Vores politikker for fjernarbejde er blevet justeret i lyset af de aktuelle COVID-19-oplysninger om folkesundhed. Kabinettsmedlemmer har fået stor frihed til at justere, hvordan universitetet foretager personaletildelinger og reagerer på denne situation. For aktuelle retningslinjer eller godkendelser bedes man rette henvendelse til sit respektive kabinetsmedlem via sin overordnede.

Title: Politik for fjernarbejde
Gældende dato: 6. maj 2016
Revisionsdato:
Fremtidsarbejde på afstand: Første version
Overansvarligt kontor:: 1: Human Resources

I. Anvendelsesområde

Denne politik gælder for William & Mary som et helt universitet, herunder Virginia Institute of Marine Science, (universitetet). Den gælder for alle fuldtidsansatte og deltidsansatte berettigede medarbejdere på universitetet og for fakultetet i det omfang, der er fastsat i afsnit IV(C)(1) nedenfor.

Vejledning om anvendelsen af denne politik på medarbejdere, der arbejder på telearbejde på tidspunktet for politikkens ikrafttrædelsesdato, findes i afsnit VII(B).

II. Formål

Formålet med denne politik er at give ansatte mulighed for at arbejde på alternative arbejdssteder i hele eller en del af deres arbejdsuge som krævet i afsnit 2.2-2817.1 i Virginia Code. Telearbejde kan forbedre produktiviteten og arbejdspræstationen samt fremme administrativ effektivitet (f.eks. reducere kontor- og parkeringsareal), reducere trafikpropper og transportomkostninger, støtte planer for driftskontinuitet og støtte rekruttering og fastholdelse af en højt kvalificeret arbejdsstyrke ved at forbedre balancen mellem arbejde og privatliv.

III. Definitioner

Alternative arbejdssteder: godkendte steder, ud over medarbejderens centrale arbejdssted, hvor der udføres officielle universitetsopgaver. Det mest almindelige alternative arbejdssted er en medarbejders hjem, med forbehold af den godkendelse, der er beskrevet i denne politik.

Central arbejdsplads: en arbejdsgivers arbejdssted, hvor de ansatte normalt befinder sig. Oftest er dette campus i Williamsburg.

Fjernarbejde: en arbejdsordning, hvor medarbejderen indgår en formel aftale med universitetet om at udføre sine sædvanlige arbejdsopgaver på et alternativt arbejdssted mindst én dag om ugen.

IV. Politik

Remote Work er et frivilligt arbejdsalternativ, som er hensigtsmæssigt for nogle medarbejdere og nogle stillinger, men ikke for alle medarbejdere og alle stillinger. Ingen universitetsansatte har ret til eller er garanteret mulighed for at arbejde på afstand. Visse kategorier af stillinger er ikke berettigede til fjernarbejde. For stillinger, der er berettiget til fjernarbejde (se afsnit A nedenfor), er det en beslutning, der træffes fra sag til sag, om en bestemt medarbejder kan fjernarbejde, idet der tages hensyn til en vurdering af sandsynligheden for, at medarbejderen vil lykkes i en fjernarbejdsordning, og en vurdering af supervisors evne til at lede fjernarbejdere. fjernarbejdsordninger omfatter oftest delvis fjernarbejde, f.eks. fjernarbejde en dag om ugen.

Fjernarbejde kan også overvejes fra sag til sag som en rimelig tilpasning i henhold til politikken og proceduren for rimelige tilpasninger for kvalificerede medarbejdere med handicap.

Medarbejdere, der godkendes til fjernarbejde, skal underskrive en aftale om fjernarbejde med universitetet i overensstemmelse med denne politik.

Alle fjernarbejdende medarbejdere udfører stort set det samme arbejde, som de ville gøre på den centrale arbejdsplads i overensstemmelse med de samme præstationsforventninger og andre aftalte vilkår. Aftaler om fjernarbejde kan indgås for en lang- eller kortvarig periode.

En medarbejders klassificering, kompensation og fordele ændres ikke, hvis medarbejderen godkendes til telearbejde.

Universitetet kan etablere fjernarbejde som en betingelse for ansættelse, baseret på universitetets forretningsmæssige behov. I sådanne tilfælde skal dette krav indgå, når stillingen annonceres og i korrespondance, der tilbyder ansættelse.

A. Berettigede stillinger og medarbejdere

Forstandere vil i samråd med kontoret for menneskelige ressourcer analysere stillingens art og den måde, hvorpå arbejdet udføres, og afgøre, hvilke stillinger der er egnede til at blive udpeget eller godkendt til fjernarbejde. Flere faktorer bør tages i betragtning ved afgørelsen af, om telearbejde er muligt, herunder universitetets evne til at føre tilstrækkeligt tilsyn med medarbejderen, og om eventuelle opgaver kræver brug af visse former for udstyr eller værktøjer, som ikke kan kopieres i hjemmet. Andre kritiske overvejelser omfatter, om

  • der er behov for personlig interaktion og koordinering af arbejdet med andre medarbejdere;

    • det er nødvendigt med personlig interaktion med eksterne kolleger, klienter eller kunder;

  • den pågældende stilling kræver, at medarbejderen har umiddelbar adgang til dokumenter eller andre oplysninger, der kun findes på arbejdspladsen;

    • det alternative arbejdssted er i Commonwealth of Virginia;

  • den eksterne arbejdsordning vil påvirke servicekvaliteten eller universitetets drift eller øge arbejdsbyrden for andre ansatte;
  • stillingen kan struktureres således, at den kan udføres uafhængigt af andre med minimalt behov for støtte og ringe personlig interaktion; og
  • præstationen kan måles ud fra kvantitative eller kvalitative resultatorienterede standarder og ikke ud fra den tid, der bruges på at udføre arbejdet.

Typisk betyder det, at en stilling, der betegnes som egnet til fjernarbejde, at det er muligt at arbejde delvist og ikke på fuld tid på fjernarbejde. Office of Human Resources vil i samråd med afdelingerne også identificere brede kategorier af stillinger, der ikke er berettiget til fjernarbejde, herunder, men ikke begrænset til, direkte service og stedspecifikke stillinger som f.eks. politibetjente, anlægsarbejdere, parkeringssupportpersonale, håndværkere i anlægsbranchen, herunder blikkenslagere og elektrikere, og VVS-teknikere, rengøringspersonale, personale med ansvar for sundhed for studerende, personale med ansvar for opholdssteder, trænere, stillinger med ansvar for støtte og drift af idrætsanlæg, receptionister, receptionister, personale med ansvar for biblioteksudlån og -support, reference- og forskningsbibliotekarer, direkte IT-stillinger, personale med ansvar for drift af skibe i VIMS samt personale med ansvar for miljø, sundhed og sikkerhed. Denne liste over stillinger er ikke udtømmende, og kontoret for menneskelige ressourcer forbeholder sig ret til at udpege andre stillinger, som ikke er berettigede til telearbejde.

Hvis en medarbejder i en kvalificeret stilling anmoder om godkendelse af telearbejde, vil den overordnede i samråd med kontoret for menneskelige ressourcer afgøre, om medarbejderen er kvalificeret. Generelt skal følgende betingelser være opfyldt for at godkende en medarbejder til telearbejde:

  • Medarbejderen har været ansat i stillingen i mindst 12 måneder;

    • Medarbejderen har ingen aktive formelle disciplinærsager i sagsmappen for den aktuelle eller umiddelbart foregående evalueringsperiode;

  • Medarbejderen har en dokumenteret evne til at arbejde produktivt på egen hånd og er selvmotiveret og fleksibel; og
  • Medarbejderen har modtaget mindst en tilfredsstillende evaluering i den foregående evalueringscyklus.

Forstandere skal sikre, at beslutninger om telearbejde træffes af passende, ikke-diskriminerende årsager.

B. Generelle forventninger og betingelser

  1. Overholdelse af politikker. Medarbejderne skal indvillige i at overholde universitetets regler, politikker, praksis og instruktioner og forstå, at overtrædelse heraf kan medføre, at fjernarbejdsarrangementet bringes til ophør og/eller medføre disciplinære foranstaltninger, op til og herunder afskedigelse. Medarbejdere, der arbejder på afstand, vil være underlagt de samme politikker som andre medarbejdere, herunder politikker vedrørende informationssikkerhed og databeskyttelse; se punkt 7 nedenfor.
  2. Arbejdstid. Det samlede antal timer, som medarbejdere, der arbejder på fjernarbejde, forventes at arbejde, vil ikke ændre sig, uanset arbejdssted. Universitetet forventer også samme produktivitetsniveau fra telearbejdende medarbejdere, som det forventes af medarbejdere på den centrale arbejdsplads. Telearbejdende medarbejdere, som ikke er fritaget for overtidskravene i Fair Labor Standards Act, skal registrere alle arbejdstimer på en måde, som universitetet har anvist. Timer, der udføres ud over de timer, der er specificeret i aftalen om telearbejde, kræver forudgående godkendelse fra den overordnede.
    Telearbejde er ikke beregnet til at erstatte børne- eller voksenpasning. Hvis børn eller voksne med behov for primær pasning befinder sig på det alternative arbejdssted i de ansattes arbejdstid, skal en anden person være til stede for at yde pasningen.
    Forstandere kan kræve, at medarbejdere skal møde op på en central arbejdsplads efter behov til arbejdsrelaterede møder eller andre arrangementer, eller kan mødes med medarbejderen på det alternative arbejdssted efter behov for at drøfte arbejdets fremgang eller andre arbejdsrelaterede spørgsmål.
  3. Brug af orlov. Medarbejdere kan ikke bruge telearbejde i stedet for sygeorlov, familie- og lægeorlov, orlov, der anvendes under Virginia Sickness and Disability Program, arbejdsskadeorlov eller andre former for orlov.
    Universitetet kan dog afgøre, om det er hensigtsmæssigt at tilbyde telearbejde som en mulighed for delvis eller fuld tilbagevenden til arbejdet på grundlag af universitetets politikker for tilbagevenden til arbejdet efter en skade eller sygdom og de kriterier, der normalt anvendes ved beslutninger om godkendelse af telearbejde.

    4. Ansvar. Universitetet påtager sig intet ansvar for skader, der opstår på medarbejderens alternative arbejdssted uden for den aftalte arbejdstid, eller for skader, der opstår i arbejdstiden, men som ikke er opstået som følge af og i forbindelse med ansættelsen. Universitetet påtager sig heller ikke noget ansvar for skader på medarbejderens faste eller personlige ejendom som følge af deltagelse i fjernarbejdsprogrammet.
    Dækningen af arbejdsskadeerstatning er begrænset til udpegede arbejdsområder i medarbejderens hjem eller alternative arbejdssteder. Medarbejderne accepterer at praktisere de samme sikkerhedsvaner, som de ville anvende på universitetet, og at opretholde sikre forhold på deres alternative arbejdssteder. Medarbejderne skal følge de normale procedurer for anmeldelse af sygdom eller skade.

  4. Udstyr og materialer. Normalt vil universitetet stille det udstyr og de materialer til rådighed, som medarbejderne har brug for til effektivt at udføre deres opgaver; universitetet vil dog ikke duplikere ressourcerne mellem det centrale arbejdssted og det alternative arbejdssted.
    Medarbejdere på fjernarbejde må kun bruge universitetsejet udstyr til legitime universitetsformål. Ansatte, der arbejder på fjernarbejde, er ansvarlige for at beskytte universitetsejet udstyr mod tyveri, beskadigelse og uautoriseret brug. Universitetet vedligeholder, servicerer og reparerer universitetsejet udstyr, der anvendes i forbindelse med det normale arbejdsforløb. Universitetet vil fastsætte, hvem der er ansvarlig for transport og installation af udstyr og for at returnere det til den centrale arbejdsplads med henblik på reparation eller service. Aftalen om fjernarbejde kan også give medarbejderne mulighed for at bruge deres eget udstyr, forudsat at brugen af sådant udstyr er blevet godkendt af informationschefen eller den udpegede.
    Når medarbejderne har tilladelse til at bruge deres eget udstyr, er universitetet ikke ansvarligt for omkostninger, reparation eller service af medarbejderens personlige udstyr, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt på forhånd i fjernarbejdsaftalen.
  5. Omkostninger ved telearbejde. Universitetet er ikke forpligtet til at påtage sig ansvaret for driftsomkostninger, vedligeholdelse af hjemmet eller andre omkostninger, som medarbejderne pådrager sig i forbindelse med brugen af deres hjem som et alternativt fjernarbejdssted.
    Universitetet kan anvende bevilgede midler til udgifter til telearbejde, hvis der er et forretningsmæssigt behov, og finansieringen tillader det, til: installation og grundlæggende telefonservice på medarbejderens alternative arbejdssted; mobiltelefoner eller personlige digitale assistenter (PDA’er) til forretningsbrug; refusion af medarbejdere for forretningsrelaterede fjernopkald foretaget fra deres personlige telefoner, hvis der ikke stilles mobiltelefoner eller PDA’er til rådighed; eller internetadgang og relaterede tjenester.
  6. Universitetsinformation. Medarbejderne skal beskytte universitetsoplysninger, der anvendes eller tilgås under telearbejde, i overensstemmelse med W&M’s politik for dataklassificering og databeskyttelse, politikken for acceptabel brug og andre gældende politikker for informationsteknologi.
    Universitetet skal give tilladelse i henhold til universitetets procedurer til, at medarbejdere kan arbejde med oplysninger eller materiale med begrænset adgang, som defineret af universitetet, på alternative arbejdssteder. Medarbejdere, der arbejder på afstand, skal acceptere at følge universitetsgodkendte sikkerhedsprocedurer for at sikre fortrolighed og sikkerhed af data.
  7. Uddannelse for ledere og tilsynsførende. Universitetet tilskynder til en vellykket og hensigtsmæssig brug af fjernarbejde inden for universitetet ved at tilbyde uddannelse af tilsynsførende og ledere i effektiv ledelse af medarbejdere, der arbejder på afstand. Universitetet har givet vejledning om håndtering af forventninger til medarbejdernes præstationer.

C. Aftale om fjernarbejde

Fjernarbejde skal dokumenteres som godkendt gennem en aftale om fjernarbejde. Aftalen om fjernarbejde fastlægger de specifikke betingelser, der gælder for medarbejdere, der arbejder på alternative steder. Aftalen om fjernarbejde skal godkendes af enhedschefen, medarbejderens chef og kontoret for menneskelige ressourcer. Aftaleformularen er tilgængelig online på http://www.wm.edu/offices/hr/forms-alpha/Telecommuting-Work-Agreement-and-Safety-CheckList-02-10-17.pdf.

En tidsbegrænset aftale vil typisk være på et år med en fornybar periode, men der kan indgås en aftale for en kortere periode. Fornyelse er ikke garanteret; fjernarbejdsarrangementet, medarbejderens præstationer og andre omstændigheder vil blive taget i betragtning af den tilsynsførende ved afgørelsen af, om aftalen skal fornyes.

    Undtagelser fra kravet om fjernarbejdsaftale. Det er en accepteret praksis for undervisnings- og forskningsfakultetet at udføre deres arbejde med varierede arbejdstider på campus og på alternative steder. Normalt kræves der ikke en formel aftale om fjernarbejde for fakultetet, medmindre den normale arbejdsopgave konsekvent foregår på et alternativt sted (dvs. ikke på det standardkontor, der er tildelt).
    Undertiden kan en afdeling også beslutte, at medarbejdere kan have behov for at arbejde på alternative arbejdssteder i en kort periode for at imødekomme usædvanlige omstændigheder, f.eks. en kortvarig lukning af et kontor i forbindelse med renovering eller flytning. I sådanne tilfælde er den formelle aftale om telearbejde ikke påkrævet, men bør dokumenteres til afdelingens sagsakter ved hjælp af et memorandum eller en e-mail, der specificerer arbejdsforventninger og varighed. Ændring eller opsigelse af aftalen om telearbejde. Den overordnede kan i samråd med personaleafdelingen ændre eller opsige aftalen om fjernarbejde før tid (inden udløbet af den fastsatte periode) på grund af præstationsproblemer, ændrede operationelle behov eller andre ikke-diskriminerende årsager. Medarbejderen kan også til enhver tid opsige aftalen om fjernarbejde, medmindre det var en betingelse for ansættelsen. Enhver opsigelse vil typisk ske med mindst to ugers varsel.

VI. Håndhævelse; klager, klager eller appeller

En medarbejder, der er uenig i et afslag på en anmodning om telearbejde eller enhver anden handling i forbindelse med denne politik, opfordres til at drøfte problemet med sin chef. Hvis diskussionen med den overordnede ikke løser problemet, kan en medarbejder anmode om en uformel gennemgang af en beslutning om telearbejde af Office of Human Resources. Afgørelser om fjernarbejde kan også være klageberettiget i henhold til eksisterende klageprocedurer.

VII. Myndighed og ændring; implementering

A. Myndighed og ændring. Denne politik er godkendt af formanden i overensstemmelse med afsnit 2.2-2817.1 i Virginia Code of Virginia. Præsidenten har delegeret til chefen for personaleadministrationen bemyndigelse til at foretage mindre eller tekniske revisioner eller ændringer af denne politik.

B. Gennemførelse.

  • Fastsættelse af berettigelse til stillingen. Tilsynsførende bør begynde at identificere stillinger som berettigede eller ikke berettigede til fjernarbejde ved offentliggørelsen af denne politik med henvisning til den liste over ikke berettigede stillinger, der leveres af Human Resources, og i overensstemmelse med afsnit IV(A) i denne politik.
  • Allerede eksisterende aftaler om telearbejde. For enhver medarbejder, der arbejder på fjernarbejde fra eller før denne politiks ikrafttrædelsesdato, skal den tilsynsførende rådføre sig med personaleafdelingen for at afgøre, hvilken fremgangsmåde der er hensigtsmæssig under hensyntagen til de særlige forhold, der gør sig gældende for aftalen. For en medarbejder med en eksisterende, dokumenteret aftale om fjernarbejde med en etårig løbetid vil aftalen typisk blive gennemgået i henhold til denne politik kort før udløbet af løbetiden, således at en opdateret aftale kan underskrives, hvis det er relevant.

VIII. Relaterede politikker, procedurer og dokumenter

Aftale om fjernarbejde & Sikkerhedscheckliste
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Telework, Policy 1.61 (politik på statsniveau, der fastlægger rammerne for fjernarbejde, som skal defineres nærmere i institutionsspecifikke politikker)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.61 (politik på statsniveau, der fastlægger rammerne for fjernarbejde, som skal defineres nærmere i institutionsspecifikke politikker)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Standards of Conduct, Policy 1.60 (gælder for klassificerede og operationelle medarbejdere; fastsætter forventninger til adfærd og procedure for progressiv disciplinering)
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Hours of Work, Policy 1.25
Performance Planning & Evaluation Policy for Operational Employees
Virginia Department of Human Resource Management Policy on Performance Planning & Evaluation, Policy 1.40 (for klassificerede medarbejdere)
Performance Planning and Evaluation Policy for Professionals and Professional Faculty (for vejledning om styring af performance for professionelle medarbejdere med telearbejde)
Employee Reasonable Accommodation Policy and Procedure (for kvalificerede medarbejdere med et handicap til at anmode om telearbejde som en tilpasning)
Managing Employee Performance Expectations Guidance

Per the Code of Virginia, 2.2-2817.1, er universitetets præsident forpligtet til at etablere en politik for fjernarbejde, i henhold til hvilken berettigede medarbejdere kan fjernarbejde i videst muligt omfang uden forringet medarbejderpræstation eller serviceleverance.