Som ejer af en lille virksomhed er det vigtigt, at du kender til lønsumsafgifter, og at du ved, om du skylder lønsumsafgifter eller ej. Sanktionerne for ikke at betale eller endda betale for sent kan være alvorlige. Hvis din virksomhed har ansatte, er du som virksomhed ansvarlig for at opkræve og betale lønsumsafgifter baseret på deres lønninger. Selv hvis du ikke har ansatte, men din virksomhed er registreret, er dine egne lønsedler fra virksomheden omfattet af lønsumsafgifter. Og selv om du bruger en løntjeneste, er du som virksomhedsejer i sidste ende stadig ansvarlig for, at din virksomhed betaler lønsumsafgifterne korrekt og til tiden. Så det giver god mening at have et praktisk kendskab til, hvad det indebærer. Nedenfor gennemgår vi det grundlæggende, så du kan være sikker på, at du ved, hvad dit ansvar som virksomhedsejer er, når det drejer sig om lønsumsafgifter.

Lønsumsafgiftsglossar:

FICA: Federal Insurance Contributions Act (FICA), som kræver, at der betales socialsikringsskat og Medicare-skat af lønnen.

FTD: Federal tax deposit, som er den skat, du sender til skattevæsenet.

FUTA: Federal Unemployment Tax Act, som kræver, at arbejdsgivere betaler arbejdsløshedsforsikringsskat. Pengene bruges til at hjælpe delstaterne med at administrere arbejdsløshedsforsikringsprogrammer.

OASDI: Old Age, Survivor and Disability Insurance (OASDI), også kendt som Social Security. OASDI-skatten er en af FICA-lønsumsafgifterne. Den anden er Medicare-skatten.

SUTA: State Unemployment Tax Act, som pålægger opkrævning af lønsumsafgifter til betaling af arbejdsløshedsunderstøttelse til berettigede arbejdstagere, der mister deres arbejde uden egen skyld.

Hvad er lønsumsafgifter?

Lønsumsafgifter er forskellige fra indkomstskatter. Lønsumsafgifter er de andre skatter, som lønmodtagerne skylder på grundlag af deres løn, men disse skatter omfatter også en arbejdsgiverbidragskomponent. Både medarbejderen og arbejdsgiveren skylder lønsumsafgifter på en medarbejders løn.

Føderale lønsumsafgifter

Der er to primære føderale lønsumsafgifter. De er begge pålagt i henhold til Federal Insurance Contributions Act (FICA). De er:

Social Security: Social Security-skatter er også kendt som OASDI-skatter. OASDI står for Old Age, Survivor and Disability Insurance (alderdoms-, efterladte- og invaliditetsforsikring). Disse skatter finansierer socialsikringsydelser.

Medicare: Medicare-skatten er også kendt som Medicare Hospital Insurance (HI) skat. Disse skatter finansierer hospitalsforsikringsdelen af Medicare-ydelserne.

Der er en tredje, mindre føderal lønsumsafgift:

Arbejdsløshedsforsikring: Den føderale lov om arbejdsløshedsskat (FUTA) bidrager til at betale for det føderale statslige arbejdsløshedsforsikringssystem. Kun de første 7.000 dollars af en arbejdstagers løn bruges til at beregne denne skat. FUTA-pengene bruges mest til at betale for administrationen af statens arbejdsløshedsforsikringsprogram.

State payroll taxes

Arbejdsløshedsforsikring: State Unemployment Tax Act (SUTA) skatten giver statslige arbejdsløshedsydelser til berettigede arbejdstagere, der mister deres job uden egen skyld.

Invaliditetsforsikring: Fem stater, der er anført nedenfor, og Puerto Rico kræver også, at arbejdsgiverne tilbyder en kortvarig invaliditetsforsikring for ikke-arbejdsrelaterede skader og sygdomme, der forhindrer en medarbejder i at arbejde.

Hvis din virksomhed driver forretning i en af disse lande, skal du muligvis tilbageholde skat fra din arbejdstagers løn og/eller betale skat for at dække forsikringsomkostningerne. Nogle stater opkræver blot betaling af arbejdstagerne. Andre opkræver en afgift hos arbejdsgiverne. Nogle opkræver begge dele.

For statsspecifikke oplysninger: Californien, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island, Puerto Rico.

Arbejderens ansvar for lønsumsafgifter

Lønsumsafgifter er opdelt i det, som arbejdsgiveren skylder, og det, som arbejdstageren skylder. Her er et nærmere kig på arbejdsgiverens fordeling:

6,2 % til social sikring. Som arbejdsgiver betaler du 6,2 % , eller halvdelen, af de 12,4 % socialsikringsskat, der skal betales på de første 118.500 dollars af en medarbejders løn. Dette maksimale lønloft stiger til 127 200 USD i 2017.

1,45 % for Medicare. Arbejdsgiveren deler også den Medicare-skat, der skal betales af en medarbejders løn.

6 %, op til højst 42 $ om året, for den føderale arbejdsløshedsforsikringsskat, der er baseret på de første 7.000 $ i løn for hver medarbejder. Den faktiske sats er typisk 0,6 %, fordi arbejdsgiverne får et fradrag på 5,4 % for den statslige arbejdsløshedsforsikringsskat, som de også skal betale, i de fleste tilfælde. Kun arbejdsgivere betaler FUTA-skat.

Den statslige arbejdsløshedsforsikringsskat for arbejdsgivere varierer fra stat til stat.

Lønmodtagernes lønsumsafgift ansvar

6,2 % for Social Security

1,45 % for Medicare

0 % for statslige arbejdsløshedsforsikringsskatter, undtagen i Alaska, New Jersey og Pennsylvania. Disse er de eneste tre stater, der regelmæssigt opkræver en statslig arbejdsløshedsforsikringsskat af lønmodtagere. Denne medarbejderskat skal tilbageholdes af arbejdsgiveren og betales til staten sammen med arbejdsgiverens egne kvartalsvise arbejdsløshedsskattebetalinger.

Lønsumsskattebetalingsplan og frister

Lønsumsskatter, som du skylder den føderale regering, skal betales månedligt eller halvårligt (to gange om ugen), afhængigt af, hvor meget lønsumsskat du typisk skylder.

Hvis de føderale skatter var 50.000 USD eller mindre over en 12-måneders periode, indbetaler du skatterne månedligt.

Hvis de er over 50.000 USD, indbetaler du skatterne to gange om ugen.

Hvis dine lønsumsafgifter er mindre end 1.000 USD om året, kan du anmode om at betale dem årligt.

Disse føderale skatteindbetalinger skal foretages elektronisk via Electronic Federal Tax Payment System. Men din lille virksomhed kan stadig sende en check til dækning af lønsumsafgifterne med posten, hvis den skylder mindre end 2.500 $ pr. kvartal.

For yderligere oplysninger kan du tjekke IRS-webstedet her.

State lønsumsafgifter skal normalt betales månedligt eller kvartalsvis, afhængigt af hvor stor din lønsum er. Tjek din stats beskæftigelsesafdeling for at få den korrekte tidsplan for din lille virksomhed.

Hvordan indberetter jeg lønsumsafgifter?

Føderale lønsumsafgiftsangivelser indgives separat fra lønsumsafgiftsbetalingerne. Din lille virksomhed skal indgive føderale lønsumsafgiftsangivelser kvartalsvis eller en gang om året, afhængigt af hvor stor din lønsum er. Du skal bruge IRS Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, til at indberette dine lønsumsafgifter. IRS Form 940 bruges til at indberette de føderale arbejdsløshedsskatter (FUTA), du har betalt.

Hvad sker der, hvis jeg ikke kan betale mine lønsumsafgifter, eller hvis jeg betaler for sent?

Den føderale regering betragter lønsumsafgifter som en særlig kategori af skatter, fordi medarbejderens andel tilhører medarbejderen, ikke arbejdsgiveren. Den kan f.eks. gå ind på medarbejderens socialsikringskonto for at optjene kredit for fremtidige ydelser. Så små virksomheder, der fristes til at bruge pengene til andre formål, straffes med store bøder og morarenter ved forsinket betaling. Skattevæsenet kan hæve de penge, du skylder, direkte fra din bankkonto, sætte en skattepant på din ejendom eller, i alvorlige tilfælde, true med fængselsstraf.

Her er et eksempel på, hvor hurtigt bøderne kan løbe op, fra IRS’ publikation “The ABCs of FTDs”:

FTD Penalty on a Late, $3,000 Quarterly Tax Deposit:

1 – 5 dage: 2%, $60
6 – 15 dage: 2 %, $60
6 – 15 dage: 5%, $150
16 + dage: 10%, $300
10 dage efter skattevæsenets regning/meddelelse: 15%, $450

Det er et eksempel på en bøde for manglende indbetaling. Du ville også skylde en bøde for manglende indgivelse på 5 % pr. måned af den ubetalte skat, op til 25 % af den samlede skat. Og en bøde for manglende betaling på 1/2 % til 1 % pr. måned, op til 25 % af det samlede beløb. Og renter på den ubetalte skat, som for nylig varierede mellem 3 % og 6 % af den samlede skat. Så få viden om lønsumsafgifter, så din lille virksomhed kan fokusere på vækst og ikke på skattebøder!