Vurdering, dokumentation og registrering af bidrag i naturalier

Registrering af bidrag i naturalier

Objekt

I dette afsnit diskuterer vi, hvordan du korrekt registrerer match i naturalier i dit programs regnskabssystem. Dette er vigtigt for at sikre, at disse ressourcer kan medregnes som matchende midler i overensstemmelse med tilskudskravene.

Regnskab for matchning

Det korrekte regnskab for alle typer matchning omfatter:

      1. Holder tilstrækkelig dokumentation til at understøtte de beløb, der kræves som matchning;

      2. Holder den samme type dokumentation, som du ville gøre for at understøtte alle udgifter, der kræves som CNCS’s eller tilskudsmodtagerens andel;

      3. Sikre, at dokumentationen af udgiften svarer til andre programudgifter og er i overensstemmelse med organisatoriske politikker og procedurer;

      4. registrere donation og værdi af varen i detaljer; og

      5. indføre de beløb, der anvendes som match, i hovedbogen som indtægt og som en udgift.

      Tip

      Alert

      Vær forsigtig.

      Som følge af manglende registrering af matchbidrag i hovedbogen skal der udarbejdes en formel forklarende politik og et særskilt regneark til dokumentation for modtagelse og anvendelse af bidraget.

    Registrering af bidrag i naturalier

    I henhold til de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP) skal alle modtagne bidrag registreres som indtægter ved modtagelsen, herunder bidrag i naturalier.

    Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) nr. 116 fastsætter standarden for registrering af bidrag i naturalier i hovedbogen til regnskabsformål. I henhold til SFAS nr. 116 indregnes bidrag til tjenesteydelser i årsregnskabet, hvis disse tjenesteydelser:

    • skaber eller forbedrer ikke-finansielle aktiver, eller

    • kræver specialiserede færdigheder, leveres af personer, der besidder disse færdigheder, og ville skulle købes, hvis de ikke blev leveret som donation.

Tjenester, der kræver specialiserede færdigheder, leveres af revisorer, arkitekter, tømrere, læger, elektrikere, advokater, sygeplejersker, blikkenslagere, undervisere og andre fagfolk og håndværkere.

Lad os se på et eksempel på registrering af et bidrag i naturalier:

Tip

Scenarie

Registrering af in-Kind Contributions

Et af aspekterne af dit program er at reparere og male hegn i dit samfund. En lokal malerfirma ønsker at donere en professionel malersprøjte til din organisation som et bidrag i naturalier. Entreprenøren har vurderet sprøjten til en markedsværdi på 550,00 $.

For at registrere dette bidrag i naturalier i din hovedbog skal du registrere det både som en indtægt (en kreditkonto) og en udgift (en debetkonto).

Sådan kan du registrere dette eksempel:

550,00$ – Konto 7250 Udgift til bidrag i naturalier – Leverancer (debet)

550$.00 – Konto nr. 4250 Indtægter fra bidrag i naturalier – Leverancer (kredit)

Bidrag i naturalier i kontoplanen

Den bedste metode til opsætning af dit regnskabssystem er at oprette indtægts- og udgiftskonti for bidrag i naturalier i din kontoplan.

Du kan overveje at tilføje disse typer af naturalieregnskaber eller andre, efterhånden som behovet opstår:

    • In-kind-bidrag – materialer og forsyninger
    • In-kind-bidrag – tjenesteydelser
    • In-kind-bidrag – ejendom

Som du kan se, ændrer registreringen af in-kind-bidraget som en udgift og indtægt ikke bundlinjen (nettoindtægt) på årsregnskabet. Men ved at registrere bidraget i naturalier registreres det, som din organisation har gjort i denne proces, nøjagtigt og afspejler, hvad det kræver at drive dit program. Dette er en fordel for din organisation med henblik på fremtidig budgettering og planlægning.
Resumé

I dette afsnit har vi undersøgt GAAP-kravet vedrørende bidrag i naturalier og den krævede regnskabsmæssige behandling af bidrag i naturalier som match i hovedbogen.

Grantees bør registrere bidrag i naturalier, som de registrerer kontante udgifter i deres regnskabssystemer. Hvis dette ikke er organisationens praksis, bør der være en skriftlig politik på plads, som beskriver systemet til registrering af transaktionerne.