Hvad betyder overholdelse af FCRA virkelig for dig og din lille virksomhed? 25 Jan 2019

Hvis du undersøger baggrundstjek, vil du sandsynligvis støde på Fair Credit Reporting Act (FCRA). Du kan se screeningvirksomheder sige, at de overholder FCRA, eller du kan læse om farerne ved at overtræde FCRA-retningslinjerne. Du tror måske, at dette kun gælder for virksomheder med mange millioner dollars, men vidste du, at selv små virksomheder skal følge FCRA-standarderne?

Ja, alle virksomheder, der anvender baggrundstjek på arbejdspladsen, skal følge FCRA-standarderne. Overtrædelse af FCRA’s retningslinjer kan føre til retssager, civile bøder og fængselsstraf. Der blev indgivet 422 retssager i henhold til Fair Credit Reporting Act alene i februar 2018.

Hvis du ikke ønsker en retssag, skal du følge FCRA-retningslinjerne, når du udfører baggrundsundersøgelser. For at gøre dette skal du besvare et par spørgsmål, herunder:

• Hvad er FCRA?
• Hvad betyder det at være FCRA-kompatibel?
• Hvordan kan du være FCRA-kompatibel?

Lad os finde ud af svarene på disse spørgsmål.

Hvad er Fair Credit Reporting Act?

The Fair Credit Reporting Act er et sæt føderale love, der beskytter folks oplysninger, når de bruges til kreditkontrol, baggrundskontrol af lejere eller til ansættelsesformål. Den regulerer, hvordan virksomheder kan bruge forbrugeroplysninger, hvilke oplysninger de kan overveje, og giver forbrugeren mulighed for at gennemgå sine egne data.

FCRA blev vedtaget i 1970, fordi kreditoplysningsbureauer opretholdt gamle, unøjagtige og undertiden fabrikerede rapporter om enkeltpersoner. Rapporterne kunne omfatte alt fra en persons civilstand til hans eller hendes drikkevaner eller nationale oprindelse. Disse rapporter kunne købes af virksomheder, som kunne afvise tjenester eller muligheder på grundlag af disse oplysninger. De kan også bruges i retshåndhævelsessager. Den enkelte havde ingen mulighed for at se sin rapport eller bestride ukorrekte oplysninger.

FCRA gav den enkelte mulighed for at se sine oplysninger og forhindrede rapporteringsbureauer i at bruge falske eller følsomme oplysninger. FCRA er altså en vigtig beskyttelse for folk, men er det kun forbrugerne, der har gavn af FCRA? Hjælper det også virksomheder?

Hvem hjælper FCRA?

FCRA beskytter først og fremmest den ansøger, der giver sine oplysninger. Den giver dem ret til at gennemgå oplysningerne, til at vide, hvem der foretager baggrundstjekket, og til at blive underrettet, hvis du træffer en negativ afgørelse på grundlag af resultaterne.

Men FCRA hjælper også de involverede virksomheder ved at kræve, at de skal have en standardiseret måde at håndtere ansøgernes oplysninger på. Det kræver også, at de skal være gennemsigtige med hensyn til deres praksis for baggrundsscreening. Dette skaber en retfærdig ansættelsesproces og hjælper dig med at finde den bedste ansøger til jobbet. FCRA hjælper altså arbejdsgiverne, men det kræver også, at de følger strenge retningslinjer. Hvad kræver FCRA af arbejdsgiverne?

Hvad kræver FCRA af arbejdsgiverne?

FCRA har strenge krav til arbejdsgiverne. Her er nogle krav, som ofte nævnes i retssager.

• Stand-alone oplysningsformular. Du skal give jobansøgeren en selvstændig oplysningsformular, hvori du oplyser, at du foretager en baggrundskontrol af vedkommende.
• Samtykkeerklæring. Ansøgeren skal også give skriftlig tilladelse til baggrundsscreeningen via en selvstændig samtykkeformular. Disse formularer kræver en særlig ordlyd og formatering, så du bør tage dem efter FCRA’s modelformularer. Tidspunktet for ansættelsesscreeningen skal også være i overensstemmelse med loven om fair chance, hvis den er gældende i din stat.
• Meddelelse om ugunstige foranstaltninger. Hvis du overvejer ikke at ansætte en person på baggrund af baggrundstjekket, skal du sende ansøgeren en meddelelse om negative foranstaltninger, inden du træffer beslutningen. Derefter skal du give ansøgeren tid til at svare. Hvis ansøgeren bestrider oplysningerne, skal du tage det i betragtning.
• Anden meddelelse om negative foranstaltninger. Hvis du stadig beslutter dig for ikke at ansætte ansøgeren efter svarfristen, skal du sende endnu en meddelelse med besked om din beslutning.

Og det er netop det, som arbejdsgiverne skal gøre. FCRA har også krav til screeningsvirksomheder. Hvad kræver FCRA af screeningsvirksomheder?

Hvad kræver FCRA af virksomheder, der foretager baggrundstjek?

FCRA kræver, at screeningsvirksomhederne følger alle FCRA-standarder. En af disse standarder er at sikre, at deres kriminelle baggrundstjek og kreditbaggrundstjek har den størst mulige nøjagtighed. Dette kræver, at de verificerer alle de oplysninger, de finder. Det betyder, at virksomheder, der hævder at give “øjeblikkelige” baggrundstjekresultater, ikke overholder FCRA.

Da FCRA-sager har en tendens til at nævne arbejdsgiverens virksomhed og baggrundstjekvirksomheden i søgsmålet, er flere baggrundstjekvirksomheder bekymrede over at følge FCRA-standarderne. Velrenommerede baggrundstjekfirmaer har normalt politikker og procedurer for FCRA-overholdelse for alle deres baggrundstjek. Men hvorfor er det så vigtigt at være FCRA-kompatibel? Hvad sker der, hvis du ikke er det?

Hvad sker der, hvis jeg overtræder FCRA?

Overtrædelse af FCRA-standarderne kan føre til forskellige sanktioner afhængigt af typen af overtrædelse, og hvor mange gange du har overtrådt den.

• Ubevidst overtrædelse. Hvis du overtræder FCRA uden at vide det, vil du modtage en civilretlig sanktion i form af en bøde.
• Flere ubevidste overtrædelser. Hver gang du overtræder FCRA, kan du få en yderligere bøde på 100 dollars. Det betyder, at hvis dine formularer overtræder FCRA, og flere personer bruger dem, kan du få en bøde for hver formular, der bruges.
• Overlagt overtrædelse. Hvis du overtræder FCRA-retningslinjerne forsætligt, får du en civilretlig bøde, og retten kan pålægge yderligere bøder afhængigt af, hvor stor skade ansøgeren er blevet påført.
• Gennemførelse af en baggrundskontrol uden en tilladt grund. Den eneste gang, du får fængselsstraf for at overtræde FCRA, er, hvis du udfører en baggrundskontrol uden en tilladt grund. Det resulterer i op til to år i føderalt fængsel. En baggrundskontrol med henblik på ansættelse er en tilladt grund i henhold til FCRA.

Eftersom straffene for overtrædelse af FCRA er så høje, hvordan kan du så følge FCRA-standarderne?

Hvordan kan jeg følge FCRA-standarderne?

FCRA er en ekstremt teknisk lov, så du ønsker måske at få en advokat til at kigge dine dokumenter og din ansættelsesproces igennem. Men generelt er det sådan her, du kan følge FCRA-standarderne:

• Brug de rigtige formularer. FCRA kræver specifikke formuleringer og formateringer for deres formularer og oplysninger. Brug deres modelformularer som eksempel, og få en advokat til at se på formularerne, før du giver dem til ansøgerne.
• Informer ansøgeren om, at du foretager en baggrundskontrol, og få deres samtykke. Det skal være selvstændige formularer uden andre oplysninger på dem.
• Giv ansøgeren en kopi af resultaterne. Giv dem mulighed for at bestride eventuelle falske oplysninger.
• Hvis du overvejer at træffe en negativ ansættelsesbeslutning, skal du sende ansøgeren en meddelelse, før du beslutter dig. Giv dem fem eller flere dage til at svare eller forklare.
• Hvis du stadig beslutter dig for en negativ ansættelsesafgørelse, skal du sende dem en ny meddelelse. Du bør vedlægge en kopi af “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (et resumé af dine rettigheder i henhold til Fair Credit Reporting Act) og navnet på dit baggrundskontrolfirma.
• Brug et firma, der udfører baggrundstjek i overensstemmelse med FCRA. De bør besvare alle spørgsmål, du har om deres ansættelsesproces. De skal også være i stand til at uddanne dig i, hvordan du kan overholde FCRA.

Vi tilbyder hos Trusted Employees et bredt udvalg af FCRA-kompatible baggrundstjek. Vi kan besvare alle spørgsmål, du har om vores proces, og hjælpe dig med at finde de rigtige baggrundstjek til din unikke situation. Kontakt os i dag for at få mere at vide om vores baggrundstjekpakker.