Overslag vs. tilbud

Bør du sende tilbud eller udarbejde overslag? Give et fast tilbud på arbejdets pris eller give et overslag over alle omkostninger? Overslag vs. tilbud – hvad er forskellen, og hvad skal du bruge…?

Sandsynligvis bruger du som håndværker eller mindre virksomhed en stor del af din værdifulde tid på at skrive overslag eller tilbud til potentielle nye kunder.

Der kan imidlertid være stor forvirring mellem de to.

I modsætning til hvad du måske tror, er der en verden til forskel på at give et tilbud og at give et overslag.

Så spørgsmålet er: Kender du de vigtige forskelle mellem et overslag og et tilbud?

Opgaver vs. overslag forklaret

For små virksomheder, der leverer enhver form for tjenesteydelse (snarere end et produkt til en fast pris, som butikker gør), er det en selvfølge at give kunderne en idé om, hvad de kan forvente at betale for et bestemt arbejde.

Det kan være et tidskrævende og utaknemmeligt arbejde – især hvis man ikke er helt tryg ved at sætte pen til papir i første omgang.

Det er afgørende at forstå forskellen mellem tilbud og overslag, at bruge det rigtige på det rigtige tidspunkt og at sikre, at de har alle de nødvendige oplysninger.

Vi har skrevet denne enkle, letforståelige guide til overslag vs. tilbud for at hjælpe dig – her er, hvad du vil lære:

• Hvad forskellene er
• Hvornår du skal bruge et overslag og hvornår du skal give et tilbud
• Hvorfor det er vigtigt
• Vigtige detaljer, du skal medtage

Du finder også svarene på de mest stillede spørgsmål om overslag og tilbud.

Hvad er forskellen på et overslag og et tilbud?

Den første ting, du skal forstå om tilbud og overslag, er, at det IKKE bare er to forskellige navne for det samme. Estimater og tilbud har hver især forskellige anvendelser, fordele & ulemper. At kende disse er nøglen til at undgå problemer, der kan koste dig tid, kundens goodwill og endda penge.

Lad os først se på estimater:

Hvad er et estimat?

Et estimat er dybest set et “gæt” eller et groft, kvalificeret gæt baseret på, hvad et arbejde KAN koste. Ofte gives det enten, før du kender alle detaljerne om et bestemt stykke arbejde (f.eks. i forbindelse med en første opringning fra en potentiel ny kunde) eller under et besøg på stedet.

Overslagene er dine første tanker om omkostningerne og kan ændre sig drastisk, når du får yderligere oplysninger, når der opstår uventede komplikationer under arbejdet, eller når omfanget af det, du er blevet bedt om at udføre, øges.

Nøglepunkt: Et overslag er en uformel idé om prisen baseret på begrænsede oplysninger. Betragt det som et udgangspunkt med hensyn til omkostningerne, som kan stige (eller falde). Skøn kan IKKE bruges som et juridisk standpunkt for prisen.

For eksempel kan vi forestille os, at du er blevet bedt om at pudse et soveværelse af gennemsnitlig størrelse.

Mrs. Smith ringer for at spørge om prisen for at pudse sit ekstra soveværelse. Hun har ikke de nøjagtige mål, men siger, at det er “af gennemsnitlig størrelse”. Desuden nævner hun, at der stadig er noget gammelt tapet på plads, som skal fjernes.

Dit overslag kan derfor se således ud:

Hvad er et tilbud?

Et tilbud (eller citat) er en nøjagtig pris for den opgave, der tilbydes. Som sådan er den fast og kan IKKE ændres, når den først er blevet accepteret af kunden (medmindre kunden ændrer mængden/typen af det krævede arbejde, eller du opdager noget helt uden for rammerne af det aftalte).

Obtilbud udstedes kun efter et besøg på stedet, eller når du er sikker på, at du har fastslået præcis, hvad der er behov for.

Nøglepunkt: Det er vigtigt at huske, at tilbud præsenteres formelt og repræsenterer en kontrakt mellem dig og kunden. Som sådan kan de bruges som juridiske standpunkter for prisen, hvis der skulle opstå en tvist.

Oplysninger giver kunderne ro i sindet; de er trygge ved, at de ved præcis, hvor meget arbejdet vil koste, inden arbejdet begynder.

I vores eksempel med fru Smith har du efter et besøg i hendes hjem måske opdaget, at hendes ekstra soveværelse er større end gennemsnittet, og at der er en betydelig mængde gammelt tapet, som det vil tage lidt længere tid at fjerne, end du oprindeligt troede.

Som sådan kan du se af eksemplet nedenfor, at dit skriftlige tilbud er mere detaljeret og afspejler de reelle omkostninger ved det nødvendige arbejde meget mere præcist (i dette tilfælde tilføjes yderligere 75 £ til prisen) :

Overslag eller tilbud? Vigtige punkter at huske…

• Overslag er en grov idé om prisen. De skal KUN bruges som en første vejledende pris.
• Tilbud er juridisk bindende og bør KUN anvendes, når du er sikker på de involverede omkostninger.
• Mærk ALDRIG et skriftligt overslag som et “tilbud” – Du kan blive holdt fast på det angivne tal.
• Sørg ALTID for, at kunden forstår, om han/hun får et overslag eller et tilbud.

Hyppigt stillede spørgsmål om overslag vs. tilbud

Forstå forskellen mellem et overslag og et tilbud er blot det første skridt på vejen til at realisere potentialet i at få begge dele til at arbejde hårdere for dig. Administration og forespørgsler tager værdifuld tid, så vi har beskrevet nogle af de mest almindeligt stillede spørgsmål om overslag og tilbud nedenfor. Disse uddyber ikke kun visse elementer, og hvorfor de er vigtige, men giver også et par nyttige forslag.

Bør jeg altid give et skriftligt overslag eller tilbud?

Som man siger: Mundtlige aftaler er ikke det papir værd, de er skrevet på. Skøn og tilbud bør altid afgives skriftligt. Hvis der senere opstår en forespørgsel eller et problem, er det en god idé at have noget skriftligt at falde tilbage på – det gør det lettere at løse eventuelle misforståelser. Glem ikke at gemme kopier af alle dine overslag og tilbud.

Er det i orden at skrive mine tilbud eller overslag i hånden?

Selv om håndskrevne dokumenter stadig er acceptable, bør du sikre dig, at de er både læselige og professionelt præsenteret – intet afskrækker en potentiel kunde hurtigere end at forsøge at tyde ulæselig krakelering på et stykke papir. Dine tilbud og overslag bør afspejle det niveau af professionalisme, som dine kunder kan forvente af dine tjenester. Brug altid brevpapir med dit firmanavn og alle dine kontaktoplysninger på. Anonymt blankt papir gør kunderne nervøse med hensyn til din virksomheds validitet.

Hvilke oplysninger skal jeg medtage i mine overslag eller tilbud?

Gør det altid klart, om du giver et overslag eller et tilbud, som i eksemplerne ovenfor.

Da overslag er en grov tilnærmelse af omkostningerne, bør de være rimeligt klare, men behøver ikke at være lige så detaljerede som et tilbud. Beskriv opgaven klart og tydeligt i generelle vendinger. Overslag bør altid indeholde en ansvarsfraskrivelse om, at prisen kan ændres, hvis der udarbejdes et mere detaljeret tilbud.

Når du har en bedre idé om, hvad der præcist er involveret, bør der udarbejdes et detaljeret tilbud. Vær så specifik som muligt, herunder:

• Kundernes oplysninger og adressen/lokationen for det arbejde, der skal udføres
• Et referencenummer (hvis nødvendigt)
• Datoen
• En opdeling af elementerne (herunder arbejdskraft, materialer eller særlige omkostninger)
• En præcis beskrivelse af, hvad der er omfattet af tilbuddet og (om nødvendigt), hvad der ikke er omfattet
• Den samlede pris
• Et eventuelt momselement skal angives i detaljer. Husk, at du kun kan opkræve moms, hvis du er momsregistreret hos HMRC. Du skal vise dit gyldige momsregistreringsnummer på alle dokumenter.

Har jeg brug for at medtage mine vilkår & i begge dele?

Hvis du har udarbejdet formelle vilkår og betingelser, skal du altid vedlægge en kopi sammen med dit overslag eller tilbud. Det giver ikke kun din kunde et meget positivt indtryk af, at din virksomhed er ærlig og ærlig, men giver dem også oplysninger om f.eks. dine normale betalingsbetingelser, depositum, sanktioner ved manglende betaling osv.

Bør både tilbud og overslag være dateret?

Datering af tilbud og overslag hjælper dig med at fastslå præcis, hvornår du har udarbejdet dem. Det er dog også en god idé at angive den periode, som dit overslag eller tilbud er gyldigt i. Normalt kan dette være fra 30 til 90 dage efter datoen på dokumentet, afhængigt af din virksomhed eller dine præferencer. Gebyrer og omkostninger stiger naturligvis over tid, så ved at sætte en grænse for, hvor længe din pris er gyldig, beskytter du dig mod at blive overrasket af gamle overslag eller tilbud, som nu er urealistiske.

Er du stadig i tvivl om tilbud og overslag?

Det er nemt at slutte sig til de 1.000-vis af små virksomheder, der nyder godt af YourTradebase – onlineværktøjet, der gør det nemt at oprette (og administrere) alle dine tilbud og overslag ét sted.

Hvorfor ikke prøve vores helt gratis prøveperiode, og se selv?