Multitasking er ikke, hvad du tror. Du skifter i virkeligheden bare frem og tilbage mellem opgaverne meget hurtigt, siger Guy Winch, Ph.D., forfatter til Emotional First Aid.
Vores hjerner har kun en vis mængde opmærksomhed og produktivitet til at blive uddelegeret på én gang. Dr. Winch henviser til billedet af et cirkeldiagram og bemærker, at uanset hvilke opgaver vi udfører, fylder de fleste af kagen.
TiVo offentliggjorde for nylig en ny undersøgelse, der viste, at 78 procent af folk “multitasker”, mens de ser tv ved at bruge deres smartphones, og 72 procent bruger deres bærbare computere. I takt med at multitasking bliver mere og mere en norm, selv i vores “nedetid” derhjemme, vil vi sandsynligvis fortsætte med at tænke lidt over det.
Det ser ud til, at der hver dag kommer et nyt firma, der udvikler værktøjer, som gør det muligt for os at gøre mere hurtigere og samtidig med andre opgaver. Vi køber det, fordi vi tror, at det vil spare os tid – en værdifuld valuta i denne tid.
Men hvad nu hvis multitasking faktisk holdt dig tilbage? Hvad hvis du vidste, at det faktisk dræbte din produktivitet, skadede dine bedste medarbejdere og i sidste ende ødelagde din virksomhed?
Multitasking og jobpræstationer
Multitasking ændrer fysisk på hjernens struktur. Ny forskning fra University of Sussex viser, at personer, der multitasker ved hjælp af flere medieenheder samtidig, har en lavere tæthed af grå substans i et bestemt område af hjernen end dem, der holder sig til at bruge én enhed lejlighedsvis.
Der er naturligvis tale om et lille tilfælde af hønen og ægget her, så vi må spørge os selv, hvad der kom først. Forskerne bemærkede, at der er behov for endnu en undersøgelse for at fastslå, om personer med mangel på grå substans gør dem tilbøjelige til at multitaske, eller om det faktisk er omvendt.
Her er nogle grunde til, at multitasking har en negativ indvirkning på jobpræstationer, og hvad du kan gøre for at hjælpe med at vende det:
1. Opgaveskift betyder lav produktivitet.
En Realization-undersøgelse viser, at multitasking kan resultere i et produktivitetstab på op til 40 procent. Uden multitasking var der en gennemsnitlig stigning på 59,8 procent i antallet af afsluttede projekter og en reduktion på 35,5 procent i den tid, det tog at afslutte et projekt.
Prøv ikke at tildele for mange projekter på én gang – eller hvis du gør, så giv en liste over prioriteter og deadlines – og hjælp dine medarbejdere med at forstå, i hvilken rækkefølge de kan arbejde på emnerne et ad gangen. Arbejd med medarbejderne for at lære dem at prioritere pop up-opgaver og anmodninger fra andre, som kan distrahere dem undervejs.
2. Dårlig opmærksomhed i lyset af distraktioner.
Realiseringsundersøgelsen viste også, at personer med høj multitasking er mere modtagelige for at blive distraheret af irrelevante stimuli på arbejdet. Dette fører til dårlig regulering af arbejdsvaner, hvilket hæmmer produktiviteten.
Vores opmærksomhedsspændvidder er faldende, viser forskning. Det er svært at afgøre, om vores værktøjer udvikles for at imødekomme dette, eller om vores hjerner tilpasser sig nye bekvemmeligheder.
Uanset hvad, er distraktioner uundgåelige, så vi må lære at bruge dem til vores kreative fordel.
Design din arbejdsplads til både single-taskere og multitaskere med højt medieindhold. Sørg for rolige kontorområder samt fælles arbejdsområder, hvor medarbejderne har frihed til at arbejde i et miljø med musik og andre ting, der kan motivere dem.
3. Depression og angst.
Forskning fra University of Sussex har også fundet ud af, at multitasking kan forårsage følelsesmæssige sygdomme som depression og angst. Undersøgelsen fandt en meget mindre tæthed af grå substans i den forreste cingulære cortex eller ACC blandt deltagere, der brugte en større mængde medieenheder samtidig. Personer med lavere niveauer af grå substans i ACC viser svaghed i kognitiv kontrol og følelsesmæssig regulering, hvilket gør dem mere udsat for depression.
Ingen lammelse af en virksomhed som depression på arbejdspladsen. Faktisk koster depression amerikanske arbejdsgivere 23 milliarder dollars i produktivitetstab årligt. Medarbejdere med depression går i gennemsnit glip af 8,7 arbejdsdage hvert år, fordi de ikke har det godt, sammenlignet med medarbejdere, der aldrig er blevet diagnosticeret med depression, som kun går glip af 4,6 dage. I dette tilfælde hjælper overdreven multitasking ingen, hvis det resulterer i fravær.
Du kan reducere risikoen for, at dine medarbejdere oplever depression og angst på arbejdspladsen ved at bekæmpe nogle af de andre årsager, f.eks. stress som følge af overarbejde.
Spørg medarbejderne, hvad der forårsager dem stress, og gør dit bedste for at hjælpe med at give dem redskaberne til at lindre det. Tilbyd tips til at hjælpe dem med at prioritere deres arbejdsbyrde, f.eks. ved at opdele store projekter i mindre opgaver. Eller måske er der mulighed for mere samarbejde i teamet om projekter for at dele de nødvendige opgaver op og overvinde dem.
Kan vi vende skaden?
Universitetet i Sussex har måske fundet nøglen til at vende de fysiske virkninger af multitasking på hjernen. Deres undersøgelse viste, at specifikke former for træning som at lære at jonglere eller huske et kort øger den grå substans i hjernen.
Hvem sagde, at jonglering kun var for cirkusfolk? Tag 15 minutter om dagen for at fremme en sund aktivitet som denne på kontoret hver dag. Sæt hulahopringe og hoppetove op i pauserummet. Opmuntre til en morgentur rundt i bygningen.
Planlæg regelmæssige skattejagter på kontoret med forretningsrelaterede aktiviteter for at hjælpe med at opbygge dit team og give et afbræk fra normen. Medtag et kort for at hjælpe med at sætte gang i den grå hjerne. Hvis du kan, så gør det udenfor. At gå udenfor i et stykke tid genopretter neuroner i hjernen, viser forskning, hvilket skyldes det fysiske tekstrige miljø.
Du vil bemærke, at dine medarbejdere får mere udrettet, når de fokuserer på enkelte opgaver og har mulighed for at holde pauser for at genopfriske deres sind. Ja, vi ønsker at få mere gjort hurtigere, og selv om teknologien tilsyneladende gør det muligt, har vi fundet ud af, at det ikke virker. Faktisk dræber det din produktivitet og din virksomhed. Vær opmærksom på dine medarbejderes behov, så I kan arbejde sammen om at stoppe multitasking og opnå mere.
Hvad er nogle måder, hvorpå du har oplevet et stort tilbageslag eller produktivitetstab på grund af multitasking?
Skriv et svar