Hvad koster det din virksomhed at sende en ACH-betaling? Hvis du har svaret et sted mellem 0,25 og 0,50 USD, er det ikke overraskende, for det er det transaktionsgebyr, der fremgår af dit kontoudtog. Det ser rent ud sagt billigt ud, og det ligner virkelig et røverkøb sammenlignet med de 2,00-5,00 dollars, som brancheundersøgelser siger, at det koster at behandle en check.

Hvorfor foretager virksomhederne så stadig mere end halvdelen af deres leverandørbetalinger med check? Det er ikke alle leverandører, der vil acceptere et kreditkort til fakturabetaling, men alle leverandører med en bankkonto bør kunne modtage en ACH-betaling. Det virker som en selvfølge, men når man ser nøje på alt det arbejde, der er forbundet med at oprette og vedligeholde et ACH-program, kan man se, at ACH-betalinger er meget dyrere, end de ser ud til.

Hvor meget dyrere? Det er virkelig svært at finde branchedata om dette, så vi satte os for at finde ud af det. I vores rapport, “Beyond the Bank Statement: Understanding the Real Costs of ACH Payments” beregner vi de reelle omkostninger ved ACH-betalinger, idet vi tager højde for al den indsats, der almindeligvis er forbundet med dem – ud over blot bankgebyret.

En udbredt misforståelse

Hvorfor er det vigtigt? ACH-betalinger er en vigtig del af enhver betalingsstrategi, og der findes nye betalingsautomatiseringsløsninger, der er designet til at hjælpe virksomheder med endelig at fjerne checks og betale de fleste af deres leverandører elektronisk. Men hvis du ikke forstår dine omkostninger, er det svært at argumentere for ny teknologi – eller endda at træffe intelligente beslutninger om, hvordan du bedst betaler en given leverandør.

Som leverandør af B2B-løsninger til automatisering af betalinger taler vi ofte med virksomheder, der havde store ambitioner om at flytte de fleste af deres leverandører til ACH-betalinger og begyndte på den vej og stoppede, da de indså, hvor svært det var at gennemføre. Nogle har endda helt opgivet initiativet og er gået tilbage til at betale med checks. Vi er kommet til at tro, at den udbredte misforståelse om, at ACH-betalinger er billige, er en del af det, der holder virksomhederne fast i at skrive papirchecks.

Et emne, der sjældent er undersøgt

Selv undersøgelser, der ser ud over banktransaktionsgebyret og medtager omkostninger som f.eks. registrering, personale, IT og teknologi, fastsætter stadig omkostningerne ved at foretage en ACH-betaling til mindre end 1 USD.

Derimod vurderer vi, at de reelle omkostninger ved ACH-betalinger ligger et sted mellem 1,40 og 3,79 dollars.

Hvad er det, vi tæller, som andre undersøgelser ikke gør? Leverandørens aktiveringsomkostninger i den første ende og omkostninger til fejlløsning i den sidste ende. Alle organisationer, der foretager ACH-betalinger, vil erkende, at disse omkostninger er reelle, selv om de aldrig har talt dem op, hvilket vi har gjort.

Hvorfor tages der ikke hensyn til leverandørens aktivering, når omkostningerne ved ACH-betalinger opgøres? Tja, vi formoder, at disse data er svære at få fat i, men fordi vi har aktiveret over hundredtusindvis af leverandører i løbet af det seneste årti, og vi kunne bruge vores data til vores beregninger. I rapporten får du at vide, hvad det gennemsnitligt koster at aktivere en leverandør i en organisation, der er den bedste i sin klasse inden for aktivering.

Regning for leverandørskift

I de fleste beregninger udelades ikke kun aktivering af leverandører, men de tager heller ikke højde for, at hvis du vil opretholde et effektivt ACH-betalingsprogram, skal du omfavne aktivering af leverandører som en løbende indsats. Din virksomhed tilføjer hele tiden nye leverandører, og omkring 10-20 procent af dine eksisterende leverandører ændrer deres bankoplysninger eller betalingsinstruktioner hvert år.

Hvad koster denne leverandørudskiftning dit program? Det afhænger meget af størrelsen af din virksomhed og af, hvilken branche du er i. Tilføjer du ti nye leverandører om måneden eller 100? Har du 10.000 leverandører og 20 procent churn? Eller 5.000 leverandører og 30 procent? I vores rapport beregner vi omkostningerne for virksomheder med moderat og høj churn.

De skjulte omkostninger ved fejl, ændringsanmodninger og fejl

Den anden ting, som forskningen om ACH-omkostninger ikke tager højde for, er, at betalinger mislykkes. Ifølge en undersøgelse kræver mellem en og tre procent af betalingerne pr. ACH-batch opmærksomhed fra AP’s side for at undersøge, kommunikere og løse fejlen. Det koster penge. Og hvis du begår en fejl med en ACH-betaling, er der bankgebyrer involveret, fordi debitering og kreditering skal tilbageføres. Alle disse omkostninger er inkluderet i vores opgørelse.

Andre overvejelser

Hvad er ikke inkluderet? Vores beregninger udelader stadig nogle omkostninger, som det er endnu sværere at få styr på, f.eks.:

  • Datasikkerhed. Sikker opbevaring af leverandørernes bankoplysninger er en stor opgave i dagens lovgivningsmæssige klima.
  • Svindel. Der bør tages højde for svigagtige betalinger, der ikke kan tilbagebetales.
  • Leverandørsupport. Da ACH-betalinger blot vises på leverandørens kontoudtog uden nogen betalingsdata, er AP uundgåeligt nødt til at modtage telefonopkald, der spørger, hvad betalingen er til – især når en betaling dækker flere fakturaer og kreditter.
  • Lost check float. Selv i det nuværende lavrentemiljø tjener store finansforvaltninger stadig penge på check float. Automatisering af betalinger med moderne løsninger kan mere end opveje det tabte float, men AP og Treasury skal arbejde i fællesskab for at time betalingerne med præcision og udnytte alle tilgængelige rabatter.

Når du begynder at beregne omkostningerne i din virksomhed, bør du måske tage disse forhold i betragtning.

Brydelse af myten om billig ACH

Der er en gammel misforståelse om, at ACH er billig, fordi vi kan se et transaktionsgebyr på vores kontoudtog, og det er mindre end en dollar. Det skjuler de reelle omkostninger.

Virkeligheden er, at med alle typer erhvervsbetalinger – check, kort, bankoverførsel og ACH – er transaktionsbehandling kun en brøkdel af de samlede omkostninger, og i vores rapport vil du se, hvordan disse omkostninger virkelig kan løbe op. Det forklarer i høj grad, hvorfor vi ikke har set ACH-adoption i nærheden af den hastighed, som man kunne forvente, efterhånden som organisationer presser på i retning af digitale betalinger.

Til en moderne betalingsstrategi

Det betyder ikke, at ACH ikke er en bedre måde for virksomheder at betale på end papirchecks. I de fleste tilfælde er det det, men for leverandører, der accepterer kort, kan betaling med virtuelt kort være en endnu bedre måde at betale på. Det, som virksomhederne virkelig har brug for i dag, er en holistisk betalingsstrategi, der optimerer hver enkelt betaling til hver enkelt leverandør.

Er din virksomhed interesseret i at foretage flere betalinger elektronisk? Foretager du ACH-betalinger, men kun til dine topleverandører eller leverandører, der kræver det? Har du lagt flere kræfter i at forsøge at betale flere leverandører via ACH, blot for at ende med at føle, at du trådte på vandet? Du er ikke alene. Hent rapporten for at se ud over kontoudtoget og få at vide, hvordan løsninger til automatisering af betalinger endelig kan hjælpe dig med at realisere potentialet i ACH-betalinger.

Download regnearket: Forstå de skjulte omkostninger ved ACH