17 hemmeligheder til forbedring af teamwork

Alle succesfulde organisationer består af en samling af succesfulde teams.

I denne guide vil vi undersøge byggestenene bag et godt team og give dig 17 hemmeligheder til at forbedre teamarbejdet.

Hvad gør et godt team til et godt team?

Hvor vi begynder at undersøge hemmelighederne til at forbedre teamarbejdet, er det vigtigt at studere begrebet et godt team. For virkelig at forbedre den måde, som dit team fungerer på, bør du være opmærksom på de karakteristika, der ligger bag ethvert succesfuldt team.

Harvard Business Review offentliggjorde en gennemgang af MIT Human Dynamics Laboratory’s undersøgelse fra 2012, som undersøgte komponenterne i et godt team. Undersøgelsen fulgte kommunikationsmønstrene i tilsyneladende identiske teams over en periode på seks uger.

De indsamlede data afslørede de vigtigste karakteristika ved de mere succesfulde teams, som er.

• Lige bidrag fra hvert enkelt medlem af holdet
• Holdet delte en masse energi
• Teamets medlemmer kommunikerede direkte med hinanden
• Holdet gennemførte tilbage-channel conversations
• Medlemmerne udforskede omverdenen og rapporterede deres resultater tilbage til teamet

Undersøgelsen konkluderede også den visdom, at individuelt talent er langt mindre vigtigt for teamets succes end hele teamets evne til at kommunikere effektivt. Derfor beror en stor del af forbedringen af teamarbejdet på en forbedring af teamets kommunikationsmønstre.

Her er en kort video, der skitserer resultaterne af undersøgelsen:

De vigtigste måder at forbedre teamarbejdet på omfatter aspekter som styring af gruppedynamikken, forbedring af kommunikationen, fremme af ansvarlighed og tilskyndelse til yderligere udvikling.

Vi vil nu give dig tips, der fokuserer på disse punkter, så du kan få det bedste frem i dit team.

Håndtering af gruppedynamikken

Det første vigtige aspekt af forbedring af teamarbejdet omfatter håndtering af gruppedynamikken.

Sekret 1: Fordel rollerne på baggrund af individuelle styrker

Når du begynder at fordele teamets roller, er det vigtigt at fokusere på teammedlemmernes individuelle styrker. Det handler ikke nødvendigvis så meget om at have den bedste person til hver rolle, som det handler om at skabe en atmosfære af succes og resultater.

Hvis hvert teammedlem har en rolle, som de er gode til, er der større sandsynlighed for, at de vil føle sig værdsat og udstråle denne form for positiv energi til resten af gruppen. På den anden side, hvis folk er i roller, der ikke passer dem eller hjælper dem med at nå positive mål, kan frustration og bitterhed i teamet begynde at ophobes.

Sekret 2: Tillad medlemmerne at træde frem

Det er afgørende, at teamledelsen ikke begynder at favorisere bestemte medlemmer af teamet ved altid at give de vigtigste roller og ansvarsområder til dem. Du bør i stedet opfordre teammedlemmerne til at træde frem og udfordre sig selv.

En god måde at gøre dette på er ved at bede om frivillige til roller. I stedet for at sige, at person A udfører en bestemt opgave, kan du f.eks. informere teamet om, at du har brug for nogen til en bestemt opgave. Hvis det altid er de samme personer, der træder til, så prøv at opfordre de mere stille medlemmer af teamet til at gå forrest.

En anden måde at få alle involveret på er ved at sikre, at hvert teammedlem gennemgår projekter og beslutninger, inden de færdiggøres. Før dokumenter eller planer færdiggøres, skal hvert medlem give kort feedback.

Sekret 3: Fokuser på positiv feedback

Teamarbejdet kan forbedres ved hjælp af feedback, men fokus bør altid være på positiv i stedet for negativ feedback. Positiv feedback er et andet effektivt redskab til at fremme en positiv atmosfære i teamet og sikre, at alle føler sig værdsat.

Det er en god idé at tilrettelægge individuelle vurderingssessioner med teammedlemmer, men også at give værdifuld feedback til teamet som helhed. Ved at fastslå værdien af teamets samlede succes og de individuelle bidrag kan du øge teamets moral.

IMPROVE COMMUNICATION

De næste tips omhandler de måder, hvorpå du kan forbedre den måde, hvorpå teamet kommunikerer med hinanden. Kommunikation er kernen i teamarbejdet, og det bør være blandt de vigtigste fokusområder i teamet.

Sekret 4: Hav en politik med åbne døre

Ledelsen i teamet og i den bredere organisation skal holde en politik med åbne døre. Du har brug for, at teammedlemmerne føler, at de til enhver tid kan kommunikere problemer eller positive udviklinger.

Du kan forbedre den åbne dørs politik ved at tillade spørgsmål og forslag fra teamet. Ledelsen bør altid lytte til disse henvendelser og reagere positivt på dem. Hvis et forslag f.eks. ikke er levedygtigt, skal man ikke bare sige, at det ikke vil blive gennemført, men forklare årsagerne og give positiv feedback til den person, der har foreslået det.

Når et teammedlem står over for vanskeligheder, enten med projektet eller noget i deres privatliv, skal man sikre, at hele teamet er der for at hjælpe. Dette kan gøres ved at reducere de opgaver, som personen skal udføre, eller ved at yde ekstra støtte uden for arbejdstiden.

Sekret 5: Opmuntre til brainstorming

Teamet bør også opmuntres til at brainstorme på forskellige tidspunkter i løbet af projektet. For eksempel er en brainstorming-session en gang om ugen eller hver anden uge en god idé. Sørg for, at der er tale om en session, hvor alle idéer er velkomne og bliver kigget på. Holdet bør tænke ud af boksen og være analytisk, når det gælder ideer.

Gale ideer bør ikke opfattes negativt eller i spøg. Ved at lytte til alles idéer kan man skabe tillid i gruppen og sætte gang i idéer, der kan føre til succes.

Det er en god idé at ændre stedet for at udfordre gruppen mere. Saml dig ikke bare i mødelokalet, men gå uden for kontoret eller sæt dig ned på en livlig café for at få alle i et andet tænkegear.

Sekret 6: Plej nysgerrighed

Nysgerrighed er en vigtig del af succesfulde teams. Ligesom MIT-undersøgelsen viste, bør medlemmerne også kigge uden for teamet og komme tilbage med idéer. Nysgerrighed for at finde løsninger bør derfor altid opmuntres.

Stimulér nysgerrigheden ved at sikre, at teammedlemmerne stiller spørgsmål og leder efter svar. Fjern det almindelige “Det er et dumt spørgsmål” fra teammedlemmernes ordforråd. Ethvert spørgsmål fortjener et svar.

Sekret 7: Opmuntre teamets aktiviteter uden for arbejdet

Finalt set skal du forbedre kommunikationen ved at få teamet til at nyde hinandens selskab også uden for arbejdet. Hvis man kender den sociale side af hvert enkelt teammedlem, kan man opbygge tillid og fjerne barrierer for at stille de spørgsmål eller komme med nye idéer.

Gå i gang ved at opmuntre teamet til at spise frokost sammen med hinanden. Det kan du gøre ved at skabe unikke takeaway-muligheder i mødelokalerne eller ved at arrangere picnics i den varmere årstid.

Du skal også arrangere arrangementer uden for arbejdsmiljøet. Det behøver ikke engang nødvendigvis at være møder ansigt til ansigt, men snarere online-muligheder for at føre en samtale. Brug f.eks. sociale medier til at skabe forbindelse mellem teamet og forbedre samarbejdet uden for arbejdstiden med instant messaging-tjenester som SnapChat.

FACILITERER ANSVARLIGHED

Succesfuldt teamarbejde kræver et sæt regler. Det er vigtigt, at teammedlemmerne er ansvarlige, da det modvirker negativ adfærd og opbygger tillid.

Sekret 8: Definer de enkelte medlemmers roller

Det første skridt mod bedre ansvarlighed er ved at skitsere de enkelte teammedlemmers roller. Alle bør kende hovedmålet for hele holdet, men også have deres eget sæt af mål og opgaver. Ved at definere rollerne vil teamet opleve mindre forvirring og mindre at træde hinanden over tæerne.

Som nævnt ovenfor ønsker man at udnytte hvert enkelt medlems styrker til gavn for hele teamet. Tildel opgaver baseret på disse styrker, og sørg for, at alle forstår deres rolle i teamet, inden projektet går i gang.

Gennemgå og juster rollerne i løbet af processen, og husk at garantere, at alles bidrag bliver værdsat på lige vilkår.

Sekret 9: Skitsér forventningerne

Overstående hemmelige tip nævnte kort vigtigheden af at definere målene, både i forhold til hele teamet og de enkelte medlemmer. Det er afgørende, at hvert enkelt medlem er klar over disse forventninger fra starten.

For projektet bør teamet samles og skitsere de ønskede resultater, den adfærd, der kan bidrage til at opnå disse, og de mål, der skal opfyldes. Bemærk vigtigheden af, at teamet er en del af processen, og at det ikke blot er en top-down ledelsesbeslutning.

Sekret 10: Skab klare tidslinjer og kontroller fremskridtene

Dertil kommer, at teamet bør have et klart billede af tidsplanen. Det kan helt sikkert hjælpe at have en tidsplan med mindre milepæle, og det sikrer, at teamet ikke føler sig for belastet.

Der skal også være en ordentlig revisionsrutine på plads for at sikre, at teamet eller de enkelte medlemmer ikke sakker bagud. Få ikke teammedlemmerne til at føle sig forfulgt, men sørg for, at ledelsen er klar over de individuelle fremskridt. Dette kan gøres gennem selvevalueringsformularer eller under feedback-sessioner.

Der skal desuden sikres, at der er hjælp til rådighed for enkeltpersoner, der sakker bagud. En god idé er at have et buddy-system, hvor medlemmer, der næsten er færdige med deres opgave, fleksibelt kan hjælpe de personer, der har mange flere opgaver tilbage at udføre.

Sekret 11: Opbyg en rutine

Teams med en rutine klarer sig bedre og har mindre animositet inden for dem, ifølge arbejdsplads-ekspert Marta Moakley fra XpertHR. Rutine handler ikke kun om at have en tidsplan med operationelle milepæle, men også om en rutine for andre teamarbejdsrelaterede ting.

For eksempel bør der være en rutine for problemløsning og diskussioner. Når et team står over for en vanskelighed, bør de vide, hvilken vej der er til at løse den. Det kunne være en metode til at kontakte teamlederen, som ville tilrettelægge et møde efter et lignende mønster. Trinene ville være at skitsere problemet, bryde det ned i mindre afsnit, finde løsninger for hvert afsnit og tildele teammedlemmer, der kan afhjælpe problemerne.

Dertil kommer, at teamet også bør have en rutine for håndtering af teammedlemmer, der opfører sig negativt eller skadeligt. Hvis nogen ikke trækker sig, eller hvis der er problemer med mobning, er det vigtigt at have en rutine til at håndtere adfærden. Igen kunne trinene omfatte at definere problemet, tale med gerningsmanden og det mulige offer, dele problemet med det bredere team, finde løsninger på problemet og gå videre, når løsningen er fundet.

Mens mange organisationer og teams har en tendens til at opløse konflikter ved kun at tale med de personer, der er umiddelbart involveret i en konfliktsituation, foreslår nogle eksperter, at hele teamet inddrages i konfliktløsningsrutiner. Don Maruska, forfatter til How Great Decisions Get Made, har sagt: “Ofte bringer disse ekstra personer balance i diskussionen og tilskynder til større tænkning.”

Sekret 12: Opstil en social kontrakt

En af de bedste måder at fremme ansvarlighed på er ved at opstille en social kontrakt. Dette henviser til en aftale mellem teamets medlemmer, der beskriver reglerne for adfærd. Den opsummerer normerne for interaktion og kommunikation i teamet.

En social kontrakt er ikke bare en smart modefænomen. Forskning har vist, at velimplementerede sociale kontrakter giver medarbejderne en dybere følelse af kontrol og sikkerhed i teamet. Dette kan styrke følelsen af ansvarlighed og tillid blandt medlemmerne og lederen, da alle er klar over, hvad der accepteres, og hvad der ikke accepteres.

Teamet skal altid være en del af skabelsen af reglerne i den sociale kontrakt.

Kontrakten kan udarbejdes ved at fokusere på spørgsmål som:

• Hvad er teammedlemmernes forventninger til hinanden?
• Hvad er de ting og den adfærd, der virker til gavn for teamet?
• Hvad er de ting og den adfærd, der ikke er til gavn for teamet?
• Hvad er de ting og den adfærd, som teamet bør vedtage? Hvad skal de holde op med at gøre?

Sørg for, at hele teamet kommer med deres input og, endnu vigtigere, køber aftalen. Den kan kun fungere, hvis brud på kontrakten har konsekvenser, og hvis alle deler ideerne bag den.

Det handler i bund og grund om at skabe en kærlig arbejdskultur og et elskværdigt arbejdsklima.

VIRKSOMHEDSUDVIKLING

Slutteligt fokuserer de følgende punkter på at forbedre teamets kollektive viden. Ved løbende udvikling og uddannelse kan teamet generere mere energi og forståelse, hvilket i sidste ende vil føre til succes

Sekret 13: Tilvejebring løbende uddannelse

En følelse af at have opnået noget kan øge teamets moral og energi. En enkel måde at gøre dette på er ved at garantere, at medlemmerne fortsat udvikler deres færdigheder og får positive erfaringer gennem uddannelse. Hvert teammedlem bør deltage i udviklingskurser og for at uddanne sig yderligere. Dette øger ikke kun holdets viden og garanterer derfor bedre succes, men det hjælper også den enkelte på et personligt plan.

De færdigheder, de træner, bør udvikle deres evne til at arbejde med den pågældende rolle, men ledelsen bør også tilbyde uddannelse, der forbedrer de overordnede evner, der kræves i holdet. Det kan enten være tekniske eller sociale færdigheder, så længe de forbedrer medlemmets evne til at være fleksibel på arbejdspladsen.

Du kan forbedre teamets samlede succes, deres følelse af at være et tættere team og den enkeltes følelse af at have opnået noget ved at lade personen rapportere om undersøgelserne. En kort præsentation af, hvad personen har lært, og hvordan det kan hjælpe teamet, kan være yderst gavnligt for teamet.

Sekret 14: Etablér et mentorprogram

Du bør også overveje at tilbyde et mentorprogram for hvert enkelt teammedlem eller små dele af teamet. Disse kan være gode til at øge energien og hjælpe teammedlemmerne til at føle sig mere ansvarlige samt støttet.

Hvis det ikke er muligt at stille individuelle mentorer til rådighed, kan du organisere regelmæssige teamboosting-arrangementer med interessante gæstetalere. Motiverende foredrag af brancheeksperter eller eksperter i social adfærd kan være med til at opbygge teamwork og tillid.

Sekret 15: Stil udfordringer til teamet

Udvikling behøver ikke altid at relatere til den specifikke branche, som teamet arbejder med. Faktisk bør ledelsen også regelmæssigt udfordre teamet med problemer, der ikke har noget med opgaven at gøre. Det kan forbedre teamets evne til at arbejde sammen, styrke deres problemløsningsevner og få dem til at tænke på noget andet end arbejdet i et par øjeblikke.

Små problemer, som f.eks. at løse en mordgåde eller løse et kæmpe ordpuslespil, kan tvinge teamet til at kommunikere og samarbejde. Det sikrer, at de ikke bare falder for deres mindre kliker i teamet eller holder op med at tale med hinanden. Faktisk kan en sjov opgave i løbet af arbejdsdagen øge innovationen og sikre, at teamet forsøger at eksperimentere med forskellige løsninger.

Husk at få teamet til at analysere udfordringen bagefter og skitsere årsagerne til, at de enten mislykkedes eller lykkedes med den. Ideen er at få dem til at forstå, hvordan det kan være gavnligt at arbejde som team, og hvad der er nøglen til et vellykket samarbejde.

Sekret 16: Beløn resultater

Sluttelig kan teamarbejdet forbedres ved at belønne positive præstationer og adfærd. Når teamet løser en opgave, kommer med et nyt perspektiv eller løser et vanskeligt problem, bør de belønnes for det. Dette sikrer, at teamet føler sig værdsat, forstår vigtigheden af teamwork og skaber en følelse af positiv energi.

Belønningen behøver ikke at være alt for stor, selv om en økonomisk belønning som f.eks. en bonus kan virke som et stærkt incitament. Men du bør også overveje teambuilding-belønninger som f.eks. en middag for hele holdet, en kortere arbejdsdag eller en flaske bobler til alle.

Husk, at selv om det er vigtigt at lykønske holdet som helhed, bør du også belønne individuelle succeser. Dette bør ikke ske på bekostning af andre, og du bør heller ikke altid belønne de samme personer. Men at belønne teammedlemmer individuelt kan også øge teamets generelle lykke.

BONUSHEIMT TIL FORBEDRING AF TEAMARBEJDE

Som et sidste tip fokuserer vi på et overraskende faktum om forbedring af teamarbejde.

Sekret 17: Vær ikke bange for at blande holdene

Som velkendte hold har tendens til at være mere venlige og have bedre tillidsstrukturer, har undersøgelser vist, at nyoprettede hold er bedre til at generere idéer. Derfor skal du ikke være bange for at skifte roller eller medlemmer inden for et team, især hvis det nuværende team går i stå i fremskridt eller ikke samarbejder godt.

Sørg for, at teamene har en god balance mellem talent og individuelle færdigheder. Hvis afdelingen har en række mindre teams, skal du ikke have alle de talentfulde personer i ét team. Ved at have en klar opdeling af højere kompetencer kan du let skabe vrede mellem holdene, og det kan være skadeligt for teamarbejdet.

Se et eksempel på virkningen af forskelligartede teams.

THE BOTTOM LINE

Overordnet set handler hemmelighederne til at forbedre teamarbejdet om at forbedre den måde, holdet er struktureret på, den måde, det kommunikerer på, og den måde, det udvikler sig som et team.

Du skal opretholde et positivt miljø ved at fokusere på de elementer, der virker, og ved at sikre ansvarlighed for hvert enkelt medlem af teamet.

Et succesfuldt team ønsker at lære og forbedre sig, ikke kun til gavn for den enkelte, men også til gavn for hele teamet.


432 Shares