Ny lov fra Illinois om baggrundstjek af ansøgere
Af: Maryjo F. Pirages Reynolds
Den 19. juli 2014 underskrev guvernør Quinn loven om jobmuligheder for kvalificerede ansøgere som lov. Se, P.A. 098-0774, tilgængelig på http://ilga.gov/legislation/publicacts/fulltext.asp?name=098-0774&GA=98&SessionId=84&DocTypeId=HB&DocNum=5701&GAID=11&Session. Den nye lov er blevet omtalt som “Ban the Box”-lovgivning, fordi den forbyder brugen af forespørgsler om straffedomme i forbindelse med ansættelsesansøgninger. Den nye lov forbyder også brugen af andre metoder forud for samtaler til at frasortere ansøgere med straffedomme.
Loven træder i kraft den 1. januar 2015. Dens centrale krav er, at:
“En arbejdsgiver eller et arbejdsformidlingsbureau må ikke spørge om eller ind til, overveje eller kræve offentliggørelse af en ansøgers straffeattest eller kriminelle fortid, før ansøgeren er blevet vurderet kvalificeret til stillingen og har fået meddelelse om, at ansøgeren er blevet udvalgt til en samtale af arbejdsgiveren eller arbejdsformidlingsbureauet, eller, hvis der ikke finder en samtale sted, før arbejdsgiveren eller arbejdsformidlingsbureauet har givet ansøgeren et betinget tilbud om ansættelse.”
Med andre ord må en arbejdsgiver ikke spørge ind til kriminel baggrund på ansøgningsskemaet, og arbejdsgivere må ikke anmode om eller anvende oplysninger om kriminel baggrund, før de beslutter, om de vil interviewe en ansøger. Dette svarer til forbuddet mod at spørge om handicap, før man giver et jobtilbud – tanken er at gøre det tydeligt for en ansøger, at en domfældelse har spillet en rolle i beslutningen om at interviewe eller ansætte.
Loven vil gælde for alle arbejdsgivere i Illinois med 15 eller flere ansatte i det indeværende eller foregående kalenderår. Arbejdsformidlinger er også omfattet, så arbejdsgivere kan ikke bruge sådanne bureauer til at screene ansøgere for kriminel baggrund.
Loven indeholder tre undtagelser: stillinger, hvor arbejdsgivere er forpligtet til at udelukke ansøgere med visse straffedomme fra ansættelse i henhold til statslig eller føderal lovgivning; stillinger, hvor der kræves en standardkaution eller en tilsvarende kaution, og hvor en ansøgers dom for en eller flere specifikke strafbare handlinger ville diskvalificere ham eller hende fra at opnå en sådan kaution (i så fald kan arbejdsgiveren medtage et spørgsmål eller forespørge om, hvorvidt en ansøger er blevet dømt for disse strafbare handlinger); og stillinger, hvor der ansættes personer med licens i henhold til Emergency Medical Services Systems Act. I henhold til disse undtagelser vil arbejdsgivere, der er omfattet af Illinois Healthcare Worker Background Check Act, f.eks. kunne komme i betragtning til en undtagelse fra loven). Det er bemærkelsesværdigt, at undtagelserne er snævre.
Hvad betyder dette for dig som arbejdsgiver? Arbejdsgivere bør fjerne alle forespørgsler vedrørende kriminel baggrund fra deres ansøgninger og bør vente med at iværksætte en kontrol af kriminel baggrund, indtil det er fastslået, at en ansøger er kvalificeret til jobbet, og ansøgeren er blevet inviteret til en samtale. Arbejdsgivere kan dog foretage en undersøgelse af den kriminelle baggrund, når de meddeler en ansøger, at han/hun er blevet udvalgt til en samtale. Loven synes også at give arbejdsgiveren mulighed for at gøre en samtale betinget af, at han/hun modtager et svar på undersøgelsen af den kriminelle baggrund, og at give arbejdsgiveren mulighed for at meddele en ansøger, at han/hun ikke vil blive interviewet, hvis svaret afslører en strafbar handling, der medfører diskvalifikation. Arbejdsgiverne bør ajourføre alle politikker for baggrundskontrol og/eller bestemmelser i håndbogen. Arbejdsgivere bør også overveje at udarbejde en politik og/eller et formularbrev for at informere ansøgere om politikker for baggrundskontrol, især i tilfælde, hvor en ansøger ikke bliver ansat på grund af sin baggrundskontrol.
Politikker vedrørende kriminel baggrund bør også gennemgås for at sikre, at de ikke udsætter en arbejdsgiver for krav om forskelsbehandling på grund af “forskellig indvirkning”. Equal Employment Opportunity Commission anbefaler, at man vedtager en politik for “målrettet screening”. En sådan politik gør det muligt for arbejdsgiverne at bestemme, hvilke lovovertrædelser der generelt vil udelukke ansøgere fra ansættelse, men giver derefter alle diskvalificerede ansøgere mulighed for en individuel vurdering. En individuel vurdering kræver, at arbejdsgiveren tager hensyn til forbrydelsens art, arbejdets art og den tid, der er gået, for at afgøre, om det er arbejdsrelateret og i overensstemmelse med en forretningsmæssig nødvendighed at udelukke ansøgeren fra at komme i betragtning til stillingen. Her er et link til EEOC’s vejledning om kontrol af kriminel baggrund: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
Overordnet set opfordres arbejdsgivere til at gennemgå deres eksisterende ansættelseshåndbøger og politikker og rådføre sig med en juridisk konsulent for at sikre overholdelse af Illinois’ nye lov. Endelig er vedtagelsen af denne lov en venlig påmindelse om, at arbejdsgivere også skal sikre overholdelse af Fair Credit Reporting Act (FCRA), når de bruger eksterne leverandører til at udføre baggrundskontrol.
Hvis din virksomhed beslutter, at det vil være gavnligt at foretage en baggrundskontrol af ansøgere og/eller medarbejdere, bedes du kontakte vores kontor for at få hjælp. FCRA indeholder talrige, komplekse krav med hensyn til den meddelelse og dokumentation, der er nødvendig for, at arbejdsgivere kan indhente og anvende baggrundskontrol. Vores firma kan hjælpe med at forsyne dig med de nødvendige formularer og oplysninger. Desuden kan vi rådgive dig om, hvilken type forbrugerrapport (undersøgende eller ikke undersøgende) der vil være mest fordelagtig, og rådgive dig om FCRA’s begrænsninger og nuancer for visse arbejdsgivere.
Underlader du at overholde FCRA, kan det resultere i, at en arbejdsgiver kan blive juridisk ansvarlig for skade på en potentiel eller nuværende medarbejder eller et forbrugerrapporteringsbureau, i hvilket tilfælde arbejdsgiveren vil være ansvarlig for erstatning og eventuelt advokatsalærer som følge af den manglende overholdelse af FCRA. Der kan desuden blive udstedt yderligere bøder af et administrativt organ eller i henhold til en statslig lov. Arbejdsgivere bør derfor gå forsigtigt frem og rådføre sig med en juridisk rådgiver, når de ønsker at indhente og anvende baggrundskontrol.
Kontakt os venligst med eventuelle spørgsmål vedrørende FCRA eller den nye lov.
Maryjo Pirages er associeret advokat i firmaet og medlem af grupperne Employment & Labor Law, Trusts & Estates, og Corporate & Business Groups. Maryjo rådgiver og repræsenterer arbejdsgivere i en række ansættelsesforhold, herunder overholdelse af lovbestemte og administrative bestemmelser, kontrakter og medarbejderhåndbøger og -politikker. Maryjo’s mål er at arbejde hånd i hånd med arbejdsgivere, så de proaktivt kan gennemføre og holde sig ajour med deres politikker for at begrænse deres ansvar og eksponering. Derudover bistår hun enkeltpersoner og familier i forbindelse med deres ejendomsplanlægning og administration.
Skriv et svar