar la capacidad del equipo para trabajar juntos, potenciar sus habilidades de resolución de problemas y alejar su mente del trabajo por unos momentos.

  Los problemas pequeños, como resolver un asesinato misterioso o una sopa de letras gigante, pueden obligar al equipo a comunicarse y colaborar. Esto garantiza que no se queden en sus grupitos dentro del equipo o que dejen de hablarse entre ellos. De hecho, una tarea divertida durante la jornada laboral puede potenciar la innovación y garantizar que el equipo intente experimentar con diferentes soluciones.

  Recuerde hacer que el equipo analice el reto después y exponga las razones por las que ha fracasado o ha tenido éxito con él. La idea es que participen en la comprensión de cómo trabajar en equipo puede ser beneficioso y cuáles son las claves para una cooperación exitosa.

  Secreto 16: Premiar los resultados

  Por último, se puede mejorar el trabajo en equipo premiando el rendimiento y el comportamiento positivo. Cuando el equipo realiza una tarea, aporta una nueva perspectiva o resuelve un problema complicado, debe ser recompensado por ello. Esto garantiza que el equipo se sienta valorado, comprenda la importancia del trabajo en equipo y cree un sentimiento de energía positiva.

  La recompensa no tiene por qué ser algo demasiado grande, aunque una recompensa económica como una bonificación puede actuar como un poderoso incentivo. Pero también debería considerar la posibilidad de recompensar el trabajo en equipo, como una cena para todo el equipo, una jornada laboral más corta o una botella de champán para todos.

  Recuerde que, aunque felicitar al equipo en su conjunto es importante, también debería recompensar los éxitos individuales. Esto no debe hacerse a expensas de los demás ni debe recompensar siempre a las mismas personas. Pero recompensar a los miembros del equipo de forma individual también puede impulsar la felicidad general del equipo.

  Secreto adicional para mejorar el trabajo en equipo

  Como consejo final, nos centramos en un hecho sorprendente sobre la mejora del trabajo en equipo.

  Secreto 17: No tenga miedo de mezclar los equipos

  Aunque los equipos conocidos tienden a ser más amigables y a tener mejores estructuras de confianza, los estudios han demostrado que los equipos recién formados son mejores para generar ideas. Por lo tanto, no debe tener miedo de cambiar los roles o los miembros de un equipo, especialmente si el equipo actual se está estancando en el progreso o no coopera bien.

  Asegúrese de que los equipos tienen un buen equilibrio entre el talento y la habilidad individual. Si el departamento tiene varios equipos más pequeños, no querrá que todos los individuos con talento estén en un solo equipo. Al tener una clara división de los conjuntos de habilidades superiores, puede crear fácilmente resentimiento entre los equipos y esto puede ser perjudicial para el trabajo en equipo.

  Vea un ejemplo sobre el impacto de los equipos diversos.

  LA LÍNEA FINAL

  En general, los secretos para mejorar el trabajo en equipo consisten en mejorar la forma en que el equipo está estructurado, la forma en que se comunica y la forma en que se desarrolla como equipo.

  Hay que mantener un ambiente positivo centrándose en los elementos que funcionan y asegurando la responsabilidad de cada miembro del equipo.

  Un equipo con éxito quiere aprender y mejorar, no sólo en beneficio del individuo, sino también de todo el equipo.

  
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