Det har sine udfordringer og belønninger at administrere et kontor, ikke sandt? Du håndterer konstant nye forhindringer og pres i et forsøg på at gøre alles arbejdsdage behagelige, sikre og produktive. Det er dog en gave at være i stand til at give andre det, og det er noget, du sikkert er meget stolt af. Det fortjener du.

Som kontorchef er en af de vigtigste måder, hvorpå du påvirker dit team, at du forbedrer og bevarer det miljø, som de arbejder i. Dine medarbejdere fortjener at arbejde i et miljø, der er hygiejnisk, ryddet op og fri for distraktioner. Medarbejderne er ofte prisgivet forhold på arbejdspladsen, som de ikke kan kontrollere.

Selv om de fleste virksomheder kræver, at medarbejderne hjælper med at holde fællesarealer rene, blev dine medarbejdere ikke ansat til at gøre rent på dit kontor, og det blev du heller ikke. Ved at hyre et kommercielt rengøringsfirma kan du lette byrden på medarbejderne for at holde tingene rene og samtidig sikre, at dit kontormiljø ikke lider under det.

I denne komplette guide til ansættelse af et kommercielt rengøringsfirma hjælper vi dig med at forstå fordelene ved at ansætte et rengøringsfirma, hvordan du finder velrenommerede firmaer i din by, hvordan du får de bedste priser for rengøringstjenester, og hvordan du administrerer dem med succes.

Fordele ved at ansætte et kommercielt rengøringsfirma

Hvor vi kan undersøge, hvordan du ansætter dit kommercielle rengøringsfirma, skal du beslutte, om outsourcing af din kontorrengøring er udgiften og indsatsen for at administrere en anden leverandør værd. Senere vil vi komme med anbefalinger til at holde dette forhold let at administrere, men først skal du overveje disse 6 hovedårsager til at hyre et rengøringsfirma:

Et bedre arbejdsmiljø

Gennem at holde dit kontor ikke bare rent, men professionelt pletfrit, kan du sikre større medarbejdertilfredshed og produktivitet. I stedet for at navigere rundt i bunker af papirer eller starte krige om rester fra pauserummet, vil dine medarbejdere have travlt med at udføre det arbejde, de blev ansat til at udføre, på en måde, der er behagelig for dem.

Kompetence og erfaring

I stedet for at lægge ansvaret for rengøringen over på en receptionist, en intern rengøringsassistent eller en kontorchef som dig selv, skal du vælge de professionelle. De ved, hvordan de kan sørge for, at tingene bliver støvet af, rengjort og desinficeret på en doseret og professionel måde. Ved at hyre et rengøringsfirma får du ro i sindet og kan nyde en dybere form for rengøring.

Pålidelighed og konsistens

I stedet for at administrere en roterende kalender med medarbejderopgaver eller en ansat medarbejder, der tager sygedage, har brug for fri og måske forlader stedet for et andet job, kan du lade dit rengøringsfirma administrere alt det ind- og udvendige. Når du stoler på deres team i stedet for dit eget, kan du være sikker på, at der vil være nogen til stede på det planlagte tidspunkt, uanset om det regner eller skinner.

Germ Evasion

Mens dine medarbejdere måske rydder op på deres skriveborde og håndterer deres eget affald, tænker de ikke på at desinficere overflader eller holde bakterier på afstand. Dit kommercielle rengøringsmandskab vil være overalt på disse områder med mange bakterier. Især i forkølelses- og influenzasæsonen vil du være beskyttet mod kontorets bakterier på den bedst mulige måde.

Sæt & Glem det

Når en af dine medarbejderes slægtninge bliver tilkaldt som “rengøringsdame på kontoret”, kan det være svært at lægge en tidsplan. Judy, som også passer hunde, arbejder på deltid som tidsbestiller og rejser for sit tredje job, er måske ikke tilgængelig i den kadence, som dit kontor har brug for. Vælg i stedet et erfarent team af rengøringsfolk, der ved, hvornår de skal møde op, og som aldrig undlader at gøre det.

Det er nemt at administrere en pålidelig leverandør

Med Edens kontorstyringsplatform kan du finde en godkendt leverandør, der passer til din virksomheds særlige behov og krav. Derefter kan du bruge softwaren til at administrere tidsplanen og betale fakturaer til rengøringsfirmaet – det er så nemt, at du aldrig vil have lyst til at gå tilbage til at have en intern kontorrengøringsmand eller administrere tingene selv.

Hvornår skal du hyre et kommercielt rengøringsfirma

Det rigtige tidspunkt at hyre et rengøringsfirma kan føles lidt undvigende. Medmindre dit kontor er i fuldstændig forfald, og der ikke er nogen til at håndtere det, har du sandsynligvis fundet en løsning, der ligesom virker.

Måske har du en roterende kalender, hvor teammedlemmer tilmelder sig tor specifikke rengøringsopgaver, eller du har en “rengøringsmand” eller “rengøringsdame”, der kommer for at tømme skrald hver fredag. Det har været okay, så du har ikke stresset over at finde en bedre løsning.

Her er nogle advarselstegn på, at det er på tide at hyre et professionelt rengøringsfirma på en tilbagevendende basis:

Dit team er for travlt

Dit team er slankt, men fyldt med rockstars. De har masser af kasketter på og klager aldrig over, at der er travlt – de trives med det. Dit team kan dog ikke trives med det arbejde, de blev ansat til at udføre, hvis de har travlt med at tømme skraldespande og genopfylde ressourcer. Hjernerne i din drift dræner allerede dyrebar tid på møder, mindre effektive opgaver og andre distraktioner. For de fleste virksomheder er dette grund nok til at ansætte et kommercielt team for at skære ned på den tid, der går til spilde internt.

Din nuværende rengøringssituation er ikke tilstrækkelig

Hvad enten du er utilfreds med det rengøringsniveau, som din nuværende rengøringsleverandør opnår i dine lokaler, eller du har andre bekymringer som omkostninger, tilgængelighed eller etikette, er det værd at foretage et skift. Selv om det kan tage tid og energi at finde en ny leverandør og få dem indarbejdet, vil du tjene tiden tilbage, når du ikke længere har at gøre med et upålideligt rengøringsselskab eller en upålidelig leverandør.

Du er lige flyttet ind på dit kontor

Nyt rum, nye regler. Uanset om du er en helt nyopstartet virksomhed, der udvider til nye byer, en fjernvirksomhed, der lige er gået IRL for første gang, eller om du bare flytter til et nyt kontor i samme by, er det et godt tidspunkt at opstille nye forventninger og procedurer for forvaltningen af dine lokaler. Det er også grund nok til at afskedige dit nuværende rengøringsteam eller endelig give dine medarbejdere et pusterum fra gør-det-selv-rengøring af kontoret.

Typiske tjenester, der tilbydes af rengøringsfirmaer

Hvis du aldrig har hyret en erhvervsrengøringsvirksomhed før, undrer du dig måske over, hvad du kan få dem til at gøre. Denne liste varierer fra udbyder til udbyder, og den bedste politik, når du ikke er sikker, er at spørge udtrykkeligt. Mange udbydere vil dog tilbyde en vaskeægte liste over de tjenester, de tilbyder, på deres websted.

De mest almindelige typer af rengøringstjenester omfatter:

  • Tømning/oprydning af affald
  • Rengøring og desinficering af badeværelser
  • Afstøvning af overflader
  • Rengøring af spejle, vinduer, og skærme
  • Restocking af papir eller andre forsyninger
  • Deodorisering og opfriskning af rummet

Sådan finder du et velrenommeret kontorrengøringsselskab

Når du er klar til at hyre en leverandør af kontorrengøring, vil du have nye spørgsmål at besvare: Hvem skal vi hyre? Hvordan finder vi dem? Hvordan finder vi ud af, om de passer godt til os?

Bemærk: Edens Services Marketplace indeholder en liste over hundredvis af kontorrengøringsfirmaer med topkarakter i hele USA. Vi har allerede gjort arbejdet med at identificere pålidelige virksomheder, der er anbefalet af andre kontorchefer. Vores platform giver dig mulighed for at anmode om tilbud fra leverandører, kommunikere med dem og administrere fakturaer – alt sammen på ét sted. Du kan anmode om et gratis tilbud på kontorrengøringstjenester her.

Hvad enten du bruger en markedsplads for tjenester som vores til at finde en kontorrengøringsvirksomhed, eller du søger efter en selvstændigt, er her 3 tips til at hjælpe dig med at finde et lokalt rengøringsfirma, som du kan hyre:

Henvisninger (mund til mund-omtale)

Hiv fat i dit netværk af andre kontorchefer eller medarbejdere i andre virksomheder. Dem, der er begejstrede for deres rengøringshold, vil være en god indikator for tilfredsstillende præstationer, og dem, der ikke får en begejstret anmeldelse, bør også bemærkes. Hvis du ikke har et netværk at rådføre dig med, kan du stille spørgsmålet på de sociale medier eller søge lidt for at se, hvem der har tweetet eller offentliggjort rosende ord om deres leverandører.

Onlineanmeldelser

Se på Google, Yelp, Angie’s List, Thumbtack og Facebook efter rengøringsfirmaer i nærheden af dig. Sorter efter dem, der har mindst en gennemsnitlig sammensat anmeldelse på 4,0 og højere – men læs så rent faktisk anmeldelserne. Du bør kigge efter positive anmeldelser, der nævner punktlighed, opmærksomhed på detaljer og ekstraordinær service. Glem ikke at kigge på negative anmeldelser også – selv om nogle af dem utvivlsomt er skrevet af en utilfreds tidligere medarbejder eller kunde, er mange af dem sigende.

Reklamer

Brug Google til at søge efter kontorrengøringsfirmaer i din by. Vær opmærksom på de annoncer, der vises øverst på søgeresultatsiden. Du kan også henvise til dine lokale aviser eller Gule Sider for at finde annoncer fra lokale rengøringsfirmaer.

Hvor meget skal du betale for kontorrengøring?

Når du begynder at undersøge forslag fra kommercielle rengøringsfirmaer, skal du overveje en række faktorer, herunder antal år i branchen, anmeldelser og omdømme, tilgængelighed og leverede tjenester. En regerende faktor at overveje er dog prisen for service, og denne faktor afhænger af alle de andre.

Mere erfarne og bredt tilgængelige virksomheder har en tendens til at kræve mere end nyere eller mindre hold. Der er heller ikke nogen universel standard for prisen på rengøringstjenester, fordi dit kontors størrelse, den by, du befinder dig i, og de tjenester, du har brug for, også kan variere. Endelig indgår drikkepenge og andre gebyrer hos visse udbydere, mens andre indregner dem i den tilbudte pris.

For at få den bedst mulige pris skal du sørge for at gennemgå hvert enkelt tilbud to gange for at undgå skjulte omkostninger. Sammenlign omkostningerne hos mindst 3 andre udbydere, før du træffer et endeligt valg. Sigt efter en kombination af prisbillighed og kvalitet – den billigste og den dyreste kan begge være forkerte for dig, og det er helt i orden.

Her er nogle tips til udarbejdelse af RFP’er (Requests For Proposals):

Vær specifik

Når det kommer til din RFP om erhvervsrengøring, skal du sørge for at være specifik med hensyn til, hvem der skal indsende et forslag, hvad de skal inkludere i deres forslag, og hvad der kan diskvalificere en bestemt virksomhed fra dine overvejelser. Lad dine potentielle leverandører sortere sig selv fra i første runde.

Kommuniker, hvad der betyder mest

Hvad er de funktioner, frynsegoder, tjenester eller detaljer, der betyder mest for dig i et rengøringshold? Er det vigtigere, at de er rettidige eller grundige? Vil du hellere have, at de er kommunikative eller ude af vejen? Du kender dine behov og din båndbredde bedst, så giv dem på forhånd til kende.

Kend dine behov på skala

Hvor ofte ønsker du, at dit rengøringshold skal komme på besøg? Hvordan vil du bestemme denne tidsplan og styre den i fællesskab? Hvilke typer rengøring har du brug for at leje ud? Hvilke faktorer vil påvirke eller ændre disse forventninger? Sørg for, at din RFP behandler disse spørgsmål.

Sæt et omhyggeligt net

I stedet for at udsende en RFP 100 steder, bør du overveje at begrænse dig til nogle få vigtige steder, hvor leverandører af erhvervsrengøring samles. Eden kan hjælpe med dette.

Sæt grænser

Hvilke kvalificerende faktorer vil hjælpe dig med at identificere den bedst egnede rengøringsleverandør? Hvordan kan du formulere disse over for potentielle udbydere? Hvilke spørgsmål vil du gerne have dem til at besvare for at gøre dit valg mere klart?

Organiser besøg på stedet

Når du har indsnævret dit valg ned til 3-5 rengøringsfirmaer, der passer bedst til dig, skal du invitere dem ind. Opmuntre udbyderne til at komme på besøg, rundvisning på kontoret og stille spørgsmål, som de måtte have. Dette vil give dig det fulde billede af, om de vil passe kulturelt og kommunikativt til din organisation, men også om de føler sig sikre på deres evner til at håndtere dine lokaler.

Når du har truffet dit valg, skal du indgå en kontrakt med forsigtighed. Overvej først en prøvetid eller en midlertidig kontrakt for at teste vandet og afgøre, om en mere langsigtet aftale er levedygtig. Sørg for, at begge parter er åbne for at genforhandle, når behovene ændrer sig.

Indkøring af et nyt rengøringsfirma

Når du går i gang med at indkøre dit nye rengøringsfirma, er der et par ting, du skal have styr på. For det meste bør dit rengøringsfirma gennemgå disse ting med dig. Du vil dog gerne diskutere internt og træffe beslutninger om nogle ting, før rengøringsfirmaet er klar til at starte.

Her er nogle ting, du skal overveje, når du hyrer et nyt rengøringsfirma:

Rengøringsartikler til kontoret

Hvem leverer de materialer, som dit rengøringsfirma skal bruge? Hvis de bruger deres egne forsyninger, vil du så kræve, at de bruger specifikke forsyninger, der har en minimal lugt, er allergivenlige eller miljøvenlige? Hvis du skal levere forsyningerne, vil dit rengøringsteam så være bekendt og fortrolig med det, du vælger at bruge?

Hvordan vil du kommunikere, når tingene skal genopfyldes, og hvem der skal udskifte og genopfylde disse ting? Opbevarer de deres materialer på dit kontor, så de kan bruges der, eller skal de rejse med dem hver uge? Hvis I leverer jeres egne materialer, hvor vil I så opbevare dem, og hvordan vil I give adgang til jeres rengøringsfolk? Vil rengøringspersonalet medbringe deres egne støvsugere, gulvpolermaskiner eller andre rengøringsapparater og -redskaber, eller skal disse stilles til rådighed af dig?

Rengøringsplan

Du skal fastlægge, hvor ofte rengøringsmandskabet skal betjene dit kontor, på hvilke dage og tidspunkter og på hvilke måder. Indbyg et uforudsete beløb for uger, der falder på helligdage eller vigtige begivenheder for din virksomhed.

Kontoradgang

Hvordan og gennem hvilken indgang vil du gerne have, at dit rengøringshold skal få adgang til bygningen? Skal de bruge en kode, et kort eller en nøgle for at komme ind, eller vil der være nogen til at lukke dem ind? Hvis du kræver andre trin for deres sikre adgang, skal du sørge for, at disse er kendt og fastlagt.

Forberedelse før rengøring

Hvad skal dit rengøringsmandskab gøre, før de ankommer hver uge eller måned? Foretrækker de, at skraldet skal fjernes fra dåserne og stilles i et område til indsamling? Har de brug for, at apparater bliver taget ud af stikkontakten, overflader bliver ryddet, eller køleskabe bliver tømt, før de ankommer?

Omvendt, hvad skal de gøre, før de tager af sted? Ønsker du, at de skal efterlade lyset tændt eller slukket? Skal de være særligt opmærksomme på at udskifte visse ressourcer eller nulstille nøgleområder på kontoret? Disse instruktioner skal være klare og tydelige fra starten. Den bedste måde at sikre, at dit rengøringsteam passer til dine behov, er ved at udtrykke dine behov klart og tydeligt.

Tips til styring af et kommercielt rengøringsfirma

Når dit rengøringsfirma er ansat og er klar til at gå i gang, skal du overvåge og styre forholdet til dem, ligesom med enhver anden leverandør. Det er vigtigt at forstå, at dine kommercielle rengøringsfirmaer håndterer mange forskellige kontorer, hvor forventninger og krav kan variere.

For at sikre succes skal du sørge for at kommunikere og dokumentere forventningerne i begge retninger. Når der opstår overraskelser, skuffelser eller forhindringer, skal du håndtere dem hurtigt og med omhu. Det vigtigste er, at du giver feedback åbent og også søger den åbent. Hvis dit rengøringshold føler, at de kan komme til dig med problemer eller spørgsmål, vil du aldrig være den sidste, der får besked, når noget går i stykker eller går i stykker.

I sidste ende kan det tage et par uger eller endda måneder at komme ind i en rytme. Vær tålmodig, men samtidig omhyggelig med at kommunikere dine forventninger og behov.

Hvordan Edens Workplace Management Platform kan hjælpe dig

Vores Workplace Management Platform er en alt-i-én-løsning til kontorchefer og facilitetsledere i hele USA. Vi leverer de bedste rengøringstjenesteudbydere, konkurrencedygtige tilbud og de hurtigste gennemløbstider i branchen.

Services Marketplace:

Ved hjælp af vores services marketplace kan du modtage flere bud på enhver service, du måtte have brug for til at drive dit kontor – fra kontorrengøring, IT-support, håndværkertjenester, blikkenslagere, flyttefolk og meget mere. Vores markedsplads viser kun leverandører, der er anbefalet af andre kontorchefer i din by, og vi gennemfører flere referencekontroller for at sikre, at de er gode.

Vendor Communication:

Med Edens instrumentbræt kan du chatte direkte med alle dine leverandører. Denne direkte kommunikationslinje, der er indbygget i dashboardet, sikrer hurtige svartider fra leverandørerne og også en direkte kommunikationslinje med din Account Manager. Alle Eden-leverandører er uddannet til at bruge vores software, så du kan være sikker på, at deres færdigheder forbedres yderligere af vores teknologi, hvilket resulterer i optimal ydelse

Task Management:

Kontorchefer og arbejdspladsgrupper kan nu strømline indsamlingen og organiseringen af medarbejdernes anmodninger. Dine teammedlemmer kan indsende billetter på den måde, der er bedst for dit kontor – via Slack, website, e-mail eller endda vores iPad-app. Det er slut med at blive banket på skulderen for anmodninger. Du kan endda se analyser omkring hvilke typer anmodninger der er tendenser på dit kontor, samt din egen gennemførelsestid for anmodninger.

Søger du at hyre et pålideligt rengøringsfirma til dit kontor? Få mere at vide om vores kontorrengøringstjenester her og anmod om et gratis tilbud for din arbejdsplads.